Як оплатити лікарняний: алгоритм дій

Загальні правила

Особливості призначення та здійснення страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності регулює Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).

Видача та перевірка лікарняних: зміни

Відтак, страхова виплата у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), гіг-контракту, іншого цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом, призначається та здійснюється за основним місцем роботи (діяльності). Допомога по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), допомога по вагітності та пологах застрахованим особам (у тому числі тим, які здійснюють підприємницьку чи іншу діяльність та одночасно працюють на умовах трудового договору) надається за основним місцем роботи (діяльності) та за місцем роботи за сумісництвом (наймом) у порядку, встановленому КМУ, з урахуванням особливостей для страхових випадків, передбачених абзацом третім частини третьої статті 36 Закону № 1105 (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105).

Розмір допомоги залежить від кількості днів непрацездатності, страхового стажу і кількості місяців упродовж року перед страховим випадком та сумарного заробітку працівника за розрахунковий період.

 У залежності від ситуації за розрахунковий період приймають:

Якщо ж працівник захворів у свій перший робочий день, розрахункового періоду не буде і оплата лікарняних проводитиметься на основі встановленого йому посадового окладу.

Сума страхових виплат застрахованій особі та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті.

Відповіді на поширені запитання від наших фахівців:

• Чи входить до стажу для щорічної відпустки неоплачувана тимчасова непрацездатність сумісника
• Чи можна звільнити працівницю, якщо після тривалої відсутності з’явився лікарняний із вагітності та пологів
• Чи надавати навчальну відпустку під час лікарняного
• Як оплатити лікарняний, якщо працівник має два основних місця роботи

Стаж роботи працівника впливає на розмір лікарняних через коефіцієнт, який застосовується до середньої заробітної плати. Цей коефіцієнт залежить від стажу працівника і становить:

Наприклад, якщо працівник має стаж роботи 3 роки і середня заробітна плата становить 10 000 гривень, то розмір його лікарняних становитиме 5 000 гривень (50 % від 10 000 гривень). Якщо ж працівник має стаж роботи 8 років і більше і середня заробітна плата становить 10 000 гривень, то розмір його лікарняних становитиме 10 000 гривень (100% від 10 000 гривень). Важливо зазначити, що стаж роботи, який береться до уваги при розрахунку лікарняних, це стаж роботи, за який сплачено страхові внески до Фонду соціального страхування України.

Роботодавець оплачує перші п’ять днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, решту — ПФУ.

Корисно знати:

• Чи оплатять е-лікарняний працівнику, з яким призупинили трудовий договір
• Чи враховують період призупинення трудового договору до страхового стажу для пенсії та оплати лікарняних

Підстави для оплати тимчасової непрацездатності працівників визначає частина перша статті 23 Закону № 1105.

Підставою оплати тимчасової непрацездатності, за умови формування е-лікарняного, є електронний листок непрацездатності, який надсилається страхувальникам через кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ (п. 2 розд. ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234).

Нарахування суми матеріального забезпечення та оформлення заяви-розрахунку роботодавець здійснює на підставі рішення уповноваженого із соціального страхування.

Бухгалтер подає заяву-розрахунок до головних управлінь ПФУ в областях та м. Києві (далі — територіальний орган ПФУ) не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення страхувальником про призначення страхової виплати в один з таких способів:

• у паперовій формі шляхом особистого звернення або надсилання поштовим відправленням;
• в електронній формі через вебпортал електронних послуг ПФУ (далі — вебпортал ПФУ) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія) (у разі наявності технічної можливості) (п. 4 Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою правління ПФУ від 19.08.2025  № 28-1).

ПФУ за відсутності зауважень фінансує роботодавця протягом трьох робочих днів після надходження заяви-розрахунку (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Роботодавець, як тільки кошти надійдуть на рахунок, зобов’язаний виплатити допомогу по тимчасовій непрацездатності або по вагітності та пологах працівнику в найближчий день зарплати, а виконавцю робіт за договором — протягом десяти робочих днів після призначення допомоги.

Як оплатити лікарняний, відкритий до призупинення трудового договору, частина якого припадає на призупинення

Ірина Житкова продуктовий директор Експертус Кадри, експерт з трудового законодавства

Читати алгоритм

На розмір і особливості оплати лікарняного (наприклад, лікарняного по вагітності і пологах) може впливати належність працівника до певної категорії (чорнобильці, учасники бойових дій тощо).

Також мають значення для прийняття рішення про оплату лікарняного умови, за яких настала непрацездатність, наприклад, простій чи прогул.

Відмова в оплаті лікарняних

На підставі частини 1 статті 16 Закону № 1105 Уповноважений відмовляє в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності у таких ситуаціях:

1. страховий випадок трапився при вчиненні злочину;
2. навмисно заподіяна шкода своєму здоров’ю або симулювання хвороби застрахованою особою з метою ухилення від роботи чи виконання службових обов’язків;
3. настання страхового випадку за час перебування особи під арештом, проведення судово-медичної експертизи, а також протягом примусового лікування, призначеного за постановою суду;
4. непрацездатність  через захворювання або травму, що сталися внаслідок алкогольного чи іншого видів сп’яніння і пов’язаних з ним дій;
5. настання страхового випадку в період відпустки без збереження зарплати, а також творчій і додатковій відпустці;
6. за період, вказаний у листку непрацездатності, що визнаний необґрунтованим.

Також відмову в оплаті лікарняних отримують працівники, які під час тимчасової непрацездатності порушують встановлений для них лікарем режим, не виконують інструкцій і рекомендацій фахівців, або без поважних причин не з’являються у призначений строк на медичний огляд. Уповноважений з дня допущення порушення визначає строк, на який працівники втрачають право на оплату лікарняного. Фіксує у протоколі рішення про відмову у призначенні допомоги (або її частини) по тимчасовій непрацездатності і видає чи надсилає працівнику відповідне повідомлення не пізніше п’яти днів після ухвалення рішення.

Повідомлення про відмову в призначенні допомоги за лікарняним

Скачати зразок

Відповідальність за неправильно оплачені лікарняні

Роботодавець несе відповідальність за порушення порядку використання страхових коштів, тобто за неправильно нараховані суми для оплати листків непрацездатності (п. 1 ч. 5 ст. 8 Закону № 1105). Роботодавець повертає ПФУ неправомірно витрачену суму страхових коштів у повному обсязі, а також сплачує штраф у розмірі 50 % цієї суми (ч. 6 ст. 8 Закону №1105) .

Роботодавець несе відповідальність:

1. порушення порядку використання страхових коштів, несвоєчасне або неповне їх повернення;
2. несвоєчасне подання або неподання відомостей, встановлених Законом № 1105;
3. подання недостовірних відомостей про використання страхових коштів;
4. шкоду, заподіяну застрахованим особам або уповноваженому органу управління внаслідок невиконання або неналежного виконання обов’язків, визначених Законом № 1105 (ч. 5 ст. 8 Закону № 1105).