Особова справа працівника: правила та порядок формування

Запам’ятайте два постулати ведення особових справ:

1. Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій та працівників-сумісників.
2. Законодавство визначає, які документи мають чи можуть бути в особовій справі, тож особова справа формується в певній послідовності.

Працівники, на яких ведуть особові справи

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Перелік № 578/5 — це нормативно-правовий акт, що поширюється на підприємства, установи, організації всіх форм власності (далі — підприємство).

Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на:

• керівників;
• менеджерів;
• службовців;
• професіоналів;
• фахівців;
• сумісників.

Особові справи зберігаються 75 років після звільнення працівника (ст. 493, 495 Переліку № 578/5).

Щоб визначити, до якої категорії належить працівник, подивіться на першу цифру коду посади за Класифікатором професій (КП) у штатному розписі.

Формуйте особову справу обов’язково, якщо код посади за КП починається з цифр 1-4.

КЛАСИФІКАТОР ПРОФЕСІЙ

Для працівників інших категорій, код за КП яких починається цифрами 5-9, основним джерелом відомостей про трудову діяльність є особова картка П-2. Підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи. Строк зберігання особових справ для «інших категорій» законодавство не визначає, але зазвичай — це 3 роки після звільнення.

У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування. Якщо на працівника поширюється дія Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII, його особову справу ведуть відповідно до Порядку, затвердженого наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).

Документи особової справи

Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5. Максимально — 25 видів документів. Якщо в Правилах № 1000/5 немає певного виду документів, до особової справи такі документи не долучають.

Перелік документів особової справи

СКАЧАТИ

Документи долучають до особової справи впродовж усього часу роботи працівника — у хронологічному порядку в міру поповнення.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Будьте уважні під час пошуку інформаціїї про ведення особових справ. З 27.07.2018 Мін’юст розширив перелік документів особової справи й уточнив, як її вести. Зміни до Правил № 1000/5 внесені наказом Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5 (далі — Наказ № 2277/5).

Особова справа при прийнятті на роботу: 7 порад

Формуйте особову справу «новачка» після того, як видали наказ про прийняття й ознайомили з ним працівника.

Ключові поради щодо формування особової справи працівника:

1. Визначте, чи потрібно формувати особову справу.

2. Запропонуйте працівнику заповнити особовий листок з обліку кадрів та скласти автобіографію.

3. Оформіть доповнення до особового листка.

4. Зробіть та засвідчіть копії наданих працівником документів: паспорта, облікової картки платника податків (довідки про присвоєння ідентифікаційного номеру), військового квитка, документів про освіту, вчене звання, науковий ступінь, підвищення кваліфікації та документів, які дають право на пільги, передбачені законодавством.

Якщо копія документа містить кілька сторінок, засвідчуйте кожну з них.

5. Покладіть документи до папки. Вміщуйте документи особової справи до папки-реєстратора із прозорими файлами. Це полегшить роботу з розміщення нових документів.

6. Оформіть обкладинку папки. Написи на обкладинці особової справи робіть чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою (з урахуванням норм п. 9 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5).

Увага: при первинному оформленні особової справи її сторінки не нумерують. Це роблять вже після звільнення працівника — під час підготовки до передання справи на архівне зберігання.

7. Складіть внутрішній опис документів особової справи. Розмістить його на початку справи перед заявою про прийняття (трудовим договором).

Замість резюме

В редакцію часто надходять запити, на кшталт:

• підкажіть «бланк особової справи працівника»,
• надайте «зразок особової справи».

Невтомно пояснюємо, що особова справа — це сукупність документів. Колеги, які звертаються з такими запитами, майже у 100% мають на увазі особову картку П-2.

Скільки б років ви не пропрацювали у своїй професії, продовжуйте вдосконалюватись.