Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і вказівкою керівництва. Як оформити різні види доповідних записок, одержати зразок доповідної записки ― детально у цій статті
Наразі нормативні акти в сфері діловодства, такі як, постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181, не місять чіткого визначення поняття «Доповідна записка».
Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, яким інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, стан виконання роботи тощо.
УВАГА!
Доповідна записка має ієрархічну спрямованість, тобто надходить від підлеглого до вищого керівництва
Доповідна записка: види
Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття певного рішення. За необхідності у доповідній записці подають висновки і пропозиції.
Внутрішню доповідну записку адресують керівнику юридичної особи або керівнику структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. Якщо внутрішню доповідну записку складає керівник структурного підрозділу на ім’я керівника юридичної особи, то її оформлюють на бланку відповідного структурного підрозділу (за наявності такого бланку), а якщо бланк структурного підрозділу не заведено, то — на стандартних аркушах паперу з відтворенням основних реквізитів бланку структурного підрозділу. Якщо внутрішню доповідну записку складає працівник структурного підрозділу на ім’я керівника цього підрозділу, її оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Підписує внутрішню доповідну записку відповідно керівник структурного підрозділу або працівник.
Зовнішню доповідну записку адресують, як правило, керівнику юридичної особи вищого рівня. Її оформлюють, переважно, на загальному бланку юридичної особи. Незалежно від того, хто є виконавцем зовнішньої доповідної записки, підписує її керівник юридичної особи.
Під час оформлення доповідних записок слід мати на увазі, що:
дату і реєстраційний індекс доповідної записки проставляють у день її підписання;
внутрішні доповідні записки реєструють окремо від зовнішніх;
текст доповідної записки поділяють на дві частини, кожну з яких друкують з абзацу. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити;
якщо доповідну записку подають або надсилають разом з додатками, то нижче тексту про це роблять відповідну відмітку;
у зовнішній доповідній записці у разі потреби зазначають відомості про виконавця (-ів).
Авторами внутрішньої доповідної записки можуть бути безпосередньо працівники чи керівники структурних підрозділів підприємства. Надалі внутрішні доповідні записки адресують керівникові підприємства чи керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник.
Відділ кадрів, зокрема, має справу з двома видами доповідних записок — вхідними та вихідними. Вхідні доповідні записки складають працівники інших відділів, вихідні ж оформлюють самі кадровики.
Приклад доповідної записки (доповідна записка — зразок 2023 — представлена вище): кадровик у доповідній може поінформувати директора про порушення правил керівниками структурних підрозділів — наприклад, про несвоєчасне подання табелів обліку робочого часу.
Проте, нерідко доповідні записки складають керівники структурних підрозділів, автор адресує доповідну записку керівнику підприємства, доповідны записки:
повідомляють, що працівники не пройшли медогляд, про порушення трудової дисципліни — якщо працівник покинув робоче місце раніше, ніж передбачалося; про появу на роботі працівника в нетверезому стані тощо;
вимагають вжити заходів — відсторонити від роботи, оголосити догану.
Зовнішню ж доповідну записку, зазвичай, адресують керівнику організації вищого рівня. Незалежно від того, хто є виконавцем зовнішньої доповідної записки, підписує її керівник підприємства.
Доповідна записка зовнішня: текст доповідної записки поділяють на дві частини — констатуючу та заключну. Приміром, таку записку пишуть з метою вчасно поінформувати начальника вищої інстанції про події, що впливають на сталість системи менеджменту на підприємстві.
Доповідна записка на працівника
Керівник підприємства не може особисто фіксувати порушення трудової дисципліни. Як правило, про це доповідають свідки, колеги чи керівник порушника. Якщо для вирішення нештатної ситуації потрібні конкретні заходи, зокрема, притягнути порушника до дисциплінарної відповідальності, то усного повідомлення замало, форма такого повідомлення — доповідна записка.
Доповідна записка — до неї слід внести не тільки докладний опис інциденту, що стався з працівником, а й прохання про покарання для порушника, щоб в подальшому такого не повторилося.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
