Як ознайомити працівників з кадровими документами під особистий підпис

UA RU
Автор
член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України
Ви можете обрати із трьох способів ознайомлення працівників із документом. Який саме обрати — залежить від кількості місця в документі та кількості працівників, що мають підписати його

 

 

Способи ознайомлення із документом

Спосіб

Коли застосовується

    Відмітки про ознайомлення       безпосередньо в документі

Працівників небагато, вільного місця в документі достатньо

    Аркуш ознайомлення

Працівників багато, вільна площа в документі обмежена

    Журнал ознайомлення

Із документом потрібно ознайомити кожного працівника

 

Ознайомлюємо працівників з документами під електронний підпис (КЕП)

Відмітка про ознайомлення з документом

Оформлюйте відмітку про ознайомлення відповідно до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) скеровують: при ознайомленні з документом працівник має проставити підпис і дату ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. II).

Як ознайомити працівників з кадровими документами під особистий підпис

Розташовуйте відмітки про ознайомлення на лицьовому боці останнього аркуша документа, а якщо місця там недостатньо, — на зворотному боці останнього аркуша. Не проставляйте відмітки на внутрішньому полі, призначеному для підшивання.

 

Аркуш ознайомлення з документом

Аркуш ознайомлення — окремий бланк для відміток про ознайомлення з документом.

Аркуш ознайомлення із документом повинен містити:

  • назву виду
  • заголовок
  • дату
  • реєстраційний індекс

Далі оформіть таблицю, стовпці якої — складові відмітки про ознайомлення. Систематизуйте прізвища працівників в Аркуші ознайомлення в алфавітному порядку або за посадами від вищих до нижчих, а в межах кожної посади — за алфавітом. Формат аркуша — А4.

Документ та аркуш ознайомлення з ним зберігайте у справі разом. Не скріплюйте їх за допомогою зшивача. Вкладіть у прозорий файл. Файл закріпіть на арках теки-реєстратора.

Зразок аркуша ознайомлення з документом

Скачати зразок

Як ознайомити працівників з кадровими документами під особистий підпис

Журнал ознайомлення з документом

Є документи, що потребують уваги всіх працівників: колективний договір, ПВТР, положення про порядок обробки та захисту персональних даних тощо. Щоби засвідчувати ознайомлення з ними, створіть журнали ознайомлення.

Журнал ознайомлення має таку саму табличну форму, що й Аркуш ознайомлення. Обов’язкові графи:

  • порядковий номер
  • назва посади працівника
  • Власне ім’я Прізвище працівника
  • особистий підпис
  • дата ознайомлення

За потреби доповнюйте журнали іншими графами. Наприклад, Журнал ознайомлення з колективним договором — графами «Дата прийняття на роботу», «Примітки».

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді