Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
У кадровій службі організації за встановленими формами складають описи справ тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу).
Складаємо опис справ з кадрових питань
Опис справ з кадрових питань (особового складу) є обов’язковим документом для будь-якої організації незалежно від форми власності.
Опис справ з кадрових питань (особового складу) організації формується на підставі описів справ її структурних підрозділів, які відповідають за документування процесів, що стосуються трудових чи інших відносин між роботодавцем (уповноваженою ним особою) та конкретними працівниками. Звичайно, що основна частина таких документів створюється у діяльності кадрової служби. І більшість таких документів мають строк зберігання 75 років.
Зміни в законодавстві, нові вимоги, перевірки — усе це може запаморочити голову. Але не з журналом Кадровик-01! Ми пояснимо складне, розберемо нюанси й підкажемо рішення. Бо кадрова робота — це не про хаос, а про порядок 😉
Зразок Опису справ з кадрових питань
СКАЧАТИ
Описи справ кадрової служби складає посадова особа, відповідальна за діловодство у службі, за методичної допомоги працівників архіву організації або особи, відповідальної за архів організації. Функція щодо підготовки описів справ повинна бути передбачена у посадовій інструкції працівника кадрової служби.
Опис справ з кадрових питань, що складає кадрова служба, є основою для складання зведеного опису справ з кадрових питань організації.
До цього опису, зокрема, включають накази керівника про:
- прийняття на роботу працівників, їх звільнення, переведення на іншу роботу;
- сумісництво, суміщення;
- атестацію, стажування;
- зміну біографічних даних;
- встановлення розряду, категорії, рангу;
- нагородження, преміювання;
- встановлення різних видів надбавок і доплат, надання матеріальної допомоги;
- надання відпусток за роботу з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток без збереження заробітної плати;
- відрядження працівників для роботи у важких, шкідливих та небезпечних умовах праці.
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
На практиці досить часто така справа має узагальнюючий заголовок, наприклад: Накази директора Товариства з кадрових питань тривалого строку зберігання. Зокрема, це може мати місце в організаціях з незначною кількістю працівників.
Водночас, з огляду на обсяг таких наказів за рік, кадрові служби можуть формувати не одну, а кілька справ. Наприклад, в окрему справу можуть формуватися накази про надання відпусток за роботу із важкими і шкідливими умовами праці, відпусток без збереження заробітної плати. І таку справу включають до опису справ з кадрових питань (особового складу) окремою справою. За значної кількості наказів про надання матеріальної допомоги працівникам їх можна сформувати в окрему справу, яку під самостійним номером вносять до опису.
Увага!
Особові справи, особові картки, незатребувані оригінали особистих документів офіційного походження звільнених працівників уносять в річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) за роком звільнення працівника, незалежно від дати видання наказу про звільнення (наприклад, якщо наказ про звільнення видано 26.12.2025, а фактична дата звільнення працівника — 09.01.2026, то у випадку, коли працівник не отримав трудову книжку, вона окремою справою зазначається в річному розділі опису справ за 2026 рік (на відміну від наказу про звільнення працівника, який буде міститися у справі за 2025 рік).
