План наради
Коли керівник визначив дату наради, список запрошених і доповідачів, складіть план. Використовуйте його щоразу, коли готуватимете чергову нараду. Навіть якщо маєте добру пам’ять, серед великого потоку інформації та людей, багато дрібниць можете не врахувати. План допоможе зосередитися і згадати важливе. Тримайте його перед очима, і нехай він буде вашим путівником.
☑ Скачати чек-ліст підготування до наради
Наказ про підготування наради
Наказ про підготування наради допоможе швидко організувати процес:
- призначити відповідальних за підготування;
- установити чіткі строки підготовчих робіт;
- позначити основні етапи і зміст робіт.
Без наказу пропустите багато важливих моментів. Коли велике завдання поділяють на кілька малих, у відповідальних осіб вибудовується покрокова схема. На підставі цього наказу складайте лист-запрошення для учасників.
Скачати наказ про підготування до наради
Які матеріали підготувати для керівників та учасників
Ви маєте оформити: лист-запрошення учасникам наради разом зі списком розсилання до нього, список запрошених, доповіді учасників. Додатково можуть знадобитися: довідка із цього питання, тези наради, проєкт рішення за підсумками наради.
Зверніть увагу! Список реєстрації учасників допоможе не тільки зрозуміти, хто з учасників наради відсутній, а й пізніше правильно оформити протокол.
Усі обговорювані питання, кількість учасників, вид наради внесіть у регламент проведення наради. Регламент перед нарадою розішліть усім учасникам.
Укажіть у цьому документі:
- час і місце проведення наради;
- мету;
- склад учасників;
- перелік матеріалів до наради;
- порядок денний або план наради тощо.
Порядок денний складайте лише після того, як стали відомі цілі наради. До порядку денного внесіть невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Питання порядку денного розміщуйте залежно від їх складності й важливості для керівників. Ознайомте всіх зацікавлених осіб із регламентом і додатковими матеріалами до наради.
Якщо підготуєте план і всі документи — проблем під час наради бути не повинно. Ми зібрали для вас лайфхаки для підготування наради. Також ви дізнаєтеся, як поводитися в нестандартних ситуаціях, які іноді виникають під час нарад.
Після наради оформте протокол за підсумками і розішліть його копії всім запрошеним. Також складіть план виконання заходів за рішеннями, які ухвалили на нараді, та повідомте кожного виконавця про його завдання і строк його виконання.
Скачати зразок регламенту до наради
Резюме
- Почніть готуватися до наради за три тижні.
- Складіть план наради і використовуйте щоразу, коли готуватимете чергову нараду.
- Додайте всі обговорювані питання, кількість учасників, порядок денний у регламент наради.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
