Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами у практиці кадровика вимагає особливо ретельної підготовки документів. З усіх важливих питань стосовно оформлення декрету консультуємо у цьому матеріалі.
Оплачувану декретну відпустку надають на підставі медичного висновку а потім і листка непрацездатності. Для різних категорій вагітних відпустка по вагітності та пологам різниться в кількості днів. Це залежить від різних обставин (ч. 1 ст. 179 КЗпП, ч. 1 ст. 17 Закону про відпустки; далі — Закон № 504/96-ВР).
Тривалість відпустки по вагітності та пологам наведено у таблиці.
Загальна тривалість відпустки, дні
Кількість днів до пологів
Кількість днів після пологів, починаючи з дня пологів
Особливі умови
126
70
56
—
140
70
70
якщо народилося двоє й більше дітей;
за ускладнених або передчасних (до 30 тижнів вагітності) пологів
Слід чітко розмежувати: відпустка по вагітності та пологам надається на підставі наказу, а матеріальні виплати – на підставі листка непрацездатності.
Підтвердження цьому знаходимо в Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності (зі змінами від 15.09.2022) (далі — Інструкція). У цій Інструкції чітко вказано, що листок непрацездатності — це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.
Лікарняний фактично не надає декретної відпустки, а є лише підставою для звільнення від роботи та надання матеріального забезпечення. Допомога по вагітності та пологам підтверджена у ст. 20 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі — Закон № 1105). Тому працівник відділу кадрів має окремо ділити вагітність та пологи на відпустку і на допомогу.
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами відноситься до категорії соціальних, і згадується у Законі № 504/96-ВР. За будь-яким видом відпустки оформлюється наказ, оскільки він відображає її початок і закінчення. Номер наказу та його дата вносяться до особової картки працівниці. Обліковуються такі записи разом із іншими видами відпусток.
Інспектор відділу кадрів повинен почати працювати з е-лікарняним на восьмий день від дати відкриття (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 1234).
Призначення допомоги по вагітності та пологам
Оплата відпустки по вагітності та пологах надається жінці у розмірі 100 % середньої зарплати на підприємстві, і вона не залежить від страхового стажу (ч. 1 ст. 19 Закону № 1105). Інформація про стаж міститься у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, або ж у ПФУ, куди можна звернутися за формами ОК-5, ОК-7.
Відпускні нараховуються відповідно до середньої заробітної плати та кількості днів відпустки. Сума обчислюється за останні 12 місяців роботи працівниці на конкретному підприємстві. Причому вона має бути не більше за двократну мінімальну зарплату, але не меншою за однократну мінімальну зарплати, встановлену на час настання страхового випадку (п. 2 ч. 4 ст. 12, ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Обмеження розміру допомоги можливе лише у випадку, якщо вагітна має стаж роботи менше 6 місяців. Бухгалтер обчислить допомогу по вагітності та пологах з огляду на нараховану зарплату за цей період.
Рішення про надання допомоги чи її обмеження у зв'язку з вагітністю та пологами приймає уповноважений із соціального страхування на підприємстві не пізніше трьох робочих днів з дня надходження документів. На основі документів оформлюється протокол, в якому визначається рішення про призначення допомоги. Після цього бухгалтер подає заявку про фінансування саме цього виду допомоги до ПФУ.
Усього наразі існує понад 30 видів неоплачуваних відпусток. Було б зручно, якби всю інформацію можна було знайти у Законі України «Про відпустки». Насправді ж норми про деякі види відпусток «розкидані» по багатьох законах. Але я зібрала їх для вас в одній таблиці.
За бажанням жінка може надалі продовжувати працювати і вирішувати, коли має початися відпустка. Тому заява та наказ у цьому випадку є обов'язковими. Ці документи знімуть питання під час перевірки, чому відпустка почалася пізніше, ніж вказано у листку непрацездатності.
Заява складається на ім'я уповноваженого із соцстраху.
Копія заяви передається особі, відповідальній за облік робочого часу в підрозділі, де працює вагітна.
Табельник позначатиме дні як робочі до дати початку відпустки, вказаної у заяві. У табелі обліку робочого часу всі календарні дні, що припадають на період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами позначаються кодом «ВП».
Уповноважений призначить допомогу за фактичну кількість днів відпустки, наприклад, 104 к. дн. Також він передає в бухгалтерію примірник рішення й е-лікарняний. Бухгалтерія нараховує суми матеріального забезпечення та подає заяву-розрахунок до ПФУ.
Тривалість виплати допомоги по вагітності та пологах залежить від тривалості відпустки. Її виплачують у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (п. 2 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105). Допомога обчислюється сумарно та надається жінкам у повному обсязі незалежно від кількості днів відпустки, фактично використаних до пологів.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
