член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України
Вы можете выбрать три способа ознакомления сотрудников с документом. Какой именно выбрать зависит от количества места в документе и количества работников, которые должны подписать его
Оформляйте отметку об ознакомлении в соответствии с ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Размещайте отметки об ознакомлении на лицевой стороне последнего листа документа, а если места там недостаточно, — на обратной стороне последнего листа. Не проставляйте отметки на внутреннем поле для подшивки.
Лист ознакомления — отдельный бланк для отметок об ознакомлении с документом.
Лист ознакомления с документом должен содержать:
название вида
заголовок
дату
регистрационный индекс
Далее оформите таблицу, столбцы которой – составляющие отметки об ознакомлении. Систематизируйте фамилии работников в Листе ознакомления в алфавитном порядке или по должностям от высших до низших, а в пределах каждой должности-по алфавиту. Формат листа – А4.
Документ и лист ознакомления с ним храните по делу вместе. Не скрепляйте их с помощью сшивателя. Вложите его в прозрачный файл. Файл закрепите на арках папки-регистратора.
Есть документы, требующие внимания всех работников: коллективный договор, ПВТР, положения о порядке обработки и защиты персональных данных и т.д. Чтобы свидетельствовать о их ознакомлении, создайте журналы ознакомления.
Журнал ознакомления имеет такую же табличную форму, что и Лист ознакомления. Обязательные графы:
порядковый номер
название должности работника
Собственное имя Фамилия работника
личная подпись
дата ознакомления
При необходимости дополняйте журналы другими графами. Например, Журнал ознакомления с коллективным договором — графами «Дата принятия на работу», «Примечания».
