Типова інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування

Автор
порталу «Кадровик-01»
Інструкція з діловодства закріплює систему діловодства, яка склалася в тій чи іншій конкретній установі, зокрема, в місцевій раді. Детально про порядок підготовки та затвердження інструкції з діловодства, її структуру і призначення та про особливості організації електронного документообігу читайте у статті

Поняття інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства на підприємстві (п. 2 гл. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).

Варто також відзначити, що 17.01.2018 Кабінетом Міністрів України було прийнято Постанову № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55). Цим документом затверджено Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади та Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

На підставі Постанови № 55 втратила чинність типова інструкція з діловодства 1242, затверджена постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242. А до типової інструкції з діловодства діяла примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою КМУ від 17.10.97 № 1153. Примірна інструкція втратила чинність відповідно до постанови КМУ від 30.11.2011 № 1242.

Примірна інструкція з діловодства є рекомендаційною, а типова інструкція з діловодства — обов'язковою для застосування.

Постановою № 55 було рекомендувати органам місцевого самоврядування привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства.

Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри, Київ
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.

Крім того, установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розробляється на підставі інструкцій, затверджених Постановою № 55 та з урахуванням інших актів законодавства.

У зв’язку з цим, органи місцевого самоврядування розробляють та затверджують інструкцію з діловодства у відповідній раді. Структурні підрозділи зі статусом юридичної особи можуть використовувати інструкцію з діловодства у відповідній раді. Але своїм окремим наказом затвердити види бланків.

Призначення інструкції з діловодства

Інструкція з ведення діловодства встановлює загальні положення і вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у відповідній раді незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням до моменту передавання до архіву.

Важливість розробки інструкції з діловодства полягає в тому, що вона регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.

УВАГА!

Індивідуальна інструкція з діловодства не регулює діловодство стосовно документів з обмеженим доступом, діловодство за зверненнями громадян, діловодство за запитами на публічну інформацію. Ці напрямки діяльності регулюються в установах окремим інструкціями

Структура інструкції та основні вимоги до розділів

Служба діловодства установи складає індивідуальну інструкцію, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах, на підставі Постанови № 55 та ДСТУ 4163-2020, а також регламентів роботи цієї установи.

УВАГА!

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи (п. 6 гл. І Правил № 1000/5)

Інструкція з діловодства для підприємств складається із розділів: «І. Загальні положення», «II. Документування управлінської інформації», «III. Організація документообігу та виконання документів», «IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві», «V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання». Розділи, у свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти.

У першому розділі «Загальні положення» зазначають, що цією інструкцією встановлено єдину систему діловодства на підприємстві і дотримуватися її положень повинні всі працівники підприємства. Крім того, у першому розділі: перелічують усі законодавчі та інші нормативно-правові акти, стандарти та методичні документи, а також внутрішні нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію; визначають, на кого покладено відповідальність за організацію діловодства на підприємстві в цілому та у структурних підрозділах зокрема; викладають загальні принципи побудови документообігу на підприємстві. Враховуємо, що основна форма провадження діловодства в установах є електронна.

Надаємо приклад поділу розділів інструкції на підрозділи.

Типова інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядуванняКрім зазначених у схемі структури інструкції з діловодства підрозділів у розділах, інструкція може містити інші підрозділи.

Типова інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування Зразок посадової інструкції діловода

В інструкції викладають порядок розміщення і правила оформлення реквізитів документів. Обов’язково додаються додатки з прикладами. Це, зокрема, бланки листів, бланки рішень сесії, бланки рішень виконавчого комітету, бланки розпоряджень голови.

Інструкція з діловодства (зразок)

Інструкція з діловодства (зразок) СКАЧАТИ

Порядок затвердження та погодження інструкції з діловодства

Підготовлена інструкція з діловодства на підприємстві підписується укладачем (керівник служби діловодства), подається для схвалення експертній комісії (ЕК) установи.

Далі ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ), приймає рішення про схвалення інструкції з діловодства установи.

А ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про схвалення і подання інструкції з діловодства на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) державного архіву, ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради.

Після погодження/схвалення ЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради, власною ЕК установи, інструкція з діловодства вводиться в дію розпорядчим документом (розпорядженням, наказом з основної діяльності) керівника, проєкт якого готує служба діловодства.

Після введення в дію інструкції з діловодства необхідно забезпечити її доступність для всіх співробітників.

Зміни в інструкції з діловодства вносяться на підставі наказу керівника. Порядок погодження/схвалення змін аналогічний порядку погодження/схвалення інструкції з діловодства.

Нова інструкція з діловодства 2024 розробляється новоствореними установами, підприємствами та організаціями. Крім того, якщо є необхідність переробити чинну інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, на підприємстві готують нову редакцію інструкції. Зміни і доповнення в поточному році вносяться до інструкції з діловодства у разі внесення відповідних змін до нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та/чи встановлюють вимоги до оформлення документів, а також, наприклад, при впровадженні електронного документообігу.

Організації роботи з електронними документами

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи (інструкція з електронного документообігу), що розроблюється з урахуванням вимог законодавства, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

Обіг службових документів визначає інструкція з діловодства електронний документообіг, в свою чергу, це процес проходження електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу установи. А електронна інструкція з діловодства, як документ, може бути розміщена в електронній справі з розпорядженням (наказом) про її затвердження.

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу, враховується інструкція з електронного діловодства, а служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

У випадку переходу підприємства на електронну форму провадження діловодства, загальні вимоги ведення ділової документації встановлює інструкція з діловодства в електронній формі.

Впроваджені системи електронного документообігу в органах місцевого самоврядування, здебільшого, інтегруються із системою електронної взаємодії органів виконавчої влади.



зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, Юлія Видиборець. У програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам.  Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді