Графік відпусток — це локальний нормативний акт роботодавця, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році та належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.
Складання графіка відпусток передбачає частина четверта статті 79 КЗпП та частина 10 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).
На період дії воєнного стану відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) призупинено дію окремих норм КЗпП та Закону № 504, зокрема щодо особливості надання відпусток. Утім ці норми не стосуються порядку надання відпусток, передбаченого статтею 10 Закону № 504. Тому і в період дії воєнного стану складайте графіки відпусток.
УВАГА!
Графіки відпусток також складають під час воєнного стану
Коли складається графік відпусток
В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 № 213 (далі — Типові правила). Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня (лист Мінсоцполітики «Щодо надання роз’яснення» від 25.08.2015 № 475/13/116-15).
Графік відпусток на підприємстві складають, як правило, в листопаді-грудні року, що передує календарному року, на який і складають цей графік.
Працівникам кадрових служб підприємств, на яких працюють менш ніж 50 робітників, достатньо 2 тижнів для їх складання. Тому роботу можна розпочинати у грудні. Коли працівників більше, то роботу варто розпочинати ще у листопаді.
При складенні графіку відпусток врахуйте: якщо дні відпустки припадають на перші числа нового календарного року, необхідно встигнути письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ст.10 Закону № 504).
Тому радимо графік відпусток працівників на наступний рік затверджувати не пізніше 15 грудня поточного року.
Підсумовуючи вищевикладене, рекомендуємо процедуру і строки розроблення графіка відпусток прописати в одному з локальних нормативних актів підприємства, наприклад, в інструкції з кадрового діловодства, а за її відсутності — у Правилах внутрішнього трудового розпорядку).
Як складати графік відпусток працівників
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом.
Збережіть собі цю шпаргалку. Експерт зібрав усе, що потрібно знати кадровику про стаж для щорічної відпустки. Також врахували останні зміни, що діють із 24 грудня 2023 року.
На сьогодні законодавство не містить типову форму графіка відпусток. Тому кожне підприємство має право скласти його у довільній формі. Але складати його потрібно з урахуванням норм Закону № 504 та ДСТУ 4163:2020.
У графіку відпусток можна вказати такі відомості щодо відпустки:
найменування структурного підрозділу;
назва посади;
прізвище, ім’я, по батькові;
вид відпустки;
робочий (календарний) рік, за який надаватимете відпустку;
кількість календарних днів відпустки;
період відпустки — конкретні дати початку і закінчення або місяці, в які почнеться і закінчиться відпустка;
підпис працівника про ознайомлення;
інформація про перенесення відпустки — підстава та нова дата;
Оновлені правила розрахунку середньої зарплати та зміни у виплаті компенсації
Систематизувати прізвища у графіку відпусток доцільно, насамперед, за підрозділами, а потім:
за прізвищами працівників в алфавітному порядку;
або за посадами від керівника до робітника;
або за періодом відпусток.
При складанні графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Включати у графік відпусток необхідно всіх працівників підприємства, незалежно від дати працевлаштування та статусу.
Для зручності під час підготовки графіка відпусток на підприємстві пропонуємо скласти та постійно вести таблицю з відомостями по відпустках кожного працівника. У таблиці можливо зазначити таке:
При складанні графіка відпусток слід враховувати побажання щодо відпочинку працівників, які мають право на щорічну відпустку у зручний час (ст.10 Закону № 504).
З метою забезпечення безперервної роботи підприємства, пропонуємо до графіка відпусток включити й такі відпустки, як:
додаткову відпустку окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності;
додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Аби убезпечити себе від порушення трудового законодавства, рекомендуємо вносити до графіка відпусток ті відпустки, що не використані в минулих роках, якщо такі є у працівників. Але тут врахуйте норми Закону № 2136.
Необхідно планувати щорічні відпустки сумісникам та працівницям, в яких наступного року закінчиться відпустка для догляду за дитиною до трьох або шести років.
Щодо планування щорічних відпусток працівникам, які проходять військову службу, або з якими немає зв’язку, то:
таких працівників не включайте до графіка відпусток. Коли працівник з’явиться, можна зробити доповнення до графіка або надати щорічну відпустку поза графіком.
Також складають графік для «чорнобильських» відпусток, який слід подати до органу соцзахисту населення не пізніше, аніж 31 жовтня поточного року.
УВАГА!
Згідно із Законом № 2136, під час дії воєнного стану роботодавець може самостійно визначати порядок організації діловодства — це стосується підприємств у районах активних бойових дій. Відповідно, в зоні бойових дій керівник може самостійно вирішувати питання складання графіка відпусток
Хто затверджує графік відпусток
Черговість надання відпусток визначають графіки, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.
УВАГА!
Якщо на підприємстві немає профспілки, то графік відпусток погоджується з іншим представницьким органом трудового колективу. Зазвичай це Рада трудового колективу, а на невеликих підприємствах — уповноважений представник трудового колективу
Готовий графік відпусток відповідальна посадова особа, яка його складала, подає роботодавцю.
Графік відпусток затверджує керівник підприємства грифом затвердження, без наказу, або шляхом видання окремого наказу.
Наразі нормативні акти не визначають способу затвердження графіка відпусток. Тому обидва вищевказані способи прийнятні, роботодавець повинен самостійно прийняти рішення, як це робити.
УВАГА!
Відсутність графіка відпусток може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства» й потягне за собою відповідальність у вигляді фінансових санкцій у розмірі мінімальної заробітної плати
Як ознайомити працівників з графіком відпусток
Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Ця вимога зафіксована в статті 79 КЗпП і статті 10 Закону № 504.
Письмове ознайомлення з графіком відпусток, за якого працівники ставлять особистий підпис, є найдоцільнішим. Для цього можна передбачити в тексті графіка окрему графу «Підпис» або на зворотному боці його останнього аркуша оформити відмітку «З графіком відпусток ознайомлені», в якій прізвища працівників мають розміщуватися в алфавітному порядку. У такій відмітці працівники й ставитимуть свої підписи й дату ознайомлення з документом.
У разі, коли графік відпусток затверджений наказом, то відповідно до ДСТУ 4163:2020 при оформленні цього розпорядчого документу використовують реквізит «28 — відмітка про ознайомлення з документом».
Оформте за зразками поділ, перенесення чи продовження щорічної відпустки в разі тимчасової непрацездатності працівника, виконання ним громадських обов’язків, збігу відпусток та з ініціативи роботодавця.
Ознайомлення з графіком відпусток здійснює відповідальна посадова особа. Якщо на підприємстві працює понад 50 осіб, тоді можна доручити ознайомлення керівникам підрозділів.
Якщо деякі працівники працюють дистанційно, або хворіють чи відсутні з інших причин, то їх теж обов’язково потрібно ознайомити з графіком відпусток під підпис. Довести графік відпусток до таких працівників можливо у той спосіб, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі — електронна пошта, Viber тощо. Факт ознайомлення у цьому випадку — одержання від працівника повідомлення про ознайомлення з графіком відпусток, з датою та ПІБ працівника.
АКТУАЛЬНО: 
