Як оформити наказ. ⇗ Гід реквізитами ⇗
Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.
Стане у пригоді пам'ятка:
Візування проєктів наказів
Погодження проєкту документа здійснюють, якщо необхідно провести оцінку доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Погоджувати можуть як в організації посадові особи, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами інші заінтересовані установи (зовнішнє погодження) (п. 1, 2 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Оформлення погодження документів провадиться згідно з вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).
Внутрішнє погодження здійснюють шляхом проставляння візи, яку оформлюють відповідно до пункту 5.25 ДСТУ 4163-2003. Віза має такі елементи:
- особистий підпис;
- ініціали (ініціал імені) та прізвище посадової особи, яка візує документ;
- дату візування;
- за потреби зазначають посаду особи, яка візує документ.
Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються на підприємстві. Проєкти розпорядчих документів візують на першому примірнику.
У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначають в інструкції з діловодства підприємства.
Внутрішнє погодження проєкту документа залежить від його змісту і проводиться у такій послідовності:
- працівником, який підготував документ;
- керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
- функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);
- посадовими особами, яких зазначено в проекті документа як виконавців;
- фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань);
- керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи);
- заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа (п. 7 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією (п. 9 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Електронні документи та електронний підпис: що треба знати діловоду
Візування кадрових наказів
За своєю суттю віза є управлінським реквізитом. Віза посадової особи, відповідальної за певні питання (напрямок) діяльності підприємства, показує особі, яка згідно з повноваженнями підписує документ, що зауваження до проєкту відсутні.
Ураховуючи зміст питань, що визначено наказами про прийняття, переведення, звільнення, та норми пункту 7 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5, якщо заступник директора з економіки та соціальних питань відповідає за прийняття, переведення, звільнення працівників, то його віза на проєктах відповідних наказів є обов’язковою.
Конкретизувати хто та в якій послідовності візуватиме різні види наказів або інших управлінських документів необхідно в індивідуальній інструкції з діловодства підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
