Опис справ з кадрових питань (особового складу): складання та зразок

У кадровій службі організації за встановленими формами складають описи справ тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Складаємо опис справ з кадрових питань

Опис справ з кадрових питань (особового складу) є обов’язковим документом для будь-якої організації незалежно від форми власності.

Опис справ з кадрових питань (особового складу) організації формується на підставі описів справ її структурних підрозділів, які відповідають за документування процесів, що стосуються трудових чи інших відносин між роботодавцем (уповноваженою ним особою) та конкретними працівниками. Звичайно, що основна частина таких документів створюється у діяльності кадрової служби. І більшість видів таких документів мають строк зберігання 75 років.

Зразок Опису справ з кадрових питань

Описи справ кадрової служби складає посадова особа, відповідальна за діловодство у службі, за методичної допомоги працівників архіву організації або особи, відповідальної за архів організації. Функція щодо підготовки описів справ повинна бути передбачена у посадовій інструкції працівника кадрової служби.

Опис справ з кадрових питань, що складає кадрова служба, є основою для складання зведеного опису справ з кадрових питань організації.

До цього опису, зокрема, включають накази керівника про:

• прийняття на роботу працівників, їх звільнення, переведення на іншу роботу;
• сумісництво, суміщення;
• атестацію, стажування;
• зміну біографічних даних;
• встановлення розряду, категорії, рангу;
• нагородження, преміювання;
• встановлення різних видів надбавок і доплат, надання матеріальної допомоги;
• надання відпусток за роботу з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток без збереження заробітної плати;
• відрядження працівників для роботи у важких, шкідливих та небезпечних умовах праці.

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

На практиці досить часто така справа має узагальнюючий заголовок, наприклад: Накази директора Товариства з кадрових питань. Зокрема, це може мати місце в організаціях з незначною кількістю працівників.

Водночас, з огляду на обсяг таких наказів за рік, кадрові служби можуть формувати не одну, а кілька справ. Наприклад, в окрему справу можуть формуватися накази про надання відпусток за роботу з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток без збереження заробітної плати. І така справа включається до опису справ з кадрових питань (особового складу) самостійною справою. За значної кількості наказів про надання матеріальної допомоги працівникам вони також можуть формуватися в окрему справу, яка під самостійним номером вноситься до опису.

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Опис справ з особового складу

Донедавна опис справ з кадрових питань (особового складу) мав лише одну назву — «Опис справ з особового складу». Однак, останнім часом, у зв’язку зі змінами у законодавстві, зокрема, після затвердження Кабінетом Міністрів України Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 30.11.2011 № 1242) з’явилася нова назва цього опису — Опис справ з кадрових питань.

При цьому назва «Опис справ з особового складу», зазвичай, використовується в установах, діяльність яких пов’язана з організацією проходження служби у Збройних Силах України та інших військових формуваннях, де, відповідно до законодавчих актів, кадрові служби займаються адмініструванням не лише персоналу (працівників), а й особового складу (військовослужбовців).

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"