Майже всі офісні працівники, так звані «білі комірці», працюють із комп’ютером. Як визначити, кому з працівників і якої тривалості слід надавати щорічну додаткову відпустку за роботу на комп’ютері? Чи потрібно проводити атестацію робочих місць за умовами праці? Як вести облік часу, відпрацьованого на комп’ютері? Чи обов’язково, взагалі, надавати працівникам таку відпустку?
Згідно з пунктом 1 частини першої статті 8 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, надаються щорічні додаткові відпустки за особливий характер праці за Списком виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, затвердженим постановою КМУ від 17.11.1997 № 1290 (додаток 2 до постанови; далі — Список № 1290-2).
Позиція 58 підрозділу «Інші види виробництв» розділу ХХІІ «Загальні професії за всіма галузями господарства» Списку № 1290-2 установлює право працівників, які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах, на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, зокрема відпустку за роботу за комп’ютером, тривалістю до чотирьох календарних днів.
Оформте за зразками поділ, перенесення чи продовження щорічної відпустки в разі тимчасової непрацездатності працівника, виконання ним громадських обов’язків, збігу відпусток та з ініціативи роботодавця.
Під час роботи за комп’ютером працівники зазнають зорове та нервово-емоційне напруження (п. 1.3 ДСанПіН МОЗ «Державні санітарні правила і норми роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин» від 10.12.1998 № 7). Тому таку роботу відносять до особливого характеру праці.
Мінсоцполітики наказом від 14.02.2018 № 207 затвердило «Вимоги щодо безпеки та захисту здоров’я працівників під час роботи з екранними пристроями». Серед іншого, роботодавець має за рахунок тривалості робочої зміни організувати внутрішні регламентовані перерви для відпочинку та забезпечити за свій рахунок проведення медичних оглядів.
Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах (ч. 2 ст. 8 Закону про відпустки). Отже, встановити відпустку за роботу за комп’ютером наказом роботодавця неправомірно.
Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327, містить такі професійні назви як інженер з програмного забезпечення комп’ютерів, адміністратор мереж, аналітик операційного та прикладного програмного забезпечення, оператор комп’ютерного набору, з назви яких очевидно, що працівник майже увесь робочий час проводить за персональним комп’ютером. Таким працівникам встановлюють максимальну тривалість щорічної додаткової відпустки за роботу за комп’ютером — чотири календарних дні.
Офісні працівники, зокрема, секретарі, бухгалтери, працівники кадрової служби, зазвичай, виконують роботу за персональним комп’ютером не менше половини тривалості робочого дня. Тому тривалість щорічної додаткової відпустки за роботу за комп’ютером може бути встановлена, приміром два або три дні, залежно від часу фактичної зайнятості роботою на комп’ютері.
Для розрахунку тривалості щорічної додаткової відпустки за роботу з комп’ютером роботодавець має вести облік робочого часу, відпрацьованого в умовах з особливим характером праці.
Увага!
Законодавство не визначає, як роботодавець має вести облік робочого часу, відпрацьованого в умовах з особливим характером праці. Тому на кожному підприємстві, в установі, організації (далі — організації) це питання вирішують самостійно.
Найсучаснішим способом обліку часу зайнятості роботою за персональним комп’ютером є спеціальні комп’ютерні програми. Найпоширенішими способами проведення вимірів часу зайнятості є фотографія робочого часу і хронометраж.
Чи проводити атестацію робочих місць за умовами праці для надання відпустки за роботу з комп’ютером?
Для надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці законодавством не встановлено вимоги щодо проведення атестації робочих місць за умовами праці.
Чи включати відпустку за роботу з комп’ютером до графіка відпусток?
Як і щорічну основну, щорічну додаткову відпустку за роботу за комп’ютером надають за відпрацьований робочий рік, який відлічується від дати укладання трудового договору.
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Отже, до графіка відпусток доцільно включити й щорічні додаткові відпустки за особливий характер праці, зокрема додаткову відпустку за роботу за комп’ютером.
Як надавати ту чи ту відпустку, як оформити компенсацію, чи вносити зміни до графіка відпусток у зв’язку з новаціями, чи оплачувані відпустки — тепер неоплачувані... Тримайте відповіді експертів на найчастіші запитання від ваших колег.
АКСІОМА 2: відпустка за роботу з комп’ютером підлягає перенесенню або продовженню у разі тимчасової непрацездатності, виконання державних чи громадських обов’язків, якщо за працівником зберігають середній заробіток, у разі настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, збігу з відпусткою у зв’язку з навчанням (ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки);
АКСІОМА 3: грошова компенсація при звільненні за невикористані дні відпустки за роботу з комп’ютером — виплачується.
Обчислення стажу, що дає право на відпустку за роботу з комп’ютером
До стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими умовами праці та за особливий характер праці, зараховуються:
час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами праці або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами праці і за особливий характер праці;
час роботи вагітних, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).
Порада
На практиці цю відпустку нерідко надають після закінчення відповідного робочого року. У такому разі легко обчислити конкретну тривалість відпустки, що належить працівнику.
Якщо ж зазначену відпустку надати кілька разів на рік пропорційно відпрацьованому часу, і кожного разу при визначенні тривалості відпустки заокруглювати результат до цілого числа за правилами математики, сумарно за робочий рік може вийти більша (менша) кількість днів відпустки, що належить працівникові, що буде помилкою.
У такому випадку при наданні останньої частини відпустки зробіцть перерахунок наданих пропорційно відпрацьованому часу днів відпустки без заокруглення.
Розрахунок конкретної тривалості щорічної додаткової відпустки за роботу на комп’ютері
Розглянемо на прикладі як розрахувати конкретну тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці залежно від часу зайнятості у цих умовах.
Приклад
За колективним договором інспектору з кадрів відділу кадрів встановили щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю 4 календарних дні. Кадровик працює за п’ятиденним робочим тижнем з двома вихідними днями у суботу та неділю, працює на персональному комп’ютері більше половини тривалості робочого дня. Для наочності приймемо за робочий рік 01.01.2019-31.12.2019. За цей робочий рік працівник перебував у щорічній відпустці тривалістю 24 к. д. (з 01.07.2019 по 24.07.2019) та у відпустці без збереження заробітної плати як особа з інвалідністю ІІ групи тривалістю 60 к. д. (з 02.09.2019 по 31.10.2019). Період щорічної основної відпустки входить до стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці. Тому на її тривалість не вплине. На період відпустки без збереження зарплати згідно з графіком роботи кадровика припало 43 робочі дні. При п’ятиденному робочому тижні з двома вихідними днями у суботу та неділю норма тривалості робочого часу на 2019 рік становила 250 робочих днів. Обчислимо конкретну тривалість відпустки:
4 ÷ 250 × (250 – 43) = 3,312.
Заокруглюємо до 3 (к. д.). Тож за робочий рік 01.01.2019—31.12.2019 інспектору з кадрів слід надати 3 к. д. щорічної додаткової відпустки за роботу з комп’ютером.
Якщо працівник працював би за іншим графіком, приміром за шестиденним робочим тижнем, норма тривалості робочого часу на 2019 рік була б 301 робочий день.
У матеріалі — зразок трудового договору, який враховує вимоги законодавства про захист персональних даних, обмін документами засобами електронного зв’язку без кваліфікованого електронного підпису. Також стане у пригоді взірець обов’язкового повідомлення про умови трудового договору, який пропонуємо оформити як невід’ємну частину договору.
Відповідальність за ненадання щорічної додаткової відпустки за роботу на комп’ютері
Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).
Надання щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, зокрема за роботу на комп’ютері, передбачено законодавством, тому має обов’язково надаватися відповідним категоріям працівників.
Відповідно до статті 28 Закону про відпустки особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством.
