Візування наказів з кадрових питань є важливою процедурою, яка допомагає забезпечити законність, обґрунтованість, прозорість та ефективність кадрової роботи. Які вимоги візування наказів з кадрових питань? Який порядок візування наказів на підприємстві? Відповіді на ці та інші питання, а також усе про візування наказів і заяв — читайте у статті.
Погодження проєкту документа здійснюють, якщо необхідно провести оцінку доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Погоджувати можуть як в організації посадові особи, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами інші заінтересовані установи (зовнішнє погодження) (п. 1, 2 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Оформлення погодження документів провадиться згідно з вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі — ДСТУ 4163-2020). Даний стандарт містить інформацію про візування документів, зразок такого візування.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Внутрішнє погодження здійснюють шляхом проставляння візи, яку оформлюють відповідно до пункту 5.24 ДСТУ 4163-2020. Віза має такі елементи:
найменування посади (за портреби);
особистий підпис;
ініціали (ініціал імені) та прізвище посадової особи, яка візує документ;
дату візування.
Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються на підприємстві. Проєкти розпорядчих документів візують на першому примірнику.
У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначають в інструкції з діловодства підприємства. У разі наявності в особи, яка візує документ, зауважень і пропозицій, їх оформлюють на окремому аркуші, а у візі документа роблять відповідне доповнення.
Увага!
Документ може візувати одна посадова особа чи кілька. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець, виходячи зі змісту цього документа та відповідно до вимог інструкції з діловодства юридичної особи.
Внутрішнє погодження проєкту документа залежить від його змісту і проводиться у такій послідовності:
функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);
посадовими особами, яких зазначено в проекті документа як виконавців;
фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань);
керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи);
заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа (п. 7 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією (п. 9 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, примірник якого залишається у юридичної особи.
За своєю суттю віза є управлінським реквізитом. Віза посадової особи, відповідальної за певні питання (напрямок) діяльності підприємства, показує особі, яка згідно з повноваженнями підписує документ, що зауваження до проєкту відсутні.
Ураховуючи зміст питань, що визначено наказами про прийняття, переведення, звільнення, та норми пункту 7 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5, якщо заступник директора з економіки та соціальних питань відповідає за прийняття, переведення, звільнення працівників, то його віза на проєктах відповідних наказів є обов’язковою.
Конкретизувати хто та в якій послідовності візуватиме різні види наказів або інших управлінських документів необхідно в індивідуальній інструкції з діловодства підприємства.
