Что такое график отпусков
График отпусков — это локальный нормативный акт работодателя, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и относится к организационно-распорядительной документации. Именно поэтому с момента утверждения этого документа как работник, так и работодатель должны соблюдать его выполнение.
Составление графика отпусков предусмотрено ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон № 504).
Следует отметить, что на период действия военного положения в соответствии с Законом Украины от 15.03.2022 г. № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее — Закон № 2136) приостановлено действие отдельных норм КЗоТ и Закона № 504, в том числе относительно особенностей предоставления отпусков, но это не касается порядка предоставления отпусков, предусмотренного ст. 10 Закона № 504. В связи с этим можно заключить, что в период действия военного положения графики отпусков составляются. То есть графики отпусков должны быть обязательно составлены на 2024 год.
ВАЖНО! Срок действия военного положения в Украине продлен до 15 ноября 2023 года
Когда составляется график отпусков
В Украине продолжают действовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20.07.84 г. № 213. Пункт 20 настоящих Типовых правил предусматривает, что графики отпусков составляются на каждый рабочий год не позднее 5 января (письмо Минсоцполитики от 25.08.2015 № 475/13/116-15 «О предоставлении разъяснения»).
График отпусков на предприятии готовится обычно в ноябре-декабре года, предшествующего календарному году, на который и составляется этот график.
Работникам кадровых служб предприятий, на которых работают менее 50 рабочих, достаточно 2 недель для их составления, поэтому работа может быть начата в декабре. Когда рабочих больше, то работу следует начинать еще в ноябре.
При составлении графика отпусков нужно учесть следующее: если отпускные дни могут приходиться на первые числа нового календарного года, то необходимо будет успеть письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ст.10 Закона № 504).
Поэтому рекомендуем график отпусков работников на следующий год утверждать не позднее 15 декабря текущего года.
Подводя итог вышеизложенному, рекомендуем процедуру и сроки разработки графика отпусков прописать в одном из локальных нормативных актов предприятия (например, в инструкции по кадровому делопроизводству, а при ее отсутствии целесообразно уделить внимание этим вопросам в Правилах внутреннего трудового распорядка).
Как составлять график отпусков работников
Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком отпусков, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным органом.
Учтены последние изменения из-за военного положения
На сегодняшний день действующим законодательством не предусмотрена типовая форма графика отпусков. Поэтому каждое предприятие вправе составить его в произвольной форме. Но составлять его нужно с учетом норм Закона №504 и ДСТУ 4163:2020.
В графике отпусков можно указать следующие сведения об отпуске:
- наименование структурного подразделения;
- название должности;
- фамилия, имя, отчество;
- вид отпуска;
- рабочий (календарный) год, за который будете предоставлять отпуск;
- количество календарных дней отпуска;
- период отпуска — конкретные даты начала и окончания или месяцы, в которые начнется и закончится отпуск;
- подпись работника об ознакомлении;
- информация о переносе отпуска — основание и новая дата;
- примечания.
Систематизировать фамилии в графике отпусков целесообразно, прежде всего, по подразделениям, а затем:
- по фамилиям работников в алфавитном порядке;
- или по должностям от руководителя к рабочему;
- или по периоду отпусков.
- сколько дней ежегодного основного отпуска полагается работнику, в том числе и неиспользованных за прошедшие годы;
- имеет ли право на дополнительные ежегодные отпуска;
- имеет ли право на отпуск в удобное время и т.д.
- основной, в частности, неиспользованный за прошлые годы;
- дополнительный за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;
- дополнительный за особый характер труда;
- другие дополнительные, предусмотренные законодательством (за стаж госслужащим, должностным лицам органов местного самоуправления и т.п.).
Как предоставить отпуск во время простоя
- отпуск участникам боевых действий и инвалидам войны;
- дополнительный отпуск работникам, имеющим детей.
АКТУАЛЬНО: 
Необходимо планировать ежегодные отпуска совместителям и работницам, у которых в следующем году закончится отпуск по уходу за ребенком до трех или шести лет.
О планировании ежегодных отпусков работникам, проходящим военную службу, или с которыми нет связи:
Таких работников не нужно включать в график отпусков. Когда работник появится, можно сделать дополнение к графику или предоставить ежегодный отпуск вне графика.
Также составляют график для «чернобыльских» отпусков, который следует подать в орган соцзащиты населения не позднее 31 октября текущего года.
Кто утверждает график отпусков
Очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и сообщает всем работникам.
Готовый график отпусков ответственное должностное лицо, которого его готовило, представляет работодателю (собственнику или уполномоченному им органу).
График отпусков утверждает руководитель предприятия лично своей подписью и печатью, без приказа или путем издания отдельного приказа.
В настоящее время нормативные акты не определяют способ утверждения графика отпусков. Поэтому оба вышеуказанных способа приемлемы, работодатель должен самостоятельно принять решение, как это делать.
Как ознакомить работников с графиком отпусков
Согласованный и утвержденный график отпусков доводят до сведения всех работников предприятия. Это требование зафиксировано в ст. 79 КЗоТ и ст.10 Закона № 504.
Письменное ознакомление с графиком отпусков, при котором работники ставят личную подпись, наиболее целесообразно. Для этого можно предусмотреть в тексте графика отдельную графу «Подпись» или на обратной стороне последнего листа оформить отметку «С графиком отпусков ознакомлены», в которой фамилии работников должны размещаться в алфавитном порядке. В такой отметке работники будут ставить свои подписи и дату ознакомления с документом.
Если график отпусков утвержден приказом, то в соответствии с ДСТУ 4163:2020 при оформлении этого распорядительного документа используют реквизит «28 — отметка об ознакомлении с документом».
Знакомство с графиком отпусков осуществляет ответственное должностное лицо. Если на предприятии работают более 50 человек, тогда можно поручить ознакомление руководителям подразделений.
Если некоторые работники работают дистанционно, или болеют, или отсутствуют по другим причинам, то их тоже обязательно нужно ознакомить с графиком отпусков под подпись. Довести график отпусков до таких работников можно таким образом, о котором работник и работодатель договорились в трудовом договоре — электронная почта, Viber и т.д. Факт ознакомления в этом случае — получение от работника сообщения об ознакомлении с графиком отпусков, с датой и ФИО работника.
