Как ознакомить работников с кадровыми документами под личную подпись

RU UA
Автор
член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України
Вы можете выбрать три способа ознакомления сотрудников с документом. Какой именно выбрать зависит от количества места в документе и количества работников, которые должны подписать его

 

Способы ознакомления с документом

Способ Когда применяется

   Отметки об ознакомлении     непосредственно в документе

Работов немного, свободного места в документе достаточно

   Лист ознакомления

Работников много, свободная площадь в документе ограничена

   Журнал ознакомления

С документом нужно ознакомить каждого работника

 

Знакомство с документами под электронную подпись (КЭП)

Отметка ознакомления с документом

Оформляйте отметку об ознакомлении в соответствии с ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5) направляют: при ознакомлении с документом работник должен проставить подпись и дату ознакомления (п. 11 гл. 9 разд. II).

Как ознакомить работников с кадровыми документами под личную подпись

Размещайте отметки об ознакомлении на лицевой стороне последнего листа документа, а если места там недостаточно, — на обратной стороне последнего листа. Не проставляйте отметки на внутреннем поле для подшивки.

 

 

Лист ознакомления с документом

Лист ознакомления — отдельный бланк для отметок об ознакомлении с документом.

Лист ознакомления с документом должен содержать:

  • название вида
  • заголовок
  • дату
  • регистрационный индекс

Далее оформите таблицу, столбцы которой – составляющие отметки об ознакомлении. Систематизируйте фамилии работников в Листе ознакомления в алфавитном порядке или по должностям от высших до низших, а в пределах каждой должности-по алфавиту. Формат листа – А4.

Документ и лист ознакомления с ним храните по делу вместе. Не скрепляйте их с помощью сшивателя. Вложите его в прозрачный файл. Файл закрепите на арках папки-регистратора.

Образец листа для ознакомления с документом

Скачать образец

Как ознакомить работников с кадровыми документами под личную подпись

Журнал ознакомления с документом

Есть документы, требующие внимания всех работников: коллективный договор, ПВТР, положения о порядке обработки и защиты персональных данных и т.д. Чтобы свидетельствовать о их ознакомлении, создайте журналы ознакомления.

Журнал ознакомления имеет такую ​​же табличную форму, что и Лист ознакомления. Обязательные графы:

  • порядковый номер
  • название должности работника
  • Собственное имя Фамилия работника
  • личная подпись
  • дата ознакомления

При необходимости дополняйте журналы другими графами. Например, Журнал ознакомления с коллективным договором — графами «Дата принятия на работу», «Примечания».

 

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, Юлія Видиборець. У програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам.  Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді