Положення про структурний підрозділ підприємства

Необхідність регламентувати порядок створення та функції підрозділів організації визначено, насамперед, Господарським кодексом України (ГК).

Так, у статті 64 ГК зазначено, що організація може складатися:

• з виробничих структурних підрозділів — виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо;
• а також функціональних структурних підрозділів апарату управління — управлінь, відділів, бюро, служб тощо.

Функції, права та обов’язки структурних підрозділів організації визначають положеннями про них, які затверджують в порядку, визначеному статутом або іншими установчими документами.

Доцільно згадати й про те, що відповідно до частини четвертої статті 64 ГК організація має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку.

Положення про структурний підрозділ — це перший документ, зі складання якого має починатися створення будь-якого структурного підрозділу організації. Положення регламентуватиме загальні завдання, функції, організацію роботи підрозділу в цілому, а конкретний перелік посадових обов’язків працівників підрозділу визначатиметься посадовими (робочими) інструкціями.

Розроблюємо положення про підрозділ

Законодавством не визначено, хто саме має складати положення про структурні підрозділи. На етапі створення організації розроблення положень про підрозділи інколи доручають юридичним фірмам, що надавали допомогу в розробленні установчих документів організації.

Часто на практиці, якщо підрозділ вже діє, втім, положення про нього відсутнє, а також якщо необхідно розробити положення про новостворений підрозділ, розроблення цього локального акта доручають певному керівнику підрозділу, який за необхідності залучає до такої роботи спеціалістів підрозділу, юридичну службу. Безумовно, і кадрова служба має надавати керівнику підрозділу необхідну методичну допомогу, зокрема щодо форми положення, його змісту тощо.

Доручення працівникам щодо розроблення положень слід надавати відповідним наказом.

Проект положення про підрозділ

При складанні положення про структурний підрозділ за основу можна брати уніфіковану форму, вміщену у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник форм ОРД).

Для зручності наводимо рекомендовану форму положення з поясненнями до кожного розділу

Визначившись з формою положення, можемо переходити до його змістового наповнення.

Перший крок — з’ясуйте, чи існує типове чи примірне положення про відповідний підрозділ.

В основному типові положення регламентують питання діяльності структурних підрозділів органів державної влади, бюджетних установ. Для багатьох сфер економічної діяльності центральними органами виконавчої влади розроблено відомчі типові положення про підрозділи.

Для організацій недержавної форми власності типові чи примірні положення майже відсутні. Згадаємо лише про Типове положення про службу охорони праці (затверджене наказом Держнаглядохоронпраці України від 15.11.2004 № 255), на основі якого, з урахуванням специфіки виробництва та видів діяльності, чисельності працівників, умов праці та інших факторів, роботодавець розробляє і затверджує власне Положення про службу охорони праці відповідної організації (п. 1.2 Типового положення про службу охорони праці ).

Якщо типове чи примірне положення відсутнє, у пригоді стане Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП).

Згідно із Загальними положеннями ДКХП, наведеними у Випуску 1 ДКХП, ДКХП є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом в організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. ДКХП складається з Випусків і Розділів випусків, які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт.

Відповідно до підпункту «б» пункту 4 Загальних положень,саме ДКХП слугує основою як для складання посадових (робочих) інструкцій працівників, так і для складання положень про структурні підрозділи.

Оформлюємо та погоджуємо положення про підрозділ

Положення про підрозділ оформлюють відповідно до вимог інструкції з діловодства організації, національних стандартів у сфері діловодства, зокрема Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163–2003).

Положення оформлюють на загальному бланку організації. Дозволяється оформлювати положення і на стандартних аркушах паперу формату А4. При оформленні доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів (згідно з положеннями Збірника форм ОРД).

Положення підписує керівник підрозділу. Далі документ погоджують (візують) в установленому в організації порядку (керівник юридичної служби, заступник керівника організації, що відповідає за напрям діяльності та ін.).

Передаємо положення про підрозділ на затвердження керівнику організації чи колегіальному органу управління

Після внутрішнього погодження положення затверджується — відповідно до повноважень керівника та органів управління організації, визначених статутом (положенням про організацію), — керівником організації чи колегіальним органом управління (рішенням правління, ради, дирекції тощо).

Якщо керівник організації особисто затверджує кожне із розроблених положень, то гриф затвердження складається із слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади керівника, його особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів і прізвища), дати затвердження.

Якщо передбачається, що положення набиратимуть чинності пізніше дати затвердження, доцільно затверджувати їх наказом керівника організації. У цьому разі гриф затвердження буде складатися зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа у називному відмінку, його дати та номера.

Якщо затвердження положень належить до повноважень колегіального органу управління організації, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа та найменування колегіального органу, дати та номера.

Реєструємо положення

Дату та реєстраційний індекс положення зазначають у день затвердження. Дата положення має збігатися з датою затвердження. Реєстраційний індекс положення може складатися з порядкового номера за картотекою (журналом) реєстрації положень про структурні підрозділи (якщо в організації ведеться окрема реєстрація положень про структурні підрозділи) або з порядкового номера за картотекою чи журналом реєстрації внутрішніх документів.