Загальні вимоги до оформлення документів за ДСТУ 4163:2020
Пропонуємо загальні правила або вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020, що зазвичай готують підприємства, установи та організації всіх форм власності — юридичні особи, а саме:
1. Документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:
найменування юридичної особи;
назва виду документа (не зазначають на листах);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).
2. Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
7. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
8. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:
125 міліметрів — для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;
100 міліметрів — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
90 міліметрів — для реквізиту «Адресат»;
10 міліметрів для абзаців у тексті;
не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
9. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.
10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
Далі у статті читайте про вимоги до розміщення реквізитів на бланках документів.
Варіантів розміщення реквізитів на бланках документів за ДСТУ 4163:2020 два:
кутовий — коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша — кутовий бланк;
поздовжній — коли постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша — поздовжній бланк.
Бланки кожного виду документа юридичної особи (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.
У додатку А (обов’язковий) до ДСТУ 4163:2020 розміщені схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка та поздовжнього бланка, а в додатку Б (довідковий) представлені зразки бланків документів.
Кутове розміщення реквізитів
Використовуйте кутовий варіант розміщення реквізитів для бланків листів, внутрішніх документів — актів, протоколів, доповідних і пояснювальних записок, які мають змінні реквізити — адресат, гриф затвердження.
Зображення Державного герба України на кутових бланках розміщуйте на верхньому полі над серединою рядків із найменуванням юридичної особи, а на поздовжніх — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм.
Максимальна довжина рядка заголовка — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок довший, розташовуйте в кількох рядках через один міжрядковий інтервал. Крапку в кінці заголовка не ставте.
Використовуйте в документах гарнітуру Times New Roman (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).
На кутових бланках назву документа друкуйте великими літерами напівжирним шрифтом і розміщуйте у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Дату документа на поздовжньому бланку проставляйте у спеціально відведеному місці: без відступу від межі лівого поля після назви виду документа, в одному рядку з місцем складання і реєстраційним індексом.
Реквізит «Найменування юридичної особи вищого рівня»:
друкуйте ВЕЛИКИМИ літерами напівжирним шрифтом;
вказуйте скорочено, якщо є офіційне скорочення, а якщо немає — вказуйте повністю.
Нижче від повного найменування свого підприємства окремим рядком зазначте скорочене найменування, якщо воно зафіксовано у статуті/положенні.
Дотримуйте вимог до написання найменування підприємства та особливостей найменування окремих юридичних осіб, що встановив Мін’юст.
Розміщуйте назву виду документа на поздовжніх бланках посередині. Для друкування цього реквізиту можна використовувати розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів.
Зразок поздовжнього загального бланка юридичної особи
