Інструкція з діловодства закріплює систему діловодства, яка склалася в тій чи іншій конкретній установі, зокрема, в місцевій раді. Детально про порядок підготовки та затвердження інструкції з діловодства, її структуру і призначення та про особливості організації електронного документообігу читайте у статті
Варто також відзначити, що 17.01.2018 Кабінетом Міністрів України було прийнято Постанову № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55). Цим документом затверджено Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади та Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.
На підставі Постанови № 55 втратила чинність типова інструкція з діловодства 1242, затверджена постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242. А до типової інструкції з діловодства діяла примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою КМУ від 17.10.97 № 1153. Примірна інструкція втратила чинність відповідно до постанови КМУ від 30.11.2011 № 1242.
Примірна інструкція з діловодства є рекомендаційною, а типова інструкція з діловодства — обов'язковою для застосування.
Постановою № 55 було рекомендувати органам місцевого самоврядування привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Крім того, установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розробляється на підставі інструкцій, затверджених Постановою № 55 та з урахуванням інших актів законодавства.
У зв’язку з цим, органи місцевого самоврядування розробляють та затверджують інструкцію з діловодства у відповідній раді. Структурні підрозділи зі статусом юридичної особи можуть використовувати інструкцію з діловодства у відповідній раді. Але своїм окремим наказом затвердити види бланків.
Призначення інструкції з діловодства
Інструкція з ведення діловодства встановлює загальні положення і вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у відповідній раді незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням до моменту передавання до архіву.
Важливість розробки інструкції з діловодства полягає в тому, що вона регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.
УВАГА!
Індивідуальна інструкція з діловодства не регулює діловодство стосовно документів з обмеженим доступом, діловодство за зверненнями громадян, діловодство за запитами на публічну інформацію. Ці напрямки діяльності регулюються в установах окремим інструкціями
Структура інструкції та основні вимоги до розділів
Служба діловодства установи складає індивідуальну інструкцію, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах, на підставі Постанови № 55 та ДСТУ 4163-2020, а також регламентів роботи цієї установи.
УВАГА!
Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи (п. 6 гл. ІПравил № 1000/5)
Інструкція з діловодства для підприємств складається із розділів: «І. Загальні положення», «II. Документування управлінської інформації», «III. Організація документообігу та виконання документів», «IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві», «V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання». Розділи, у свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти.
У першому розділі «Загальні положення» зазначають, що цією інструкцією встановлено єдину систему діловодства на підприємстві і дотримуватися її положень повинні всі працівники підприємства. Крім того, у першому розділі: перелічують усі законодавчі та інші нормативно-правові акти, стандарти та методичні документи, а також внутрішні нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію; визначають, на кого покладено відповідальність за організацію діловодства на підприємстві в цілому та у структурних підрозділах зокрема; викладають загальні принципи побудови документообігу на підприємстві. Враховуємо, що основна форма провадження діловодства в установах є електронна.
Надаємо приклад поділу розділів інструкції на підрозділи.
Крім зазначених у схемі структури інструкції з діловодства підрозділів у розділах, інструкція може містити інші підрозділи.
В інструкції викладають порядок розміщення і правила оформлення реквізитів документів. Обов’язково додаються додатки з прикладами. Це, зокрема, бланки листів, бланки рішень сесії, бланки рішень виконавчого комітету, бланки розпоряджень голови.
Порядок затвердження та погодження інструкції з діловодства
Підготовлена інструкція з діловодства на підприємстві підписується укладачем (керівник служби діловодства), подається для схвалення експертній комісії (ЕК) установи.
Далі ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ), приймає рішення про схвалення інструкції з діловодства установи.
А ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про схвалення і подання інструкції з діловодства на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) державного архіву, ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради.
Після погодження/схвалення ЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради, власною ЕК установи, інструкція з діловодства вводиться в дію розпорядчим документом (розпорядженням, наказом з основної діяльності) керівника, проєкт якого готує служба діловодства.
Після введення в дію інструкції з діловодства необхідно забезпечити її доступність для всіх співробітників.
Зміни в інструкції з діловодства вносяться на підставі наказу керівника. Порядок погодження/схвалення змін аналогічний порядку погодження/схвалення інструкції з діловодства.
Нова інструкція з діловодства 2024 розробляється новоствореними установами, підприємствами та організаціями. Крім того, якщо є необхідність переробити чинну інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, на підприємстві готують нову редакцію інструкції. Зміни і доповнення в поточному році вносяться до інструкції з діловодства у разі внесення відповідних змін до нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та/чи встановлюють вимоги до оформлення документів, а також, наприклад, при впровадженні електронного документообігу.
Організації роботи з електронними документами
Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи (інструкція з електронного документообігу), що розроблюється з урахуванням вимог законодавства, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
Обіг службових документів визначає інструкція з діловодства електронний документообіг, в свою чергу, це процес проходження електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу установи. А електронна інструкція з діловодства, як документ, може бути розміщена в електронній справі з розпорядженням (наказом) про її затвердження.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу, враховується інструкція з електронного діловодства, а служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
У випадку переходу підприємства на електронну форму провадження діловодства, загальні вимоги ведення ділової документації встановлює інструкція з діловодства в електронній формі.
Впроваджені системи електронного документообігу в органах місцевого самоврядування, здебільшого, інтегруються із системою електронної взаємодії органів виконавчої влади.
