Роботодавець повинен роз’яснити працівнику його права і обов’язки, забезпечити необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП). Як це зробити? Скеровує інший нормативний акт: обов’язки, права та відповідальність працівників закріплюють в посадових та робочих інструкціях. Вас можуть притягнути до відповідальності за їх відсутність. Адже суд кваліфікує це як порушення законодавства про працю.
При відсутності посадової чи робочої інструкції виникнуть проблеми при звільненні за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення.
Види інструкцій: посадова чи робоча
Для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців розробляйте посадові інструкції (абз. 2 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП), для інших категорій працівників — робочі.
Посадова і робоча інструкція, чим вони відрізняються? Пояснимо різницю шляхом визначення термінів.
Що таке посадова інструкція? Посадова інструкція — це документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов’язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.
А робочі інструкції працівників розробляються (так само як і посадові) для професій робітників, в яких визначають конкретний перелік робочих обов’язків залежно від кваліфікації робітника.
Визначити, до якої категорії належить посада (робота), допоможе перша цифра коду професії за Класифікатором професій ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
Посадові інструкції
Робочі інструкції
для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців
(професії, коди яких починаються з 1-4)
для інших категорій працівників
(професії, коди яких починаються з 5-9)
Види посадових інструкцій можливо умовно поділити на посадові інструкції «звичайних» працівників і державних службовців.
Форма посадової інструкції
Уніфіковану форму посадової інструкції (типова посадова інструкція) визначає Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник уніфікованих форм ОРД).
Зразок робочої інструкції (уніфікована форма робочої інструкції) міститься у Збірнику уніфікованих форм ОРД.
Інструкції оформіть на загальному бланку підприємства.
Правила діловодства передбачають єдиний підхід до побудови тексту посадових інструкцій.
Загальні вимоги до посадової інструкції: при розробці посадових інструкцій пропонуємо забезпечувати єдиний підхід до формулювання змісту їх розділів і послідовності їх викладення. При цьому вони повинні відображати все коло повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі та короткі формулювання.
Коли складаєте посадову інструкцію, використовуйте:
Доволі часто на підприємстві постає питання — хто складає посадові інструкції або хто повинен розробляти посадові інструкції на підприємстві? Відповідь така: як правило, складати посадові інструкції може керівник структурного підрозділу, де працює особа, безпосередній керівник або представник кадрової служби.
Матеріалами, що допоможуть при складанні посадових інструкцій, можуть бути зразки посадових інструкцій або зразок оформлення посадової інструкції, а також приклади посадових інструкцій. Посадові інструкції зразки, як правило, зберігаються в кадровій службі підприємства.
Положення про розробку посадових інструкцій чи порядок розроблення посадових інструкцій можуть бути визначені у спецiальному локальному нормативному акті.
Посадові інструкції на підприємстві готуйте для всіх посад, які є у штатному розписі цього підприємства.
Розділи посадової інструкції
Посадова інструкція працівника містить такі розділи:
Загальні положення
Завдання та обов’язки
Права
Відповідальність
Повинен знати
Кваліфікаційні вимоги
Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою
Розділи нумерують арабськими цифрами та розміщують у сталій послідовності.
Структура робочої інструкції зазвичай аналогічна структурі посадової інструкції.
До затвердження проект інструкції візують посадові чи службові особи. Наприклад:
найчастіше — заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу, керівники кадрової та юридичної служб, а за відсутності служби — менеджер з персоналу, юрисконсульт;
за необхідності — керівник бухгалтерської служби (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).
Порядок візування інструкцій на підприємстві регламентуйте в інструкції з діловодства. Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза належить до так званих управлінських реквізитів. Візуючи документ, посадова особа в межах своїх повноважень погоджується або не погоджується з його змістом. Відсутність чи наявність візи не впливає на юридичну силу документа.
Підписання
Хто підписує посадову інструкцію? Погоджений проект інструкції підписує керівник структурного підрозділу, у складі якого передбачена посада. Зазначають назву посади керівника підрозділу, його власне ім`я та прізвище. Керівник підрозділу проставляє особистий підпис.
Хто затверджує посадові інструкції на підприємстві? У більшості випадків затвердження посадових інструкцій належить до повноважень першого керівника. Утім, він може делегувати ці повноваження іншій посадовій особі. Наприклад, заступнику директора з кадрових питань. Делегують повноваженння наказом з основної діяльності.
Хто має затвердити посадову інструкцію керівника підприємства нормативні акти не скеровують. Логічно, щоб це зробив вищий орган, перед яким директор звітуватиме за проведені операції та результати роботи. Приклад такого органу — загальні збори засновників підприємства. Адже саме засновники визначають принципи управління підприємством, межі та рівень повноважень, відповідальності його керівника.
Ознайомлення із посадовою інструкцією
Ознайомте працівника з інструкцією під особистий підпис.
Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу — розробника. Працівник вказує:
особистий підпис;
власне ім’я та прізвище;
дату ознайомлення.
Зазвичай, відмітку про ознайомлення розміщують на останній сторінці інструкції. Проте працівник відділу кадрів може вести окремий аркуш ознайомлення у довільній формі і зберігати його разом з інструкцією. Також можна вести окремий журнал ознайомлення з посадовими інструкціями.
Якщо інструкцію розробили після прийняття працівника на роботу, його ознайомлюють до моменту її введення.
Зберігання посадових інструкцій
Номенклатурою справ підприємства передбачте окрему справу — «посадові інструкції працівників». Долучайте до неї оригінали інструкцій. За великої їх кількості справа може нараховувати кілька томів.
Справу зберігають у відділі кадрів або у підрозділі, що опікується діловодством. У структурних підрозділах зберігають справи з копіями інструкцій.
Термін дії посадової інструкції: цей документ оновлюють за потреби, наприклад, коли перейменовують заклад чи підрозділ; змінюють штатний розпис, обов’язки підрозділів чи працівників тощо.
