Відрядження працівника під час воєнного стану

Відрядження у воєнний час

Порядок оформлення відрядження під час воєнного стану не змінився. Керівник так само повідомляє кадровику про необхідність направити працівника у відрядження. Кадровик своєю чергою уточнюєте:

• мету відрядження;
• пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
• строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
• кого необхідно направити у відрядження.

Далі будьте більш уважними та користуйтеся наступним алгоритмом, щоб уникнути проблем з оформленням відрядження.

Уточніть місцеперебування працівників

По-перше, через військову агресію рф багато працівників виїхало на безпечну територію до західних регіонів України чи за кордон, відповідно працівники можуть працювати дистанційно, перебувати в простої або у відпустці.

Якщо працівник у простої, уточніть його місцеперебування та повідомте про припинення простою і необхідність поїхати у відрядження. Поясніть, що працівник має повернутися до місця постійної роботи, щоб роботодавець міг оплатити проїзд до місця відрядження.

Скачати бланк

• Журнал реєстрації відряджень

Якщо працівник працює дистанційно, то пунктом вибуття у відрядження буде населений пункт, де фактично перебуває дистанційний працівник.

Отримайте згоду на відрядження під час воєнного стану

УВАГА! Деякі категорії працівників заборонено направляти у відрядження під час воєнного стану навіть за згодою. Зокрема, йде мова про вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років. Жінки, що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю, не можуть залучатись до надурочних робіт або направлятись у відрядження без їх згоди.

Ознайомте з кошторисом витрат та нагадайте про гарантії

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною у довільній формі. Також нагадайте про вимоги нормативно-правових актів звітувати про використання коштів, які видали на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).

Відповідаємо на запитання:

• Чи правомірно відправити у відрядження неповнолітнього працівника
• Чи правомірно направити у відрядження власника підприємства

Коли працівник не працює дистанційно, але перебуває не за місцем постійної роботи, зокрема за кордоном, і не бажає або не може повернутися додому. Поінформуйте, що наказ про відрядження буде з місця постійної роботи до місця відрядження, а роботодавець зможе компенсувати не всі витрати працівника.

Оформте наказ на відрядження

Далі підготуйте наказ про відрядження й вкажіть у ньому:

• мету;
• завдання — за потреби;
• пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
• строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
• джерело фінансування витрат на відрядження;
• за потреби інші ключові моменти — вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо їх установив керівник.

Зразки документів:

• Наказ про відрядження
• Положення про відрядження
• Наказ про відрядження за кордон на службовому авто

Ознайомте працівника з наказом про відрядження

Із розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомте згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи й зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Якщо працівник не може поставити підпис на наказі, надішліть його будь-яким доступним способом та отримайте підтвердження, що працівник ознайомився з документом. Складіть протокол про ознайомлення.