Компенсація відпустки при звільненні — право працівників. Читайте у статті: що таке відпускні при звільненні; як розрахувати кількість днів компенсації за невикористану відпустку; коли можлива заміна відпустки грошовою компенсацією; чи законна грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення; як нараховується компенсація за невикористану відпустку?
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні передбачена у статті 83 КЗпП та ст. 24 Закону України «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки). Відтак, роботодавець має нарахувати й виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки і також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки).
Скористайтеся прикладами, як тепер відображати в наказах невикористані дні відпустки. Оновлені правила розрахунку середньої зарплати та зміни у виплаті компенсації за невикористані відпустки спричинили чимало запитань не лише в бухгалтерів, а й у кадровиків.
До щорічних відпусток належать (ст. 4 Закону про відпустки):
основна;
додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
додаткова відпустка за особливий характер праці, зокрема, за ненормований робочий день, за роботу за комп’ютером;
інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
До відома!
До інших додаткових щорічних відпусток, за які нараховується компенсація при звільненні, відносять, наприклад, додаткову оплачувану відпустку за вислугу років, що надають державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування (лист Мінсоцполітики, Головне управління Державної служби при КМУ «Про порядок надання державним службовцям додаткової оплачуваної відпустки» від 27.01.1999 №№ 13-294, 10/364). Врахуйте, що зразок наказу про додаткову відпустку за стаж державної служби обов’язково має містити підставу надання такої відпустки (чітко прописаний стаж держслужбовця).
Компенсація відпустки та підстави звільнення
Нерідко до редакції надходить запитання: чи залежить від підстави звільнення нарахування компенсації невикористаної відпустки?
Відповідаємо: ні. Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не містять норми та підстави звільнення, за яких правомірно позбавити працівника права на щорічну відпустку, і, відповідно, випадки, коли компенсація за відпустку не сплачується. Виплата компенсації за невикористані дні щорічної відпустки — обов’язок роботодавця, незалежно від підстави звільнення — прогул, розкрадання майна власника, поява на роботі в нетверезому стані тощо.
Коли виплачується компенсація за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється
За загальним правилом — у день звільнення. Грошова компенсація за невикористані відпустки, що належать працівнику від підприємства, виплачуйте у день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми виплачують не пізніше наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явить вимогу про розрахунок (ч. 1 ст. 116 КЗпП). Отже, компенсація за невикористану відпустку після звільнення також цілком можлива.
Компенсація за невикористану відпустку без звільнення 2024
Грошова компенсація за невикористані щорічні відпустки можлива і без звільнення, якщо цього бажає працівник (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки). Коли розраховуєте кількість днів відпустки при звільненні, врахуйте дві умови:
працівник використав за відповідний робочий рік щонайменше 24 к. д. відпустки;
закінчився робочий рік, за дні відпустки якої працівник хоче отримати компенсацію.
Тривалість щорічної основної відпустки за один робочий рік не може бути меншою 24 календарних днів (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). Деякі категорії працівників мають право на збільшену тривалість щорічної основної відпустки. Так, тривалість щорічної основної відпустки працівників з інвалідністю I і II груп становить 30 к. д., а працівників з інвалідністю III групи — 26 к. д. (ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки).
За бажанням працівника роботодавець може компенсувати дні таких невикористаних відпусток:
інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні — приклад імперативної норми, тобто норми прямої дії, і не залежить від бажання роботодавця, на відміну від, наприклад, норми щодо поділу щорічної відпустки. Роботодавець не вправі відмовити працівнику у законному бажанні отримати компенсацію за частину щорічної відпустки.
Роботодавець не вправі відмовити працівнику у законному бажанні отримати компенсацію за частину щорічної відпустки. Ця норма імперативна, тобто норма прямої дії, і не залежить від бажання роботодавця, на відміну від, наприклад, норми щодо поділу щорічної відпустки.
Відпустку на дітей щорічно надають одному збатьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, та іншим категоріям працівників. Інших умов Закон про відпустки невисуває. У шпаргалці ви знайдете перелік документів, що підтверджують право на додаткову відпустку на дітей для різних категорій працівників.
Приклад
Працівник з інвалідністю ІІ групи використав 24 к. д. щорічної основної відпустки за робочий рік 11.03.2022 — 10.03.2023. За 6 к. д. щорічної основної відпустки працівник має право замінити компенсацією, навіть якщо не звільняється.
Не всі працівники, які мають щорічну відпустку тривалістю понад 24 к д., мають право отримати за неї компенсацію, якщо не звільняються. Зокрема, це особи віком до 18 років, для яких тривалість щорічної відпустки становить 31 к. д. (ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки). Отримати грошову компенсацію за щорічну відпустку вони можуть лише при звільненні.
Також не всі види відпусток можна замінити компенсацією, якщо працівник не звільняється. Наприклад, розрахунок невикористаної відпустки «на дітей» можна отримати тільки у разі звільнення. Чому? Вона належить до соціальних відпусток, а не до щорічних. А замінити невикористану частину відпустки грошовою компенсацією можна, якщо вона належить до щорічних (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки).
Компенсація відпустки при звільненні, розрахунок якої прагне отримати працівник, здійснюється за його заявою.
Заява про виплату грошової компенсації за частину щорічної відпустки
Перш ніж розпочати розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні перевірте, чи законно замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією. Загалом, компенсація за невикористану відпустку, розрахунок якої вказаний нижче у статті, здійснюється на підставі наказу роботодавця. Наказ реєструють у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, копію наказу передають бухгалтеру.
Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку: зразок
Кадровик ознайомлює працівника з наказом про виплату компенсації за невикористані дні щорічної відпустки під підпис або альтернативним способом, про який домовилися працівник і роботодавець. Такий наказ має містити інформацію про вид відпустки, за який виплачуватиметься компенсація, розрахунок днів компенсації за невикористану відпустку, робочий рік, за який не використано відпустку. Відтак, компенсація за невикористану відпустку за попередні роки також цілком можлива, але здійснюється зі своїми особливостями. Наприклад, компенсація за невикористану відпустку 2022 року буде здійснюватися з розрахунком середньої заробітної плати, святкових та неробочих днів за цей рік.
До відома!
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).
Внесіть до особової картки працівника П-2 та до графіка відпусток інформацію про виплату компенсації за дні щорічної відпустки.
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні: приклад розрахунку
Як розрахувати невикористану відпустку при звільненні? Щоб правильно порахувати кількість днів щорічної основної відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію при звільненні, зважайте на періоди, що зараховують до стажу роботи для цієї відпустки (ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Розрахунок відпустки при звільненні треба здійснювати, враховуючи Роз’яснення Мінекономіки щодо порядку обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після 31.12.2023. А обчислення середньої заробітної плати працівникам проводиться відповідно до норм Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 (зі змінами) (далі — Порядок).
Якщо працівник отримує компенсацію за дні відпусток, на які він набув право до 31.12.2023, розрахунок середньої заробітної плати здійснюється виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. Таким чином, в розрахунок включаються місяці, відпрацьовані упродовж 2023 року.
Заробітна плата, нарахована працівнику у 2023 році (за фактично відпрацьований час з 1 січня або з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку), ділиться на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Отримана середньоденна заробітна плата множиться на кількість днів відпустки, що підлягають оплаті.
При цьому обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки працівнику за 2024 рік (на які він набув право після 31.12.2023) проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки.
Тобто щодо компенсації за невикористані відпустки, право на які було набуто до 31.12.2023 (включно), застосовуємо новий підхід, а щодо компенсації за відпустки починаючи з 01.01.2024 — старий підхід.
Отже, при звільнені працівника у 2024 році для розрахунку компенсації за невикористані відпустки роботодавець має обчислювати дві середні заробітні плати. Та й саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 та після цієї дати.
Якщо працівник відпрацював кілька повних місяців, кадровик умить порахує, скільки днів відпустки той заробив:
по 2 дні за місяць — якщо відпустка 24 к. д.;
по 2,5 дні за місяць — якщо відпустка 30 к. д.
Як порахувати, якщо працівника прийняли 21.11.2023, а звільняється він 14.12.2023? Дехто міркує так: якщо працівник відпрацював у місяці 15 днів, нарахуємо один день відпустки, а якщо менше — жодного. Проте найточніший результат отримаємо за формулою, яку рекомендує Мінсоцполітики (лист від 24.06.2011 № 208/13/116-11):
Туст ÷ (365-11) × N,
де
Туст — тривалість щорічної основної відпустки, на яку має право працівник (приміром, 24, 28, 30 к. д.);
365 — кількість календарних днів у році, якщо рік високосний — 366;
11 — стандартна кількість святкових і неробочих днів за рік;
N — кількість календарних днів, які працівник відпрацював за робочий рік чи період, без урахування святкових і неробочих днів.
Увага!
Цією формулою користуються бухгалтери при обчисленні середнього заробітку для оплати відпусток.
Щоб порахувати кількість днів щорічної основної відпуски, які слід компенсувати при звільненні:
1. Визначте, скільки днів відпустки заробляє працівник за один день роботи:
24 ÷ (365 – 11) ≈ 0,0677966 (к. д.).
2. Обчисліть кількість календарних днів у робочому періоді працівника — із вихідними, але без святкових і неробочих днів.
Із 21.11.2023 по 14.12.2023 — 22 (к. д.):
22 – 1 = 21 (к. д.).
3. Перемножте одержані числа:
0,0677966 × 21 ≈ 1,4237286.
Заокруглюємо результат — отримуємо 1.
Отже, при звільненні роботодавець повинен виплатити працівнику компенсацію за 1 день щорічної основної відпустки.
Усього наразі існує понад 30 видів неоплачуваних відпусток. Було б зручно, якби всю інформацію можна було знайти у Законі України «Про відпустки». Насправді ж норми про деякі види відпусток «розкидані» по багатьох законах. Але я зібрала їх для вас в одній таблиці.
Особливості нарахування компенсації за невикористану відпустку під час воєнного стану
Як і в мирний час, під час воєнного стану роботодавець виплачує працівнику при звільненні компенсацію за невикористану щорічну відпустку. Однак, з 24.03.2022 на період дії воєнного стану скасували святкові й неробочі дні (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ). Це вплинуло на кількість святкових і неробочих днів у 2022 та 2023 роках.
Компенсація за невикористану відпустку при звільненні: приклад
Працівник звільняється 28.10.2022 і не використав щорічну основну відпустку за період з 01.09.2022 по 28.10.2022. На дату звільнення воєнний стан продовжили до 21.11.2022. З цього виходимо, обчислюючи кількість святкових і неробочих днів, що припадають на поточний робочий рік працівника — 01.09.2022-31.08.2023. На цей період припадає 12 святкових і не робочих днів, з яких віднімаємо одне свято 14.10.2022, що припало на період воєнного стану.
З 01.09.2022 по 28.10.2022 — 58 к. д.
24 ÷ (365 – 11) × 58 ≈ 3,9322 к. д.
Роботодавець має виплатити компенсацію за невикористану відпустку працівнику за 4 к. д.
Компенсація невикористаної відпустки при переведенні
З 19 липня 2022 року виключили частину третю статті 24 Закону про відпустки, що передбачала право працівника перерахувати компенсацію за невикористану щорічну відпустку, якщо його звільняють за переведенням на інше підприємство. Тепер при звільненні працівника на підставі пункту 5 статті 36 КЗпП роботодавець завжди виплачує працівнику компенсацію за невикористану щорічну відпустку.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
