Відправлення працівника у відрядження — справа звична. Однак, іноді при оформленні відрядження виникають
складні ситуації, рішення для яких — у статті.
На законодавчому рівні порядок відрядження регламентований лише для підприємств, установ, організацій (далі — підприємство), які повністю або частково фінансуються із державного бюджету. Відповідну нормативну базу становлять, зокрема:
Натомість стаття 121 КЗпП визначає лише загальні настанови щодо гарантій і компенсацій при службових відрядженнях.
Підприємства, які не фінансуються із державного бюджету, мають самостійно регламентувати усі пов’язані з відрядженнями питання. Скажімо, у колективному договорі або в Положенні про відрядження. Підгрунтям може слугувати Інструкція № 59.
До відома!
Службове відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Направлення у відрядження
Направляє працівників у відрядження керівник або його заступник. Підставою для цього може слугувати:
- лист-запрошення про направлення працівників на навчання для підвищення кваліфікації;
- доповідна записка посадової особи підприємства.
Приклад оформлення доповідної записки про направлення у відрядження
СКАЧАТИ
Направлення працівника у відрядження оформляєту наказом (розпорядженням), в якому зазначаєте:
- пункт призначення;
- найменування підприємства, куди відряджено працівника;
- строк й мету відрядження (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59).
Приклад оформлення наказу про направлення у відрядження
СКАЧАТИ
Унесення змін до наказу про відрядження
Життя непередбачуване й часом руйнує найретельніше складені плани. Трапляється, наказ про відрядження видано, але згодом з’ясовується, що дати заходу перенесено або вирушити у поїздку мають зовсім інші працівники.
Обов’язковий крок — внесення змін до наказу про відрядження.
Пригадаймо правило: розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом (п. 6 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Отже, щоб унести зміни до наказу про відрядження:
- посадова особа підприємства складає доповідну записку про необхідність змінити терміни відрядження або склад працівників, що направляються у відрядження;
- керівник підприємства на підставі доповідної записки видає наказ про внесення змін до наказу про відрядження.
Приклад оформлення доповідної записки про зміну складу працівників, які направляються у відрядження
СКАЧАТИ
Приклад оформлення наказу про внесення змін до складу працівників, які направляються у відрядження
СКАЧАТИ
Перенесення дати прибуття з відрядження
Днем прибуття з відрядження вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Причому дата на транспортному квитку має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Затримка у відрядженні з ініціативи працівника
Працівник може затриматися у відрядженні з власної ініціативи, але лише на вихідні або святкові дні та за умови, що строк перебування поза місцем постійної роботи не перевищуватиме строк відрядження, передбачений Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення й т. ін., крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи (п. 7 розд. I Інструкції № 59).
Звісно, через затримку дата на транспортному квитку не збігатиметься з датою прибуття з відрядження, визначеною в наказі. У цьому разі:
- працівник у перший робочий день після прибуття з відрядження складає доповідну записку про причини затримки;
- керівник ознайомлюється з аргументами працівника та вирішує, чи переносити дату повернення з відрядження та, відповідно, чи відшкодовувати вартість проїзду з місця відрядження до місця роботи.
Своє рішення керівник викладає у резолюції на доповідній записці працівника.
Якщо керівник ініціював перенесення дати прибуття з відрядження, у відповідному наказі обов’язково зазначають:
…За дні затримки у відрядженні витрати на проживання працівнику не відшкодовуються, а добові не виплачуються.
Наказ видавати не потрібно у разі, якщо у перенесенні дати повернення з відрядження відмовлено. І вартість проїзду працівнику в такому випадку не компенсуватиметься.
За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення й т. ін. (абз. 3 п. 10 Розділу ІІ Інструкції № 59).
Увага!
Затримка у відрядженні з власної ініціативи в робочі дні може бути кваліфікована як прогул із відповідними наслідками для працівника.
Затримка у відрядженні через форс-мажорні обставини
Деколи затримку у відрядженні зумовлюють форс-мажорні обставини: перенесення зворотного рейсу тощо. Це — вагома підстава для продовження строку відрядження, яке оформляють наказом (розпорядженням) керівника підприємства (див. Додатки 5, 6):
- за наявності підтвердних документів;
- після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи;
- на підставі його доповідної записки (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).
Приклад оформлення доповідної записки про затримку у відрядженні
СКАЧАТИ
Приклад оформлення наказу про продовження терміну відрядження
СКАЧАТИ
Відтак працівнику відшкодовують витрати на найм житлового приміщення на час вимушеної зупинки в дорозі (за наявності підтвердних документів) і добові.
Затримка у відрядженні у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
У відрядженні ніхто не застрахований від складних ситуацій, зокрема хвороб. У разі тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику на загальних підставах:
- відшкодовують витрати на найм житлового приміщення (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні);
- виплачують добові протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров’я приступити до виконання службового доручення або повернутися до місця постійного проживання (але не більше 2-х місяців).
Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість повернутися до місця постійного проживання за станом здоров’я мають бути засвідчені в установленому порядку.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Кінцевий термін відрядження переносять відповідно до абзацу 1 пункту 10 розділу ІІ Інструкції № 59.
За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.
