Візування наказів з кадрових питань

Як не крути, а секретар — людина різностороння. Він і психолог, і кадровик, і діловод. Отже, повинен знати, як правильно візувати накази про прийняття, переведення та звільнення. Яким нормативним актом це передбачено. І яке відношення до візування має заступник директора з економіки та соціальних питань.

Як оформити наказ. ⇗ Гід реквізитами ⇗

Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.

Стане у пригоді пам'ятка:

Візування проєктів наказів

Погодження проєкту документа здійснюють, якщо необхідно провести оцінку доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Погоджувати можуть як в організації посадові особи, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами інші заінтересовані установи (зовнішнє погодження) (п. 1, 2 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Оформлення погодження документів провадиться згідно з вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).

Внутрішнє погодження здійснюють шляхом проставляння візи, яку оформлюють відповідно до пункту 5.25 ДСТУ 4163-2003. Віза має такі елементи:

  • особистий підпис;
  • ініціали (ініціал імені) та прізвище посадової особи, яка візує документ;
  • дату візування;
  • за потреби зазначають посаду особи, яка візує документ.

Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються на підприємстві. Проєкти розпорядчих документів візують на першому примірнику.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначають в інструкції з діловодства підприємства.

Увага!

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ на підприємстві, визначає працівник, який створює документ, опираючись на його зміст (п. 6 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Внутрішнє погодження проєкту документа залежить від його змісту і проводиться у такій послідовності:

  • працівником, який підготував документ;
  • керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
  • функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності);
  • посадовими особами, яких зазначено в проекті документа як виконавців;
  • фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань);
  • керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи);
  • заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа (п. 7 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією (п. 9 гл. 5 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Візування наказів з кадрових питаньЕлектронні документи та електронний підпис: що треба знати діловоду

Візування кадрових наказів

За своєю суттю віза є управлінським реквізитом. Віза посадової особи, відповідальної за певні питання (напрямок) діяльності підприємства, показує особі, яка згідно з повноваженнями підписує документ, що зауваження до проєкту відсутні.

Ураховуючи зміст питань, що визначено наказами про прийняття, переведення, звільнення, та норми пункту 7 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5, якщо заступник директора з економіки та соціальних питань відповідає за прийняття, переведення, звільнення працівників, то його віза на проєктах відповідних наказів є обов’язковою.

Конкретизувати хто та в якій послідовності візуватиме різні види наказів або інших управлінських документів необхідно в індивідуальній інструкції з діловодства підприємства.

Візування наказів з кадрових питань
Олександр Денисенкоексперт у галузі діловодства та архівної справи
Нормативні акти не регламентують, як засвідчувати копії документів на багатьох сторінках. Попри це, якщо засвідчите копію неправильно, вона не матиме юридичної сили.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді