Завершення календарного року — це час не лише підбиття підсумків, а й упорядкування ведення діловодства на підприємстві. Завершення діловодного року потребує системного підходу, адже від того, наскільки правильно організовано ведення кадрового діловодства, залежить збереження інформації. Які правила організації діловодства та архівного зберігання діють сьогодні? Як має бути здійснена організація кадрового діловодства у 2026 році? Де знайти реєстраційні форми діловода? Відповіді на ці та інші питання про правила ведення діловодства — у статті
Нормативна база діловодства
Кадрове діловодство — це система організаційних і документальних дій, спрямованих на оформлення, облік, зберігання та використання документів з питань трудових відносин між роботодавцем і працівниками.
Інакше кажучи, організація діловодства на підприємстві — це процес документального супроводу всіх етапів роботи з персоналом — від прийняття на роботу до звільнення.
Організація діловодства на підприємстві здійснюється на підставі таких нормативно-правових актів:
НОРМАТИВНО-ПРАВОВИЙ АКТ | ЗМІСТ |
Кодекс законів про працю України (КЗпП) від 10.12.1971 № 322-VIII | Є основним нормативно-правовим актом, що регламентує трудові відносини між роботодавцем і працівником. Кодекс визначає їхні права та обов’язки, порядок організації праці, тривалість робочого часу та відпочинку, умови оплати праці, надання відпусток та інші ключові аспекти трудової діяльності, які фіксують кадрові документи. |
Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР | Закріплює державні гарантії щодо винагороди за працю, визначає структуру заробітної плати, порядок її нарахування, виплати, а також принципи регулювання трудових доходів працівників. |
Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР | Визначає види, тривалість і порядок надання відпусток, а також особливості їх оплати. Закон забезпечує реалізацію права працівників на відпочинок відповідно до трудового законодавства. Саме на підставі цього закону здійснюється ведення документообігу, пов’язаного з оформленням відпусток. |
Класифікатор професій ДК 003:2010, затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 | Містить систематизований перелік професій, посад і кваліфікаційних характеристик працівників, що використовується під час формування штатного розпису та оформлення кадрових документів на підприємствах. |
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 | Визначають вимоги до створення, оформлення, реєстрації, зберігання, передавання та знищення документів, у тому числі кадрових. Ці правила є базовими для організації документообігу на підприємстві. |
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів влади, підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків їх зберігання, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 | Містить визначені строки зберігання управлінських, бухгалтерських і кадрових документів, які забезпечують дотримання вимог архівного законодавства. |
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 | Регламентує роботу з електронними документами у системі діловодства: порядок їх створення, оброблення, підписання, зберігання та передавання до архіву в електронній формі. |
Що слід встигнути у 2025 та з чого почати 2026 діловодний рік?
Під час календарного року структурні підрозділи формують справи та журнали з діловодства, які зберігаються у них до моменту передавання до архіву. Відповідальність за належне зберігання документів і справ несуть керівники підрозділів та працівники, уповноважені на ведення діловодства (гл. 2, 3 розд. IV Правил № 1000/5). На цьому етапі організація кадрового діловодства передбачає перевірку стану ведення діловодства протягом року та належну підготовку документів до архівного зберігання. Перевірка здійснюється на підставі положення про діловодство (положення про службу діловодства), що містить загальні правила оформлення документів, порядок їх реєстрації, передачі та зберігання відповідно до чинних норм та стандартів.
Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ підприємства. Запис підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Ведення кадрового діловодства передбачає обов’язкову перевірку та закриття номенклатури, адже це необхідний етап для забезпечення правильного оформлення і збереження документації відповідно до вимог законодавства та внутрішніх нормативних актів організації.
1. Складіть номенклатуру справ на 2026 рік
Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання (п. 2 розд. I Правил № 1000/5). Номенклатуру справ підприємства складає служба діловодства за уніфікованою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5, 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
2. Складіть описи справ підрозділу за 2024 рік
Організація діловодства влаштована таким чином, що структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5).
3. Створіть реєстраційні форми на 2026 рік
Документи реєструють за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні. Необхідно окремо реєструвати: накази з основних питань діяльності; з адміністративно-господарських питань; кадрові накази — відповідно до строків зберігання; службові листи; звернення; запити на публічну інформацію (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
4. Роздайте підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2026 рік
Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил№ 1000/5). Завершення 2025 року і підготовка до 2026 року — це час для систематизації та вдосконалення процесів кадрового діловодства. Ретельно перевіряйте документацію, завершуйте справи, оновлюйте номенклатуру та здійснюйте планування на новий рік. Такий підхід дозволить не лише уникнути помилок та непорозумінь, але й підвищити ефективність роботи з документацією та відповідність вимогам законодавства.
5. Проведіть інвентаризацію документів і перевірку журналів з діловодства
Перед завершенням року перевірте правильність реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, наявність усіх записів у журналах, відповідність реєстраційних форм фактичному документообігу. Це допоможе уникнути втрат документів і помилок у звітності.
6. Актуалізуйте внутрішні інструкції та положення про діловодство
На початку нового року перегляньте нормативну базу діловодства підприємства — положення, інструкції, зразки документів, правила архівного зберігання. За потреби внесіть зміни відповідно до оновлених законодавчих вимог або специфіки діяльності організації.
Таким чином, кадрове діловодство — це не лише технічна робота з паперами, а важлива складова системи управління персоналом, що забезпечує законність, порядок і прозорість трудових відносин на підприємстві.
