Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
Кадрове діловодство — це система документів, процедур і процесів, які регламентують організацію та ведення кадрових записів, управління персоналом і документообігом, що стосується працівників організації. Воно охоплює всі етапи життя працівника в організації — від прийому на роботу до її припинення, а також процеси, пов’язані з управлінням трудовими ресурсами та кадрові документи, що супроводжують ці процеси.
Нормативна база діловодства
Основні положення про діловодство та положення про службу діловодства містяться у Наказі Мін’юсту «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Шість справ діловода в грудні-січні, яких вимагають Правила № 1000/5
1. Оформити справи підрозділів для оперативного зберігання
Підрозділи формують справи протягом календарного року, а відтак зберігають їх до передавання в архів. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство в підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ (гл. 2, 3 розд. IV Правил № 1000/5). Організація кадрового діловодства на цьому етапі передбачає перевірку ведення діловодства протягом усього року та підготовку документів до зберігання.
2. Дозаповнити та закрити номенклатури справ за 2024 рік
Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ підприємства. Запис підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Ведення кадрового діловодства передбачає обов’язкову перевірку та закриття номенклатури, адже це необхідний етап для забезпечення правильного оформлення і збереження документації відповідно до вимог законодавства та внутрішніх нормативних актів організації.
СКАЧАТИ
3. Скласти номенклатуру справ на 2025 рік
Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання (п. 2 розд. I Правил № 1000/5). Номенклатуру справ підприємства складає служба діловодства за уніфікованою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5, 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
4. Скласти описи справ підрозділу за 2023 рік
Організація діловодства влаштована таким чином, що структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5).
5. Створити реєстраційні форми на 2025 рік
Документи реєструють за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні. Необхідно окремо реєструвати: накази з основних питань діяльності; з адміністративно-господарських питань; кадрові накази — відповідно до строків зберігання; службові листи; звернення; запити на публічну інформацію (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
6. Роздати підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2025 рік
Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил№ 1000/5).
Завершення 2024 року і підготовка до 2025 року — це час для систематизації та вдосконалення процесів кадрового діловодства. Ретельно перевіряйте документацію, завершуйте справи, оновлюйте номенклатуру та здійснюйте планування на новий рік. Такий підхід дозволить не лише уникнути помилок та непорозумінь, але й підвищити ефективність роботи з документацією та відповідність вимогам законодавства.
