Докладная записка: определение понятия
В настоящее время нормативные акты в сфере делопроизводства, такие как постановление Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. № 55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности», ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5, зарегистрированным в Министерстве 2 юстиции июня 2015 г. под № 736/27181, не содержат четкого определения понятия «Докладная записка».
Докладная записка — это информационно-аналитический документ, которым информируют руководство о сложившейся ситуации, имеющих место фактах, состояние выполнения работы и т.п.
Докладная записка: виды
Докладная записка может готовиться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побуждать руководителя к принятию определенного решения. При необходимости в докладной записке дают выводы и предложения.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю юридического лица или руководителю структурного подразделения, которому непосредственно подчиняется работник — автор этой записки. Если внутреннюю докладную записку составляет руководитель структурного подразделения на имя руководителя юридического лица, то ее оформляют на бланке соответствующего структурного подразделения (при наличии такого бланка), а если бланк структурного подразделения не заведен, то на стандартных листах бумаги с воспроизведением основных реквизитов бланка структурного подразделения Если внутренняя докладная записка составляется работником структурного подразделения на имя руководителя этого подразделения, ее оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (в зависимости от объема текста). Подписывает внутреннюю докладную записку соответственно руководитель структурного подразделения или работник.
Внешнюю докладную записку адресуют, как правило, руководителю юридического лица высшего уровня. Ее оформляют преимущественно на общем бланке юридического лица. Независимо от того, кто является исполнителем внешней докладной записки, подписывает ее руководитель юридического лица.
- информационные — сообщают об изменениях в организации работы того или иного структурного подразделения предприятия;
- инициативные — содержат предложения по оптимизации и рационализации производственных процессов;
- содержательные — наиболее часто используемый вид докладных записок. Используют для отчета о проделанной работе.
Оформление докладной записки
Докладная записка оформляется с учетом требований ДСТУ 4163:2020.
- дату и регистрационный индекс докладной записки проставляют в день подписания;
- внутренние докладные записки регистрируют отдельно от внешних;
- текст докладной записки делят на две части, каждую из которых печатают из абзаца. В первой части приводят факты или описывают ситуацию, послужившую поводом для написания докладной записки. Во второй — дают анализ ситуации, предлагают возможные варианты ее решения, делают выводы по конкретным действиям, которые, по мнению автора, необходимо принять;
- если докладную записку подают или отправляют вместе с приложениями, ниже текста об этом делают соответствующую отметку;
- во внешней докладной записке в случае необходимости указывают сведения об исполнителе (-ях).
Шаблон докладной записки
Докладная записка (образец)
Авторы докладных записок
Авторами внутренней докладной записки могут быть непосредственно работники или руководители структурных подразделений предприятия. В дальнейшем внутренние докладные записки адресуют руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, которому подчиняется работник.
Отдел кадров, в частности, имеет дело с двумя видами докладных записок — входящими и исходящими. Входящие докладные записки составляют работники других отделов, а исходящие оформляют сами кадровики.
Пример докладной записки (докладная записка — образец 2023 — представлена выше): кадровик в докладной может проинформировать директора о нарушении правил руководителями структурных подразделений — например, о несвоевременном представлении табелей учета рабочего времени.
- сообщают, что работники не прошли медосмотр, о нарушении трудовой дисциплины — если работник покинул рабочее место раньше, чем предполагалось; о появлении на работе работника в нетрезвом состоянии;
- требуют принять меры — отстранить от работы, объявить выговор.
Докладная записка на работника
Руководитель предприятия не может лично фиксировать нарушение трудовой дисциплины. Обычно об этом докладывают свидетели, коллеги или руководитель нарушителя. Если для разрешения нештатной ситуации нужны конкретные меры, в частности, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, то устного сообщения мало, форма такого сообщения — докладная записка.
Докладная записка — в нее следует внести не только подробное описание произошедшего с работником инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось.
