Відрядження у воєнний час
Порядок оформлення відрядження під час воєнного стану не змінився. Керівник так само повідомляє кадровику про необхідність направити працівника у відрядження. Кадровик своєю чергою уточнюєте:
- мету відрядження;
- пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
- строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
- кого необхідно направити у відрядження.
Далі будьте більш уважними та користуйтеся наступним алгоритмом, щоб уникнути проблем з оформленням відрядження.
Уточніть місцеперебування працівників
По-перше, через військову агресію рф багато працівників виїхало на безпечну територію до західних регіонів України чи за кордон, відповідно працівники можуть працювати дистанційно, перебувати в простої або у відпустці.
Якщо працівник у простої, уточніть його місцеперебування та повідомте про припинення простою і необхідність поїхати у відрядження. Поясніть, що працівник має повернутися до місця постійної роботи, щоб роботодавець міг оплатити проїзд до місця відрядження.
Скачати бланкЯкщо працівник працює дистанційно, то пунктом вибуття у відрядження буде населений пункт, де фактично перебуває дистанційний працівник.
Отримайте згоду на відрядження під час воєнного стану
УВАГА! Деякі категорії працівників заборонено направляти у відрядження під час воєнного стану навіть за згодою. Зокрема, йде мова про вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років. Жінки, що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю, не можуть залучатись до надурочних робіт або направлятись у відрядження без їх згоди.
Ознайомте з кошторисом витрат та нагадайте про гарантії
Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною у довільній формі. Також нагадайте про вимоги нормативно-правових актів звітувати про використання коштів, які видали на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).
Коли працівник не працює дистанційно, але перебуває не за місцем постійної роботи, зокрема за кордоном, і не бажає або не може повернутися додому. Поінформуйте, що наказ про відрядження буде з місця постійної роботи до місця відрядження, а роботодавець зможе компенсувати не всі витрати працівника.
Оформте наказ на відрядження
Далі підготуйте наказ про відрядження й вкажіть у ньому:
- мету;
- завдання — за потреби;
- пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
- строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
- джерело фінансування витрат на відрядження;
- за потреби інші ключові моменти — вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо їх установив керівник.
Ознайомте працівника з наказом про відрядження
Із розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомте згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи й зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Якщо працівник не може поставити підпис на наказі, надішліть його будь-яким доступним способом та отримайте підтвердження, що працівник ознайомився з документом. Складіть протокол про ознайомлення.
