Про деякі реєстраційні форми немає згадки в нормативних актах, однак ці форми дають змогу оцінювати обсяг документообігу, швидко знаходити документи, додержувати визначених законом строків.
Замовте заздалегідь потрібну кількість паперових журналів для реєстрації та обліку кадрових документів.
Відділ кадрів має вести:
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання
Заведіть і Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі — якщо є письмові договори.
Облік справ відділ кадрів веде за номенклатурою справ. Виняток — трудові книжки, особові справи й особові картки. Кожен вид вносьте до номенклатури під одним індексом, а обліковуйте за окремими формами.
Що змінилося та як застосовувати нові норми: як переносити вихідні, яким працівникам можна виплатити компенсацію за невикористану відпустку без звільнення, які відпустки не входять до стажу для щорічних відпусток, хто матиме право на нову відпустку до 60 к. дн., кому роботодавець зможе відмовити у відпустці, чи можна замінити оплачувані відпустки неоплачуваними та багато іншого.
Особові картки обліковуйте за Журналом обліку прийняття працівників. Цю реєстраційну форму передбачає стаття 529 Переліку № 578/5. Строк зберігання — 75 років. Оскільки особові картки ведете на всіх осіб, яких приймаєте на роботу, присвоюйте особовій картці номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття його на роботу.
Не є обов’язковими, але стануть у пригоді ще кілька реєстраційних форм ▼
Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій працівників
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
