Порядок надання щорічної основної відпустки у мирний час і в умовах воєнного стану

Право працівника підприємства, установи, організації (далі — організація) на відпустки забезпечено:

• гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади) і заробітної плати;
• забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР 
  (далі — Закон про відпустки).

На громадян, які виконують роботу за договором підряду право на відпустки не поширюється, оскільки такі договори належать до цивільно-правових і їх укладення регулюють норми цивільного, а не трудового законодавстсва.

Право на щорічну основну відпустку мають усі працівники. Це її головна відмінність від усіх інших видів відпусток, для одержання яких необхідні спеціальні підстави. Щоб одержати щорічну основну відпустку, потрібен один факт — робота за трудовим договором протягом часу, коли працівник перебував з організацією у трудових відносинах.

Порядок надання щорічної основної відпустки

Порядок надання відпусток регулює стаття 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та стаття 10 Закону про відпустки.

Надання працівникам відпусток є обов’язком роботодавця. У іншому разі — в мирний час передбачена відповідальність за порушення законодавства про відпустки. В період дії воєнно стану не діє норма Закону про відпустки, яка забороняє ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136). 

Щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки).

За бажанням працівника разом зі щорічною основною відпусткою можуть надаватись щорічні додаткові відпустки.

Щорічні основна та додаткові відпустки надають працівникові з таким розрахунком, щоб їх було використано, як правило, до закінчення робочого року (чч. 2, 4 ст. 10 Закону про відпустки).

Зміни у законодавстві про відпустки

Тривалість щорічної основної відпустки

Щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). Для деяких категорій працівників така відпустка має більшу тривалість.

Тривалість щорічної основної відпустки для різних категорій працівників

Стаж, що надає право на щорічну основну відпустку

Стаття 82 КЗпП та стаття 9 Закону про відпустки регулюють порядок обчислення стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховуються:

• час фактичної роботи (у т. ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково, зокрема, час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу. Виняток — працівники, призвані на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийняті на військову службу за контрактом, зокрема, шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, якщо за ними зберігають місце роботи і посаду на підприємстві на час призову;

Стаж для щорічної основної відпустки: що включати, а що — ні

Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри

Збережіть собі цю шпаргалку. Експерт зібрав усе, що потрібно знати кадровику про стаж для щорічної відпустки. Також врахували останні зміни, що діють із 24 грудня 2023 року.

Скачати шпаргалку

• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачували допомогу по державному соціальному страхуванню. Виняток — частково оплачувана відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
•  час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачували заробітну плату в порядку, визначеному статтями 25 і 26 Закону про відпустки. Виняток — відпустка без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлена інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги — до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку;
• час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
• час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, зокрема, з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
• час, коли працівник, стосовно якого згідно із Законом України «Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей» встановили факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, фактично не працював у зв’язку з позбавленням особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата;
• інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Період перебування у відпустці без збереження заробітної плати за згодою сторін на період дії воєнного стану з 24.12.2023 не зараховують до стажу роботи для щорічної основної відпустки (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).

Оформлення щорічної основної відпустки

Розгляньмо правила оформлення щорічної основної відпустки.

Черговість надання відпусток визначають графіки, які затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (наприклад, Радою трудового колективу), і доводить до відома всіх працівників (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Коли складаєте графік відпусток дотримуйтесь правила: відпустка не повинна починатися раніше початку робочого року, за який її надають.

Дата початку відпустки в графіках можуть не встановлювати, а визначити місяць, в який нададуть відпустку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджують працівник і роботодавець. Роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Зразок повідомлення про початок відпустки

Якщо в графіку відпусток зазначили лише місяць відпустки, працівник щонайменше за три тижні до початку відпустки може написати заяву на щорічну основну відпустку. Роботодавець видає наказ про відпустку за два тижні до її початку та ознайомлює з ним працівника.

Наказ про надання щорічної основної відпустки можна оформити двома способами:

• за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489;
• за довільною формою, з дотриманням національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Основна щорічна відпустка в табелі

Умовні позначення, які використовують у табелі обліку використання робочого часу, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.

Щорічну основну відпустку у табелі позначайте буквеним кодом «В» або цифровим «08».

Щорічна основна відпустка під час воєнного стану

Надавайте відпустку за графіком, але враховуйте обмеження щодо надання відпустки під час воєнного стану, запроваджені Законом № 2136-ІХ.

У період дії воєнного стану роботодавець може обмежити надання працівнику щорічної основної відпустки тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, не використані у період дії воєнного стану дні такої відпустки переносяться на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можна надавати без збереження заробітної плати (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Чекліст: Питання, які досліджують під час перевірки оформлення трудових відносин у період воєнного стану

Що саме та за яких умов перевірятиме інспектор праці під час позапланової перевірки в період воєнного стану?

СКАЧАТИ ЧЕКЛІСТ

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення) (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

  Резерв відпусток: основні питання створення та розрахунку

Якщо працівник працює дистанційно в Україні або за кордоном, отримайте заяву й ознайомте працівника з наказом про відпустку, за допомогою доступних засобів зв’язку.