Організація діловодства на підприємстві регламентується нормативно-правовими актами України та локальними нормативними документами організації. Зазвичай, таким локальними документом є інструкція з діловодства.
Традиційно один з розділів інструкції з діловодства присвячують документуванню процесів, пов’язаних з управлінням персоналом (організацією кадрового діловодства), оскільки кадрове діловодство є невід’ємною частиною діловодства загального.
Однак практика документування управлінських процесів свідчить, що у загальному обсязі документообігу обсяг кадрових документів є досить значним, а організація кадрового діловодства має суттєві відмінності від організації діловодства загального. До того ж документування роботи з персоналом спирається не лише на нормативно-правову базу загального діловодства, а й на нормативно-правові акти, що регулюють трудові відносини, визначають вимоги щодо захисту прав та інтересів працівників (недаремно у фаховій літературі та в навчальних програмах кадрове діловодство часто відносять до спеціального).
Те, що інструкція з кадрового діловодства принесе користь, не підлягає сумніву. Втім, розроблення інструкції — це додаткове завдання для кадрової служби.
Інструкція з кадрового діловодства: аргументи «за»
Дає змогу пов’язати кадрові процедури з необхідними документами
Крім документів, які спеціалісти з документознавства і архівної справи традиційно відносять до кадрових (накази про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на інші посади, звільнення, направлення у відрядження, надання відпусток; особові картки; документи особових справ; трудові книжки тощо), в діяльності кадрової служби створюється комплекс документів, у яких відображаються інші важливі процеси роботи з персоналом: підбір, підвищення кваліфікації, облік, звітність з праці тощо.
Складання та оформлення кадрової документації, її використання, забезпечення збереженості документів вимагають дотримання певного порядку, що відповідав би як вимогам законодавства, національних стандартів з питань діловодства, так і внутрішніх документів.
Дає змогу встановити конкретний порядок документування вимог законодавства
Працівникам кадрових служб добре відомо, що досить часто законодавчим актом встановлено лише вимогу або висловлено рекомендацію щодо дотримання певних обов’язкових процедур. Утім, як правило, конкретний порядок документаційного забезпечення реалізації цих процедур не регламентується.
Визначити конкретні форми повідомлень, облікових форм можна за допомогою інструкції з кадрового діловодства.
Дає змогу регламентувати питання, що віднесені законодавством до внутрішніх
За допомогою Інструкції з кадрового діловодства можна регламентувати широке коло питань, які віднесені законодавством до внутрішніх питань, зокрема, визначити:
- форму, за якою в організації складаються накази про прийняття на роботу, надання відпустки, звільнення — за типовими формами, затвердженими Держкомстатом, чи за формами, відмінними від типових;
- порядок візування кадрових документів, у т. ч. наказів;
- порядок реєстрації кадрових наказів, у т. ч. присвоєння реєстраційних індексів різним видам наказів;
- перелік посад працівників, на яких в організації ведуться особові справи, перелік документів, що долучаються до особових справ, порядок формування документів особової справи;
- шаблони документів, для яких немає унормованих форм (наприклад, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, внутрішній опис документів особової справи, повідомлення працівника по зміну істотних умов праці тощо);
- форми журналів реєстрації документів, наприклад, журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (або тимчасового) строку зберігання, журналу обліку особових справ, журналу обліку відпусток тощо.
Як ознайомити працівників з кадровими документами
Розроблення Інструкції з кадрового діловодства: все починається з наказу
Інструкція з кадрового діловодства складається за загальними правилами підготовки організаційних документів, локальних нормативних актів організації.
Для якісної підготовки інструкції з кадрового діловодства доцільно видати наказ керівника організації, яким визначатимуться відповідальні за складання проекту інструкції, строки його підготовки.
Підготовці Інструкції має передувати:
- вивчення нормативно-методичної бази загального діловодства та документування кадрової роботи;
- аналіз документопотоків, видів документів, що створюються в результаті документування кадрової роботи.
На підставі такого аналізу визначається структура інструкції.
Структура інструкції з кадрового діловодства: від загального до конкретного
Інструкція з кадрового діловодства може містити такі розділи:
- Загальні положення;
- Документування кадрової діяльності;
- Організація кадрового документообігу та контроль виконання кадрових документів;
- Особливості документування окремих кадрових процедур;
- Організація документів у кадровому діловодстві;
- Підготовка справ кадрової служби до передавання на архівне зберігання;
- Додатки.
Розділ «Загальні положення»
У цьому розділі визначаються:
- призначення та завдання інструкції;
- нормативно-методичні документи, на підставі яких її розроблено;
- відповідальні за ведення кадрового діловодства в організації;
- порядок прийняття-передавання справ у разі звільнення керівника кадрової служби та її працівників.
Розділ «Документування кадрової діяльності»
Зазначений розділ може складатися з кількох підрозділів, наприклад, «Перелік кадрових документів організації», «Правила складання та оформлення кадрових документів в організації».
Матеріали підрозділу «Склад кадрових документів» слугуватимуть підставою для розроблення Табеля форм кадрових документів.
У підрозділі «Правила складання та оформлення кадрових документів» доречно викласти:
- склад реквізитів, що використовуються при оформленні кадрових документів;
- правила оформлення документів;
- види бланків кадрових документів, порядок їх використання.
Розділ «Організація кадрового документообігу та контроль виконання кадрових документів»
У цьому розділі викладаються вимоги щодо організації документопотоків — від створення або надходження документа до його відправлення чи виконання.
Положення розділу є основою для розроблення графіка документообігу кадрової служби.
Графік документообігу повинен містити усі дії, що виконуються у процесі роботи з документом, виконавців, а також періодичність створення документа; кількість примірників, підстави для створення тощо.
Читайте також: Звертання у діловому етикеті
У графіку документообігу відображаються технологічні процеси оброблення кадрових документів:
- підготовка проекту документа;
- погодження документа;
- підписання документа;
- затвердження документа;
- реєстрація документа;
- передавання документа на виконання;
- контроль виконання;
- зберігання документа в поточному діловодстві;
- передавання документа на зберігання до архівного підрозділу (архіву) організації.
Також у розділі висвітлюються загальні вимоги щодо візування та підписання документів, зокрема, наказів з кадрових питань.
У положеннях розділу закріплюється порядок реєстрації та обліку документів, що ведуться в кадровій службі (у т. ч. трудових книжок та вкладишів до них, особових справ, довідок тощо), порядок присвоєння індексів, що надаються під час реєстрації кадровим наказам.
Розділ «Особливості документування окремих кадрових процедур»
Цей розділ доречно складати з кількох підрозділів. Кожен з підрозділів відповідатиме певній кадровій процедурі, наприклад:
- прийняття на роботу;
- переведення на іншу посаду (роботу);
- звільнення з роботи (припинення трудового договору);
- зміна істотних умов праці;
- внесення змін до облікових даних працівника;
- надання відпусток;
- направлення у відрядження;
- ведення військового обліку.
У розділі докладно розглядаються процеси документування кадрових процедур з посиланням на зразки оформлення необхідних документів, відображається специфіка їх підготовки, візування, підписання, ознайомлення працівників тощо.
Розділ «Організація документів у кадровому діловодстві»
У зазначеному розділі можуть бути висвітлені порядок складання, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ кадрової служби, а також вимоги щодо формування документів у справи.
Читайте також:
Порядок підготовки номенклатури справ кадрової служби повинен відповідати основним положенням інструкції з діловодства, що стосуються порядку складання номенклатури справ структурного підрозділу, формування документів у справи. Але при цьому враховується специфіка документування кадрових процесів.
Розділ «Організація документів у кадровому діловодстві» повинен містити правила формування особових справ, ведення особових карток. Зокрема, необхідно визначити перелік документів, що формуються в особову справу працівника, порядок їх розташування, оформлення внутрішнього опису документів, внесених до особової справи.
Розділ «Підготовка справ кадрової служби до передавання на архівне зберігання»
Цей розділ визначатиме правила проведення експертизи цінності кадрових документів, складання, оформлення, схвалення, погодження та затвердження описів справ з особового складу, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання кадрових документів. Також слід висвітлити основні питання взаємодії кадрової служби з архівним підрозділом (архівом), визначити строки та порядок передавання справ з кадровими документами до архіву.
Додатки до Інструкції з кадрового діловодства
До Інструкції мають додаватися усі необхідні додатки, зокрема:
- графік документообігу кадрової служби;
- табель форм кадрових документів;
- зразки оформлення кадрових наказів та витягів з них;
- зразки оформлення заяв про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, внесення змін до облікових даних тощо;
- зразки оформлення актів приймання-передавання справ у разі зміни керівника кадрової служби або її працівників;
- зразки оформлення довідок;
- зразки оформлення номенклатури справ кадрової служби (з бланком підсумкового запису), описів справ документів з особового складу, постійного та тривалого зберігання;
- бланки особового листка з обліку кадрів та доповнення до нього, внутрішнього опису документів особової справи, приклад оформлення обкладинки особової справи;
- форми журналів реєстрації наказів (за їх видами), заяв працівників, особових справ, посвідчень про відрядження, інших внутрішніх документів, реєстрацію яких покладено на кадрову службу (посадові інструкції, положення про структурні підрозділи, пояснювальні записки тощо).
Погодження та затвердження інструкції з кадрового діловодства
Проект інструкції з кадрового діловодства погоджується посадовими особами у порядку, визначеному локальними нормативними документами, зокрема, інструкцією з діловодства.
Якщо під час погодження посадові особи зробили пропозиції, зауваження та доповнення до проекту інструкції, вони ретельно аналізуються, у т. ч. на предмет відповідності нормативним актам. Після цього прийнятні пропозиції вносяться до проекту. Якщо певні пропозиції чи доповнення відхилено, про це необхідно повідомити їх авторів.
