Створений резерв відпусток надає можливість на підприємстві рівномірно розподілити витрати на оплату відпусток протягом усього року. Читайте у статті як створити резерв відпусток та як його розраховувати
Підприємство зобов’язане виплатити зарплату за весь час відпочинку працівникам, що бажають реалізувати право на відпустку (ст. 115 КЗпП). І роботодавець має знайти резерви для виплати заробітної плати за час відпустки.
Тим паче, більшість працівників мають бажання використати відпустки влітку, внаслідок чого на підприємствах значно зростають обсяги витрат на виплати заробітної плати за час літніх відпусток. Для того, аби уникнути цих «стрибків» витрат, підприємства на початку року створюють резерв відпусток. Перш ніж нарахувати відпускні треба вже мати нараховане перед цим забезпечення (резерв) відпускних.
Резерв на оплату відпусток працівників розраховується і нараховується протягом року щомісячно, що дає змогу рівномірно розподілити витрати на оплату відпусток і забезпечити достовірність показників у фінансовій звітності у період відпусток.
Резерв відпусток 2024, як і будь-яке забезпечення в бухгалтерському обліку, це зобов’язання, що невизначене у часі використання та приблизне у розрахунку.
Рішення про створення резерву відпусток підприємства повинні відобразити у своєму наказі про облікову політику, окремий наказ про створення резерву відпусток зразок не потрібен.
Які підприємства зобов’язані формувати резерв відпусток
Формувати резерв оплати відпусток зобов’язані всі підприємства, що мають найманих працівників, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності. Такий обов’язок передбачений у чинних Національних положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку, зокрема, НП(С)БО 11 «Зобов’язання» (п. 13, 14) і НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» (п. 5, 7).
Крім того, Мінфін неодноразово підкреслював обов’язковість створення резерву відпусток у листах, зокрема, від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321, від 10.11.2006 № 31-34000-207-10/23936, від 24.05.2007 № 31-34000-10-10/ 10654, від 29.07.2009 № 31-34000-20-9/20640, від 23.01.2014 № 31-08410-07-10/1550.
Є винятки для певних підприємств щодо обов’язкового створення резерву відпусток. Так, відповідно до п. 7 розділу І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», не створювати забезпечення на виплату наступних відпусток працівникам (резерв відпусток) можуть:
мікропідприємства — юридичні особи, які визнані такими відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». До них належать підприємства, показники яких на дату складання річної фінансової звітності за рік, що передує звітному, відповідають щонайменше двом із таких критеріїв:
балансова вартість активів — до 350 тисяч євро включно;
чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — до 700 тисяч євро включно;
середня кількість працівників — до 10 осіб включно.
непідприємницькі товариства, наприклад,громадські об’єднання, споживчі товариства, релігійні організації, політичні партії, благодійні організації та інші.
Резерв відпусток створюють тільки для оплати щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також інших визначених додаткових відпусток. Пов’язано це з тим, що тільки за такими відпустками можна розрахунково визначити суму резерву, вони накопичуються. Перелік відпусток, для яких створюють та не створюють резерв, наведений у таблиці нижче.
сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (п. 13 НП(С)БО 11);
забезпечення використовується для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких воно було створено (п. 16 НП(С)БО 11). Тобто за рахунок резерву відпусток нараховують: оплату щорічних (основної та додаткових) відпусток, оплату інших визначених додаткових відпусток, компенсацію за невикористану відпустку, ЄСВ на суми цих відпускних і компенсації;
залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується). У разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов’язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню (п. 17 НП(С)БО 11).
Покроковий алгоритм створення резерву відпусток складається з трьох кроків.
Крок 1. Визначення коефіцієнту резервування (К).
Цей коефіцієнт розраховують на рік на його початку за формулою:
К
=
Впл.річ. ÷ФОПпл.річ.
Де К — коефіцієнт резервування, Впл.річ. — річна планова сума відпускних; ФОПпл.річ. — річний плановий фонд оплати праці за штатним розписом або фінпланом
Річну планову суму відпускних (Впл.річ.) можна визначати нa підставі графіка відпусток.
До розрахунку річного планового фонду оплати праці (ФОПпл.річ.) включають усі складові зарплати з розділів 1 та 2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5. Запланувати всі показники фонду оплати праці складно, тому ФОПпл.річ. можна визначити як суму окладів зі штатного розпису чи фінплану та премій, адже середній відсоток преміювання зазвичай сталий. Коефіцієнт обчислюють для підприємства загалом або для кожної категорії працівників окремо. Варіант розрахунку коефіцієнта резервування та його складових слід зафіксувати в Положенні про облікову політику, оскільки НП(С)БО не визначають відповідної методики.
Крок 2. Розрахунок коефіцієнту коригування резерву відпусток на суму відрахувань ЄСВ (Кєсв).
Формула розрахунку:
Кєсв
=
1 + ЄСВ ÷ 100
Де Кєсв — коефіцієнт коригування, ЄCB — ставка ЄСВ (загальна — 22%, для осіб із інвалідністю — 8,41%)
Значення коефіцієнтів К і Кєсв визначають один раз на весь рік. Якщо переглядаються планові показники річної суми чи загальний фонд оплати праці, видається наказ про перерахунок коефіцієнтів, у якому зазначається причина. Зміна значень коефіцієнтів — це зміна облікових оцінок.
Слід переглянути облікову оцінку, якщо змінюються обставини, на яких базувалася ця оцінка, або отримали додаткову інформацію (п. 6 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок та зміни у фінансових звітах»). Не потрібно коригувати нараховану суму резерву відпусток через перегляд коефіцієнтів, а слід застосовувати новий коефіцієнт забезпечення перспективно.
Крок 3. Обчислення щомісячної суми відрахувань до резерву відпусток (Рвідп).
Формула розрахунку:
Рвідп
=
ЗПфакт.міс × К × Кєсв
Де Рвідп — щомісячна сума відрахувань до резерву відпусток, ЗПфакт.міс — сума фактично нарахованої зарплати за звітний місяць, К — коефіцієнт резервування, Кєсв — коефіцієнт коригування
НП(С)БО не визначає, чи враховувати відпускні та компенсацію за невикористані відпустки у складі показників ЗПфакт.міс і ФОПпл.річ. Радимо зафіксувати спосіб розрахунку у внутрішніх документах установи.
На кінець року (на дату балансу) проводиться інвентаризація резерву відпусток в порядку, передбаченому Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
