Номенклатура справ: основні вимоги до складання

Усі установи, незалежно від форми власності, не пізніше одного року з початку діяльності мають підготувати номенклатуру справ і погодити її з відповідною державною архівною установою або архівним відділом міської ради. Так скеровують Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII (далі — Закон № 3814) і Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Що таке номенклатура справ

Визначення терміну «номенклатура справ» надано в Законі  № 3814:

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатуру справ розробляємо і оформлюємо за Правилами № 1000/5. Щоб визначити строки зберігання документів використовуємо Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012  № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), типові чи примірні номенклатури справ, протоколи експертної комісії (далі — ЕК) установи.

Є такі види номенклатури справ: типова, примірна, номенклатура справ установи, номенклатура справ структурного підрозділу.

Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом. Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Строки зберігання справ, передбачені типовою або примірною номенклатурою справ, переносимо до номенклатури справ установи без змін.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ, кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ

Складання номенклатури справ

Нагадаємо, що порядок складання зведеної номенклатури справ установи, підприємства та номенклатури справ структурних підрозділів має бути прописаний в індивідуальній інструкції з діловодства підприємства.

Нормативні акти, якими керується кадрова служба: чекліст

Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри, Київ

Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.

СКАЧАТИ ЧЕКЛІСТ КАДРОВИКА

Для якісного складання номенклатури справ необхідно проаналізувати діяльність установи, а саме: положення (статути) про установу та її структурні підрозділи, штатний розпис, типові або примірні номенклатури справ, номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки, типовий та відомчі (галузеві) переліки із зазначенням строків їх зберігання, а також врахувати завдання установи на наступний рік.

Номенклатура справ установи, підприємства (зведена номенклатура) складається службою діловодства. Методична допомога у складанні номенклатури справ надається архівом установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. У випадку розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурній установі між її працівниками використовується функціональний принцип. У разі виробничої потреби можливе поєднання цих принципів  побудови номенклатури справ.

Номенклатура справ установи на підприємстві підписується керівником служби діловодства установи, візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК установи.

Державні архівні установи проводять експертизу цінності документів підприємств, установ та організацій. Одним із завдань експертизи цінності є виявлення складу юридичних та фізичних осіб, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ). Факт належності (чи не належності) до цих установ впливає на процедуру погодження номенклатури справ відповідною архівною установою

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ		подають свою номенклатуру справ* на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК), (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради не пізніше одного року з початку діяльності		далі погоджують свою номенклатуру справ* з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно**		далі щороку погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради номенклатура справ* установи, підприємства не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ		подають свою номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК), (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради не пізніше одного року з початку діяльності		далі погоджують свою номенклатуру справ* з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно**		далі щороку погоджена з відповідною архівною установою та ЕК органу вищого рівня номенклатура справ* установи, підприємства не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ і не мають установ вищого рівня		номенклатура справ схвалюється власною ЕК		далі щороку погоджена з власною ЕК номенклатура справ установи, підприємства не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року

_{*схвалена власною ЕК}

^{**в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання}

Погоджену ЕПК відповідного державного архіву номенклатуру справ затверджує керівник установи.

^{* Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають номенклатуру справ установи у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня}

Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.

Номенклатура справ установи, підприємства (зведена) складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил 1000/5.

Номенклатура справ установи (зразок)

СКАЧАТИ

Номенклатура справ відділу кадрів

Номенклатура справ структурного підрозділу, в тому числі й відділу кадрів, складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 11 до Правил 1000/5.

СКАЧАТИ

Номенклатуру справ на наступний рік кожен структурний підрозділ, зокрема й відділ кадрів, має розробити до 15 листопада поточного року.

Підготовку проєкту номенклатури справ відділу кадрів, зазвичай, здійснює відповідальний працівник цього відділу, із залученням інших спеціалістів. Методичну допомогу в підготовці й оформленні номенклатури справ їм надають працівники служби діловодства. Відповідальність за підготовку номенклатури справ відділу кадрів несе керівник відділу.

Номенклатура справ відділу кадрів підписується керівником відділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Уніфікована форма номенклатури справ підрозділу передбачає 5 граф:

1. Індекс справи;
2. Заголовок справи (тому, частини);
3. Кількість справ (томів, частин);
4. Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
5. Примітка.

Як оформлювати витяги з документів

Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри

У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу

До зразків

Графа перша — «Індекс справи» — складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 05–03, де 05 — індекс відділу кадрів; 03 — номер справи відповідно до порядку нумерації в межах розділу. Наприклад: «05-03. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання».

Графа друга — «Заголовок справи» — У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок повинен стисло та в узагальненому вигляді розкривати основний зміст і склад документів справи. Неприпустимо вживати у заголовках формулювання на зразок: «різне листування», «загальні матеріали», «те саме» тощо та складні граматичні звороти.

Формулювання заголовків пропонуємо звіряти з Переліком № 578/5.

Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості питань.

Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення). Наприклад: «05-01. Нормативно-правові акти Президента України, державних органів та органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами».

Далі — група організаційно-розпорядчої документації. Наприклад: «05-02. Накази з основної діяльності (копії)».

Потім розміщуються організаційні документи, що відносяться до діяльності структурного підрозділу. Наприклад: «05-09. Положення про відділ кадрів (копія), посадові інструкції працівників відділу (копії)».

За ними зазначається планово-звітна документація. Наприклад: «05-15. Річний план роботи з військового обліку».

Після цього зазначається група справ, яка починається зі слова «документи». Після терміну «документи» в дужках обов'язково наводяться основні види документів, що знаходяться у справі. Наприклад: «05-16. Документи (довідки, звіти, відомості) про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, працевлаштування осіб з інвалідністю». У цій групі справ рекомендуємо розміщувати особові справи та картки працівників, трудові книжки.

Електронний документообіг

Відповіді експерта

Наступна — група справ, яка починається зі слова «листування». У цій групі першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня, потім — листування з іншими установами. Наприклад: «05-41. Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників».

Завершують номенклатуру обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки, реєстри) та власне номенклатура справ. Приклади: «05-41. Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання», «05-48. Журнал обліку особових справ», «05-74. Номенклатура справ відділу кадрів».

Графу третю номенклатури справ — «Кількість справ» — заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають також у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.

Строки зберігання справ і посилання на статті Переліку 578/5 або відповідного галузевого переліку документів зі строками зберігання зазначають у четвертій графі номенклатури справ. Основні розділи Переліку 578/5, які важливі для визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ відділу кадрів, це: «Розділ I. Документи, що створюються в управлінській діяльності», «Розділ 5. Трудові відносини», «Розділ 6. Робота з кадрами».

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у тому числі, внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням ЕК установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів.

Перехідні справи, що ведуться протягом кількох років, вносять до номенклатури справ під одним індексом.

До номенклатури не включають:

• друковані видання;
• брошури;
• довідники;
• реферативні журнали;
• експрес-інформацію тощо.

Номенклатура справ відділу кадрів, як структурного підрозділу, складається у двох примірниках. Один примірник передається службі діловодства для складання зведеної номенклатури справ установи, другий — залишається у відділі кадрів для використання у роботі.

Скачайте Зразок положення про відділ кадрів

Протягом діловодного року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатури справ, зокрема, за необхідності включають до них нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні індекси в кінці номенклатури (це 3-5 номерів).

Наприкінці року уточнена номенклатура справ структурного підрозділу (відділу кадрів) обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Особа, відповідальна за діловодство, проставляє у графі 3 номенклатури кількість фактично заведених справ. Потім підраховує: скільки було заведено справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) строків зберігання. Окремо по кожному строку проставляє кількість перехідних справ та справ з позначкою «ЕПК».

Примірник закритої номенклатури справ відділу кадрів передають в службу діловодства.