Формування справ, установлених номенклатурою справ.
Передання документів (справ) до архіву підприємства.
Варто нагадати, що порядок організації архівного зберігання документів, у тому числі кадрових, установлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Переважна більшість кадрових документів має тривалий строк зберігання, вони належать до так званих соціально значущих. Кадрова справа зберігання її, в більшості випадків, становить 75 років. Це накази з кадрових питань, особові картки, документи особових справ та ін.
Кадрові служби установ, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), можуть складати окремі документи з постійним строком зберігання (вони належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню в державних архівних установах).
Строки зберігання документів регламентовані Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту України 12.04.2012 № 578/5.
Протягом року кадрова служба формує виконані документи у справи відповідно до затвердженої на поточний рік номенклатури справ.
Під час формування справ рекомендуємо дотримуватися таких загальних правил:
у справи вміщуються тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30 - 40 міліметрів завтовшки);
у справи вміщуються лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;
документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку;
положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами;
накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання;
протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами;
доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи, у справі документи систематизуються за датами доручень;
затверджені плани, звіти, групуються у справи окремо від проєктів цих документів;
листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів на підприємстві зберігаються за місцем формування справ у відділі кадрів відповідно до номенклатури справ.
Якщо належним чином організовано формування справ та їх зберігання в діловодстві, то з передачею їх до архіву підприємства не виникнуть проблеми.
Порядок передавання справ до архіву включає в себе:
Проведення експертизи цінності документів.
Складення описів справ.
Оформлення справ для архівного зберігання.
Передавання справ до архіву установи.
Проведення експертизи цінності документів
Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства, разом з експертною комісією (ЕК). Склад ЕК затверджує керівник підприємства своїм наказом (розпорядженням).
ЕК установи ухвалює рішення про відбір документів для передання до архіву або для знищення, а також схвалює:
описи справ;
номенклатури справ;
інструкцію з діловодства;
положення про службу діловодства, архівний підрозділ (архів) та ЕК;
акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ та ін.
У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. Якщо після організованого розшуку документи (справи) не знаходять, винних осіб притягають до відповідальності, а архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5.
УВАГА!
Під час експертизи цінності обов’язковий поаркушний перегляд кожної справи. Відбір документів для подальшого зберігання або знищення за заголовками справ не допускається
З метою відбору документів для постійного зберігання проводиться обов’язкова експертиза справ з позначкою «ЕПК» та справ, що містять листування з основної діяльності.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) відділу кадрів через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву установи в упорядкованому стані. Далі вже відбувається архівне зберігання кадрових справ, з метою подальшого зберігання та користування. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника за умови наявності в ньому вільних площ.
Приклад
Відлік строку починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи у поточному діловодстві. Наприклад, справа з наказами з особового складу за 2013 рік має строк зберігання 75 років. Відлік цього строку починається з 1 січня 2014 року. Протягом 2014 та 2015 років ця справа зберігається у поточному діловодстві кадрової служби. Після 1 січня 2016 року ця справа мала бути оформлена для подальшого зберігання і передана до архіву організації.
Упорядкування документів для подальшої передачі їх до архіву підприємства можна робити власними силами працівників. А можливо запланувати кошти на закупівлю послуг у сфері забезпечення збереженості архівних документів, їх науково-технічного опрацювання у організацій, що надають такі послуги.
Складення описів справ
Структурні підрозділи установи, зокрема, відділ кадрів, зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України
Алгоритм від експерта, як дотримати правил знищення документів і зразок заповнення акта на знищення кадрових документів, якщо юрособа припиняє своє існування
Описи справ відділу кадрів складаються щороку за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000/5, посадовою особою, відповідальною за діловодство, за методичної допомоги архіву установи. Дані підсумкового запису номенклатури справ лягають в основу річних розділів описів справ.
Опис справ відділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у відділі.
На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в розділі V Правил № 1000/5. Наприклад, зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці установи, та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.
Оформлення справ для архівного зберігання
Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає:
систематизацію документів у справі;
нумерацію аркушів у справі;
складання внутрішнього опису документів справи (у разі потреби);
наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
підшивання або оправлення справи;
оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).
Деякі види документів (звіти, відомості тощо) дозволяється систематизувати в алфавітному порядку найменувань установ у межах року.
Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо.
УВАГА!
Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців (не чорного світлостійкого кольору) для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється
Внутрішній опис документів справи складається до деяких категорій справ, зокрема, до особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи на окремому аркуші. Перелік справ, які повинні мати внутрішні описи документів, слід вказати в інструкції з діловодства організації.
Форма внутрішнього опису справи визначена додатком 16 до Правил № 1000/5.
Засвідчувальний напис справи є обов’язковим елементом справи, яка готується до передавання в архів організації, його форму визначено додатком 17 до Правил 1000/5.
Засвідчувальний напис складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Кількість аркушів справи, зазначених у засвідчувальному написі, повинна збігатися з кількістю аркушів цієї справи, зазначених на обкладинці справи та у відповідному описі справ. Його складають на окремому аркуші формату А4 і вміщують в кінці справи.
Підшивання документів, що містяться у справі, здійснюють на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.
Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Оправлення — це закріплення аркушів у покришці, переважно, з картону. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.
Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконують за формою, наведеною в додатку 18 до Правил 1000/5. Розмір обкладинки становить 230 × 320 мм. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки. Детальний опис процедури оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ містить п. 9 глави 2 розділу VI Правил 1000/5.
Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Передавання справ до архіву установи
Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає:
перевіряння правильності формування документів у справи;
відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів;
оформлення документів кожної справи;
оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років), з кадрових питань (особового складу) зберігання передаються до архіву установи за описами справ.
Зазвичай передавання справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням керівника структурного підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до трьох місяців.
Справи до архіву установи доставляються працівниками її структурних підрозділів зв’язаними (упакованими) належним чином.
Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться відповідні позначки та ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві установи.
УВАГА!
Передавання справ з електронними документами до архівного підрозділу установи відбувається за допомогою інформаційної системи установи, яка забезпечує надання доступу осіб, що відповідають за організацію роботи архівного підрозділу установи, до відповідних електронних документів та всіх його облікових даних
