Дистанційна робота набула нового значення, адже в умовах воєнного стану стала одним із правомірних механізмів продовження бізнесу. Що ж таке дистанційна робота та як правильно оформити дистанційну роботу? Які особливості має дистанційна робота в умовах війни? Відповіді на усі питання — у статті.
Дистанційна робота — це вид організації праці, за якої пріоритетним є виконання роботи в будь-якому місці за вибором працівника поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Дистанційна форма роботи має низку ознак. Користуйтеся наступними порадами аби швидко та правомірно реалізувати право працівника на дистанційну роботу:
1. Дистанційна робота — письмовий трудовий договір. Однак на час загрози епідемії, необхідності самоізолюватися та іншого форс-мажору — достатньо наказу про дистанційну роботу.
2. Працівник самостійно визначає робоче місце і несе відповідальність за його безпеку. Разом з тим, можна поєднувати дистанційний формат з роботою на робочому місці.
5. Загальна тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень або скороченої тривалості робочого часу, що передбачена ст. 51 КЗпП.
6. Працівнику гарантується вільний час для відпочинку — період відключення, що визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.
7. Дистанційна робота може бути як постійною, так і тимчасовою. Вкажіть про це у письмовому трудовому договорі та наказі про запровадження дистанційної роботи або наказі про прийняття на роботу.
Дистанційна робота: оформлення
Як оформити дистанційну роботу працівників? Трудові відносини з дистанційним працівником оформляйте за загальними правилами. Вимагайте від дистанційного працівника такі ж документи, що і від працівника, який працюватиме в офісі.
ВАЖЛИВО!
Якщо вас все ще турбує питання: «Дистанційна робота: як оформити?», користуйтеся типовою формою трудового договору про дистанційну роботу, що затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 № 913-21.
У разі постійної дистанційної роботи, укладайте з працівником за можливості письмовий трудовий договір незважаючи на те, що на час загрози поширення епідемії його можна укласти в усній формі — заявою працівника і наказом роботодавця.
Не забувайте повідомити податкову про прийняття працівника на роботу.
Оформте трудові відносини з працівником за алгоритмом від експерта. Як не заплутатися у формулюванні та правильно скласти заяви й накази про прийняття на роботу, підкажуть зразки документів. Скористайтеся шпаргалками та пам’ятками, щоб не забути важливого.
Складаючи наказ про запровадження дистанційної роботи, керуйтеся алгоритмом:
1. Визначте ініціатора такої форми організації праці. Якщо дистанційну роботу ініціює сам працівник, попросіть його написати заяву. У ній працівник вкаже бажану дату початку дистанційної роботи, засвідчить, що має обладнання і програмне забезпечення, щоби працювати дистанційно, або попросить роботодавця, аби той забезпечив його необхідним для роботи.
2. Складіть наказ про запровадження дистанційної роботи. Вкажіть у ньому строк, на який запроваджуєте дистанційну роботу, передбачте період відключення, розмір, порядок і строки виплати компенсації за використання належного працівнику або орендованого обладнання, програмно-технічних засобів і порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних із виконанням дистанційної роботи, усі можливі засоби електронного зв’язку, порядок і строки подання звітів про виконану роботу тощо.
3. Ознайомте працівника з наказом до запровадження дистанційної роботи. Попереджати працівника про зміну істотних умов праці за два місяці у цьому випадку не потрібно.
ЗАУВАЖТЕ!
Дистанційна робота: як оформити? Якщо укладено письмовий трудовий договір про дистанційну роботу – заява не потрібна; якщо дистанційну роботу ініціює роботодавець – заява не потрібна; ініціює працівник — просіть письмову заяву від нього.
Дистанційна робота в табелі
Роботу дистанційних працівників табелюйте, як звичайний робочий день, двома рядками:
у першому — кількість відпрацьованого часу згідно з ПВТР та умовами трудового договору;
у другому — позначка «Р» або «РС», якщо працівник працює неповний робочий час.
Дистанційна робота в умовах воєнного стану
Дистанційна робота — це можливість підтримувати економіку країни та продовжувати працювати під час воєнного стану.
Трудове законодавство передбачає, що у разі виникнення загрози збройної агресії дистанційну роботу можна запровадити наказом або розпорядженням. Не вказуйте у такому наказі адресу, за якою працівник працюватиме, адже він самостійно визначає місце роботи. Однак, обов’язково ознайомте працівників з наказом до початку дистанційної роботи в умовах воєнного стану. Повідомляти працівників про таку зміну умов праці за два місяці не потрібно.
Працювати дистанційно можуть ті працівники, яким для роботи достатньо мати ноутбук, доступ до інтернету або мобільний телефон. Наприклад: бухгалтер, програміст, аналітик комп’ютерних систем, дизайнер графічних робіт, маркетолог, редактор, диспетчер тощо.
Працівники суб’єктів господарювання державного сектору економіки за рішенням виконавчого органу або керівника суб’єкта господарювання можуть працювати дистанційно, але на території України. Так само і члени виконавчого органу або керівник суб’єкта господарювання за рішенням суб’єкта управління об’єктами державної власності, загальних зборів акціонерів/учасників господарських товариств, у статутному капіталі яких 50% акцій/часток належать державі, а також наглядових рад суб’єктів господарювання можуть працювати дистанційно на території України. Зверніть увагу, що дистанційна робота для таких працівників доступна лише за можливості забезпечити належну роботу підприємства.
Забезпечення безпеки працівників: основною перевагою є можливість зберегти здоров’я і життя людей, зменшити фізичні ризики, зокрема, при переміщенні до робочих місць у небезпечних зонах.
Гнучкість та адаптивність: дистанційна робота дозволяє співробітникам краще організувати свій час і адаптувати робочий графік відповідно до особистих обставин та потреб (наприклад, під час обстрілів або відключення світла).
Збереження робочих місць: дистанційний формат роботи дозволяє організаціям зберегти штат працівників і не припиняти діяльність навіть у випадку евакуації або перебування співробітників у різних частинах країни чи за кордоном.
Робота з будь-якої точки світу: для компаній, які мають працівників за кордоном або у безпечних регіонах, можливість працювати дистанційно дозволяє зберегти стабільність бізнесу, навіть коли частина персоналу виїхала через загрозу війни.
Виклики дистанційної роботи в умовах війни:
Проблеми з інфраструктурою: відключення електроенергії, проблеми з інтернет-зв’язком або доступом до технічних ресурсів можуть стати значними перешкодами для ефективної роботи на відстані. У таких умовах стає важливою готовність працівників мати альтернативні джерела живлення (наприклад, генератори) та швидке відновлення зв’язку.
Психологічне навантаження: робота в умовах війни, особливо якщо вона пов’язана з тривогою, стресом або страхом за близьких, може значно знижувати продуктивність. Підтримка психологічного здоров’я працівників стає важливою задачею для роботодавців.
Труднощі з комунікацією та координацією: у разі фізичної відсутності працівників в офісі складніше підтримувати ефективну командну взаємодію та оперативну координацію дій. Це вимагає налаштування чітких комунікаційних процесів і використання інструментів для онлайн-взаємодії.
Регулювання робочого часу: в умовах воєнного стану може бути важко підтримувати чітке дотримання робочого графіка через непередбачуваність ситуації. Наприклад, працівники можуть бути вимушені переривати роботу через тривогу або проблеми з доступом до інтернету.
Дистанційна робота в умовах воєнного стану стала важливим інструментом для підтримки бізнесу та забезпечення безпеки працівників. Незважаючи на численні труднощі, такі як проблеми з інфраструктурою, психологічне навантаження та складнощі в організації комунікацій, дистанційна робота дозволяє організаціям залишатися ефективними, гнучкими та адаптивними. Важливо забезпечити належну технічну підтримку, психологічну допомогу і чітке регулювання робочого процесу для досягнення максимальної продуктивності в умовах війни.
як правильно оформити дистанційну роботу? Які особливості має дистанційна робота в умовах війни?
