Ви можете обрати із трьох способів ознайомлення працівників із документом. Який саме обрати — залежить від кількості місця в документі та кількості працівників, що мають підписати його
Способи ознайомлення із документом
Спосіб | Коли застосовується |
Відмітки про ознайомлення безпосередньо в документі | Працівників небагато, вільного місця в документі достатньо |
Аркуш ознайомлення | Працівників багато, вільна площа в документі обмежена |
Журнал ознайомлення | Із документом потрібно ознайомити кожного працівника |
Ознайомлюємо працівників з документами під електронний підпис (КЕП)
Відмітка про ознайомлення з документом
Оформлюйте відмітку про ознайомлення відповідно до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) скеровують: при ознайомленні з документом працівник має проставити підпис і дату ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. II).
Розташовуйте відмітки про ознайомлення на лицьовому боці останнього аркуша документа, а якщо місця там недостатньо, — на зворотному боці останнього аркуша. Не проставляйте відмітки на внутрішньому полі, призначеному для підшивання.
Аркуш ознайомлення з документом
Аркуш ознайомлення — окремий бланк для відміток про ознайомлення з документом.
Аркуш ознайомлення із документом повинен містити:
- назву виду
- заголовок
- дату
- реєстраційний індекс
Далі оформіть таблицю, стовпці якої — складові відмітки про ознайомлення. Систематизуйте прізвища працівників в Аркуші ознайомлення в алфавітному порядку або за посадами від вищих до нижчих, а в межах кожної посади — за алфавітом. Формат аркуша — А4.
Відрядження працівника під час воєнного стану
Документ та аркуш ознайомлення з ним зберігайте у справі разом. Не скріплюйте їх за допомогою зшивача. Вкладіть у прозорий файл. Файл закріпіть на арках теки-реєстратора.
Зразок аркуша ознайомлення з документом
Скачати зразок
Журнал ознайомлення з документом
Є документи, що потребують уваги всіх працівників: колективний договір, ПВТР, положення про порядок обробки та захисту персональних даних тощо. Щоби засвідчувати ознайомлення з ними, створіть журнали ознайомлення.
Журнал ознайомлення має таку саму табличну форму, що й Аркуш ознайомлення. Обов’язкові графи:
- порядковий номер
- назва посади працівника
- Власне ім’я Прізвище працівника
- особистий підпис
- дата ознайомлення
За потреби доповнюйте журнали іншими графами. Наприклад, Журнал ознайомлення з колективним договором — графами «Дата прийняття на роботу», «Примітки».
