Організувати діловодство на підприємстві, обліковувати й упорядковувати документи і кореспонденцію, надсилати й отримувати документацію — компетенції діловода. Підготуйте правильно посадову інструкцію вашого фахівця за нашим зразком
Посадова інструкція діловода
СКАЧАТИ
Зразок Посадової інструкції діловода
_________________________________ (назва підприємства) ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ діловода (код КП 4144) ___________ № ______ | ЗАТВЕРДЖЕНО _________________________________ (керівник підприємства, інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадові інструкції) _________ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище) «___» _____________________ 20___ р. |
1. Загальні положення
1.1. Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність діловода.
1.2. Професія діловода належить до технічних службовців, угруповання «Переписувачі та діловоди».
1.3. Мета роботи діловода — організувати діловодство на підприємстві, обліковувати й упорядковувати документи і кореспонденцію, надсилати й отримувати документацію.
1.4. Діловода призначає на посаду та звільняє з неї наказом директор підприємства за поданням керівника служби діловодства.
1.5. Діловод безпосередньо підпорядковується керівнику служби діловодства.
1.6. У роботі керується законодавством України щодо ведення діловодства на підприємстві (зокрема, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, та Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5), правилами внутрішнього трудового розпорядку, інструкцією з діловодства підприємства, іншими локальними нормативними актами, а також цією посадовою інструкцією.
1.7. У разі відсутності діловода на робочому місці через хворобу, відпустку тощо його обов’язки виконує інший працівник у порядку, передбаченому законодавством.
2. Завдання та обов’язки
2.1. Приймає, реєструє кореспонденцію і надсилає її до структурних підрозділів підприємства.
2.2. Передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних відповідно до резолюцій керівників підприємства.
2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, контролює їх виконання, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.
2.4. Відсилає документацію адресатам.
2.5. Обліковує отриману і відіслану кореспонденцію.
2.6. Систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.7. Створює довідковий апарат до документів.
2.8. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних.
2.9. Складає описи справ, що передають в архів для зберігання.
2.10. Забезпечує зберігання службової документації.
Як назвати помічника маркетолога
3. Права
Має право:
3.1. Ознайомлюватися з проєктними рішеннями керівництва щодо його діяльності.
3.2. Пропонувати керівництву рішення щодо вдосконалення роботи, передбаченої посадовими обов’язками.
3.3. У межах компетенції повідомляти керівництву про недоліки, виявлені під час виконання посадових обов’язків, пропонувати способи їх розв’язання.
3.4. Вимагати від керівництва сприяти в реалізації посадових обов’язків і прав.
3.5. Запитувати в установленому порядку від усіх структурних підрозділів підприємства інформацію, потрібну для виконання посадових обов’язків.
3.6. Підписувати або візувати документи в межах компетенції.
Навігатор «Пошук по Класифікатору професій (КП)»
4. Відповідальність
Несе відповідальність за:
4.1. Неналежне виконання або невиконання посадових обов’язків.
4.2. Розголошення інформації з документів із грифом «Для службового користування» та розголошення персональних даних, які довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням обов’язків за посадою.
4.3. Порушення, вчинені під час виконання посадових обов’язків, у межах законодавства України.
4.4. Недотримання правил і норм зберігання документів, охорони праці, протипожежного захисту та виробничої санітарії.
Типова інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування
5. Повинен знати
5.1. Вимоги законодавства України, нормативно-правових актів, положень та інструкцій щодо ведення діловодства та оформлення документів на підприємстві.
5.2. Основи законодавства про захист персональних даних.
5.3. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.
5.4. Правила архівного зберігання документів.
5.5. Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
5.6. Структуру підприємства і його підрозділів.
5.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
5.8. Основи роботи з персональним комп’ютером та іншою організаційною технікою.
5.9. Правила застосування сучасних технічних засобів оброблення інформації, комунікації та зв’язку, обчислювальної техніки.
5.10. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.
Класифікатор Професій (КП) є основою для формування штатних розписів підприємств, установ, організацій усіх форм власності. На основі КП добирають назви посад для штатного розпису підприємства, установи, організації, оформлюють накази про прийняття на роботу, вносять записи до трудових книжок працівників.
6. Кваліфікаційні вимоги
6.1. Повна загальна середня освіта і професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта і професійна підготовка на виробництві.
6.2. Без вимог до стажу роботи.
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою
Для виконання обов’язків та реалізації прав діловод взаємодіє:
- з усіма структурними підрозділами підприємства з метою отримання від них необхідної інформації та даних, які потрібні для ефективної організації діловодства на підприємстві.
- з архівною службою підприємства;
- з адресатами й адресантами внутрішньої та зовнішньої кореспонденції;
- із представниками архівних служб.
Назва посади особи,
що розробила посадову інструкцію Підпис Ініціали, прізвище
Візи, відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією та отримання її копії
