Ведення діловодства

Положення про службу діловодства та архів

Служба діловодства та архів підприємства обов’язково розробляють Положення про службу діловодства та Положення про архів, якщо вони є структурними підрозділами. Структурний підрозділ може бути самостійним, а може входити до складу іншого структурного підрозділу. Положення має бути в будь-якому разі.

Підписи з В. о.

У підписах слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів, однак якщо є розпорядчий документ про заміщення.

Печатки

Нині не всі підприємства зобов’язані мати печатки. До всіх посилань на відбиток печатки у Правилах № 1000/5 додана ремарка: (за наявності).

Вилучення оригіналів із фонду підприємства

Стара редакція Правил № 1000/5 дозволяла тимчасове вилучення оригіналів документів із документаційного та архівного фондів підприємства — у випадках, передбачених законом. Нова редакція Правил № 1000/5 конкретизувала підстави для тимчасового доступу до документів: «Ухвала слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом».

Експертиза цінності

Постійні експертні комісії відтепер мають утворювати лише підприємства, установи, організації, що є юридичними особами. Дотепер уточнення про юридичний статус у Правилах № 1000/5 не було.

Описи справ

Змінені Правила № 1000/5 впровадили нові процедури — удосконалення та перероблення описів справ.

Підстави для удосконалення описів:

• заголовки не розкривають зміст справ;
• відсутній довідковий апарат опису або його елементи — передмова, список скорочень тощо.

Підстави для перероблення описів:

• значна частина заголовків не відображає змісту справ;
• значну частину документів фонду —
  - втрачено під час зберігання на підприємстві через форс-мажорні обставини;
  - передано до іншої архівної установи;
  - приєднано до іншого фонду;
• заголовки неправильно систематизовано, через що складно/неможливо шукати інформацію;
• обсяг фонду значно збільшився за рахунок нових надходжень.

Знищення документів

Після експертизи цінності документів кожен структурний підрозділ складає власний акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких минув. За формою акт підрозділу збігається зі зведеним актом, який не зазнав змін (дод. 15 до Правил № 1000/5).

Архів

Дотепер був один критерій систематизації документів у справах для архівного зберігання — за хронологією надходження або створення від січня по грудень. Змінені Правила № 1000/5 додали ще один критерій — в алфавітному порядку найменування установ у межах року. Так, наприклад, можна систематизувати звіти, що надійшли протягом року від підвідомчих структур.

Передача документів при реорганізації

Якщо підприємство внаслідок реорганізації — злиття, приєднання, поділу, перетворення — передає свої функції іншому підприємству, останнє приймає його документи та архів за актом. Заголовок акта: Про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої.

Особові справи

Перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі. Актуалізуйте особові справи працівників.