Відповідь
Як формувати у справи і зберігати цивільно-правові договори та відомості на виплату грошей
Договори, зокрема господарські, потрібно зберігати п’ять років після закінчення їхнього строку, незалежно від того, чи створюють на підприємстві документи Національного архівного фонду (ст. 330 Переліку № 578). Якщо такі договори пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування / ревізії органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням ухваленого за її / його результатами рішення, їх зберігають:
мінімум п’ять років → протягом ще одного року для судового оскарження такого рішення → у разі оскарження — ще протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи → у разі оскарження судового рішення — протягом трьох місяців із дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе.
Договори, щодо яких сплинув зазначений вище мінімальний строк зберігання і що стосуються звітних періодів, за які більше не можна проводити податкову перевірку, інспектування / ревізію, підлягають знищенню. Виняток — ті, що можна використати для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації (прим. 1 ст. 186 Переліку № 578).
Цивільно-правовий договір: визначення та відмінності від трудового
З огляду на соціальну значущість договорів для конкретних фізичних осіб і можливе надання довідок для органів ПФУ такі договори повинні мати тривалий строк зберігання — 75 років, а формувати їх потрібно в самостійні справи окремо від інших видів договорів. Це випливає також із вимог пункту 2 глави 2 розділу ІV Правил № 1000/5 щодо окремого групування у справи документів постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового строків зберігання.
Для відомостей на виплату грошей стаття 318 Переліку № 578 встановлює строк зберігання п’ять років. Утім, розрахунково-платіжні відомості / особові рахунки працівників треба зберігати 75 років (ст. 317-а Переліку № 578). Якщо розрахунково-платіжних відомостей / особових рахунків немає, відомості на виплату грошей зберігають 75 років.
Розрахунково-платіжні відомості / особові рахунки працівників установи систематизують у межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей / відомості нарахування заробітної плати формують щомісяця в межах року (п. 14 гл. 2 розд. ІV Правил № 1000/5).
Формування справ (зокрема з бухгалтерськими документами): нормативна база
Оскільки до справи включають документи тільки з одного питання / групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, договори й відомості на виплату грошей формують в окремі справи (п. 2 гл. 2 розд. ІV Правил № 1000/5). Підприємства, які зберігатимуть 75 років відомості на виплату грошей (якщо немає розрахунково-платіжних відомостей), зобов’язані роздільно формувати договори і відомості.
Зверніть увагу: Документи з часу створення / надходження і до передання їх в архів підприємства зберігають за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. На невеликих підприємствах справи зберігають централізовано в службі діловодства. Якщо справи зберігають у структурних підрозділах, їх збереженість забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство в цих підрозділах. У робочих кімнатах справи зберігають вертикально в шафах, що зачиняються (п. 3 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5).
