Як правильно написати положення про структурний підрозділ підприємства, визначити виконавців, які підготують його проєкт, що взяти за основу положення, як майбутнього локального акту підприємства, — на ці та інші запитання щодо підготовки положень про структурні підрозділи відповіді знайдете у статті
Положення про структурний підрозділ — це організаційний документ, який встановлює порядок діяльності структурного підрозділу підприємства-юридичної особи.
а також з функціональних структурних підрозділів апарату управління — управлінь, відділів, бюро, служб тощо.
Положення про структурний підрозділ підприємства встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов’язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами підприємства. А конкретний перелік посадових обов’язків працівників підрозділу визначатиметься посадовими (робочими) інструкціями.
Доцільно згадати й про те, що відповідно до частини четвертої статті 64 ГК підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку.
УВАГА!
Філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положень про них, затверджених підприємством
Розробляємо положення про структурний підрозділ
Проєкт положення про структурний підрозділ складає керівник цього підрозділу або інший працівник підрозділу за дорученням керівника. За необхідності до розробки проєкту положення про структурний підрозділ залучають спеціалістів підрозділу та юридичну службу. Фахівці кадрової служби можуть надавати методичну допомогу працівникам, яким доручено розроблення положень про структурні підрозділи.
Доручення працівникам щодо розроблення положень про структурні підрозділи слід надавати відповідним наказом.
На етапі створення підприємства, наприклад, товариства з обмеженою відповідальністю, розробити положення про структурний підрозділ ТОВ інколи доручають юридичним фірмам, які надавали допомогу в підготовці установчих документів.
При складанні положення про структурний підрозділ за основу можна брати уніфіковану форму, вміщену у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України від 22.11.2015 № 7.
Уніфікована форма положення про структурний підрозділ юридичної особи передбачає для тексту положення сім розділів:
Загальні положення.
Основні завдання.
Функції.
Права та обов’язки.
Керівництво.
Організація роботи.
Взаємовідносини (зв’язки) з іншими підрозділами.
Текст положення складається із розділів, кожний з яких може бути поділено на підрозділи, пункти та підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.
Зразок положення про структурний підрозділ підприємства
Визначившись із розділами положення про структурний підрозділ, можемо переходити до його змістового наповнення.
На початку з’ясуйте, чи існує типове чи примірне положення про відповідний підрозділ.
Типове положення про структурний підрозділ найчастіше розробляють для системи установ і організацій бюджетної сфери. Для багатьох сфер економічної діяльності центральними органами виконавчої влади розроблено відомчі типові положення про підрозділи.
Нормативно-правова база містить чимало типових положень про структурні підрозділи, реквізити деяких з них наведено у таблиці.
ПОРАДА!
Якщо для певної групи підрозділів або сфери діяльності затверджено типове чи примірне положення про підрозділ, скласти власне положення, зокрема, і в організації недержавної форми власності, досить легко. Візьміть за основу структуру та зміст типового положення, врахуйте структуру рекомендованої нами форми, специфіку організації і підрозділу та підготуйте проєкт положення
ДКХП, зокрема, служить основою для складання положень про структурні підрозділи, які визначають їх роль та місце в системі управління підприємством (п. 4 «б» Загальних положень ДКХП, наведених у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, який затверджено наказом Мінпраці та соцполітики України від 29.12.2004 № 336).
Оформлюємо та погоджуємо положення про структурний підрозділ
Положення про підрозділ оформлюють відповідно до вимог інструкції з діловодства організації, національних стандартів у сфері діловодства, зокрема Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163–2020).
Положення про структурний підрозділ оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.
Назва виду документа (Положення) слід поєднувати із заголовком до тексту документа, у якому зазначають повне найменування структурного підрозділу, що має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі і штатній чисельності підприємства, наприклад: «ПОЛОЖЕННЯ про відділ кадрів».
Підписує положення про структурний підрозділ керівник цього підрозділу.
Візують положення про структурний підрозділ зацікавлені посадові особи (найчастіше заступник керівника підприємства, що відповідає за напрями діяльності цього структурного підрозділу, керівники правової, кадрової, фінансової служб підприємства).
Забезпечуємо затвердження положення про структурний підрозділ
Положення про структурні підрозділи затверджуються керівником підприємства чи колегіальним органом управління (рішенням правління, ради, дирекції тощо) в порядку, визначеному статутом або іншими установчими документами підприємства.
Якщо керівник підприємства особисто затверджує кожне із розроблених положень, то гриф затвердження складається із слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади керівника, підпису, розшифрування підпису (власного імені і прізвища), дати затвердження.
Приклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Усе буде добре»
Добродій Костянтин ДОБРОДІЙ (підпис)
22.04.2024 (дата затвердження)
Якщо передбачається, що положення набиратимуть чинності пізніше дати затвердження, доцільно затверджувати їх наказом керівника підприємства, а положення про структурний підрозділ буде додатком до наказу. У цьому разі гриф затвердження буде складатися зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа у називному відмінку, його дати та номера.
Приклад
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора
ТОВ «Усе буде добре»
22.04.2024 № 141
Якщо затвердження положень належить до повноважень колегіального органу управління організації, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа та найменування колегіального органу, дати та номера.
Дату та реєстраційний індекс положення зазначають у день затвердження. Дата положення має збігатися з датою затвердження. Якщо положення є додатком до наказу керівника, то дата положення є датою цього наказу. Реєстраційний індекс положення може складатися з порядкового номера за картотекою (журналом) реєстрації положень про структурні підрозділи (якщо на підприємстві ведеться окрема реєстрація положень про структурні підрозділи) або з порядкового номера за картотекою чи журналом реєстрації внутрішніх документів.
