Працюємо з трудовими книжками: підказки від юристів

Юристи Федерації професійних спілок надали роз'яснення щодо деяких моментів роботи з трудовими книжками. Так, насамперед роботодавцям нагадали, що з 2014 року використання печаток є добровільним, тож і печаткою засвідчувати записи у трудових книжках не обов'язково (хоча така умова досі збережена в Інструкції про порядок ведення трудових книжок).

Найбільше уваги правники ФПСУ приділили видачі документів під час звільнення.

Лист про необхідність отримати трудову книжку після звільнення

Так, якщо працівник у день звільнення був відсутній, йому слід надіслати поштове повідомлення про необхідність отримати трудову книжку. А переслати сам документ можна лише за письмовою згодою працівника (у відповідній заяві). Така пересилка відбувається листом з оцінкою вартості вкладення і повідомленням про вручення адресатові. Пересилання оформлюють розрахунковим документом поштового відділення, що підтверджує прийняття і вміст відправлення. Листи вручають адресатові під розписку у відділенні поштового зв’язку, і після отримання повідомлення про те, що трудову книжку вручено колишньому працівникові, інспектор відділу кадрів може зробити відповідні відмітки в особовій картці працівника та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

При цьому роботодавець може обирати оператора поштового зв’язку.

Скачайте зразок:

• Заява про пересилання трудової книжки поштою

Роботодавцям порадили заздалегідь домовитися з працівником про умову пересилання трудової книжки поштою — особливо якщо йдеться про відокремлений або віддалений підрозділ.

Зверніть увагу: трудові книжки, не одержані працівниками під час звільнення, зберігають впродовж 2 років у відділі кадрів окремо від інших трудових книжок, а потім незатребувані документи зберігають в архіві підприємства ще 50 років, і лише після цього їх можна знищити.

Що ж до вкладишів, то їх використовують, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника у тому ж порядку, що й трудова книжка. 

За інформацією Федерації професійних спілок України