Особова картка працівника — основний обліковий документ. Хто заповнює особову картку працівника? Що має містити особова картка, зразок заповнення та внесення змін? Де знайти бланк особової картки П-2? Відповіді на ці питання, правила заповнення особової картки працівника а також зразок особової картки працівника П-2 — у статті
На підприємстві. Типова особова картка працівника передбачена наказом Держкомстату та Міноборони № 495/656 від 25.12.2009 (далі — Наказ № 495/656) — особова картка форми П-2. Особова картка працівника, зразок заповнення якої містить ця стаття буде актуальною для будь-якого підприємства, установи чи організації.
На державній службі. Бланк особових карток працівників-державних службовців оформлюйте за формою, затвердженою наказом Нацдержслужби від 19.05.2020 № 77-20.
У місцевому самоврядуванні. Оформлення особової картки працівника за формою первинного обліку № П-2 ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343 буде найбільш коректним. Разом з тим, НАДС рекомендує вести особові картки посадових осіб місцевого самоврядування за цією формою (лист від 09.06.2017 № 5263/13-17), хоча вона й втратила чинність на підставі наказу Держстату від 26.08.2016 № 154.
Особова картка працівника П-2, зразок заповнення якої наведено вище, постійно оновлюється. Зверніть увагу, що навіть змінюючи зразок заповнення особової карти за формою П-2, ви не повинні переписувати всі картки, заведені в минулі роки. Достатньо актуалізувати їх — в особові картки працівників (типова форма П-2) додайте нові показники, що містяться в типовій формі П-2, затвердженій наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656: код за Класифікатором професій, місце фактичного проживання, місце державної реєстрації тощо.
Працівники, на яких ведуть особові картки
Особову картку працівника (форма П-2) потрібно заводити на кожного працівника. На відміну від особових справ, які законодавство зобов’язує вести лише на окремі категорії персоналу, особова картка П-2 буде у кожного працівника.
П-2 особова картка працівника має бути на постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу.
Особова картка працівника форма П-2 має бути оформлена і для працівника, прийнятого для заміщення працівника, який пішов у відпустку. Навіть якщо строковий трудовий договір триває 5 днів, форма П-2 (особова картка працівника) має бути заповнена.
Особова картка працівника П-2 заводиться і на зовнішніх сумісників. А якщо працівник працює на підприємстві і за основним місцем роботи, і за внутрішнім сумісництвом, то кадровик має оформити для нього дві особові картки — за кожним місцем роботи окремо.
Особиста картка працівника оформлюється для працівника-іноземця і для працівника-директора.
Особова картка П-2 бланк заповнюється і на працівника, повторно прийнятого на підприємство.
Якщо особова картка працівника, заповнення якої є обов’язковим, у вас відсутня — ви наражаєтеся на штрафи. Не заповнена належним чином облікова картка працівника (бланк) загрожує відповідальністю як для роботодавця, так і для кадровика.
Як показує статистика, форма П-2 є однією з поширених причин притягнення до відповідальності роботодавців.
Коли особова картка працівника П-2 (зразок) не потребує заповнення
Особова картка працівника, приклад якої наведений у статті, не оформлюється для практикантів — учнів ПТУ, студентів вишів.
Коли не потрібно оформлювати картку П-2
Коли берете практикантів на практику — учнів ПТУ, студентів вишів. Коли людина виконує для вас роботу чи надає послуги за договором підряду (цивільно-правовим договором, ЦПД). Ба більше, такі старання — штрафонебезпечні. Особова картка П-2, зразок заповнений на виконавця робіт за ЦПД може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ, а отже спричинити штраф (ст. 265 КЗпП).
Особова справа (бланки): де брати?
Приклад заповнення особової картки завжди викликав низку питань у кадровиків.
Поширений варіант — придбати готові бланки. Безліч пропозицій в інтернеті, від магазинів, що торгують канцтоварами.
Ще варіант — замовити компанії, що надає поліграфічні послуги.
Нормативно визначеної щільності для картки П-2 немає. З міркувань практики визначаємо прийнятний діапазон як 160-225 г/кв. м.
Чи можна роздрукувати картку в офісі на звичайному принтері
Так, якщо принтер підтримує друк на цупкому папері рекомендованої вище щільності.
Стандартний офісний папір — «вісімдесятка» — тобто має щільність 80 г/кв.м. Такий папір для карток П-2 не підходить.
Порядок заповнення особової картки працівника при прийнятті на роботу
Інструкція по заповненню форми П-2 (особова картка працівника) розроблена нашими експертами для вашої зручності:
1. укажіть дату заповнення особової картки працівника П-2, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).
2. заповніть розділи:
І. Загальні відомості.
ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.
ІІІ. Призначення та переведення.
ІV. Додаткові відомості — за потреби.
Жодних настанов щодо заповнення особової картки П-2 нормативні акти не містять. Керуйтеся напрацюваннями експертів.
Особливу увагу зверніть на табельний номер в особовій картці — це унікальний номер, який присвоюється кожному співробітнику для його ідентифікації та обліку в системі компанії. Він вноситься вручну і не повинен повторюватися у різних співробітників. Табельний номер є одним з ключових полів для первинного заповнення особової картки при прийнятті на роботу.
В який строк заповнювати особову картку при прийнятті на роботу?
Ані наказ Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, ані інші акти законодавства не скеровують у цьому питанні. Радимо оформити особову картку П-2 упродовж 5 днів з дати прийняття на роботу.
Що вказувати у графі «Дата заповнення» картки П-2? Зазначте фактичну дату, коли заповнюєте особову картку.
Заповнення розділу І «Загальні відомості» картки П-2
Пункти розділу І «Загальні відомості»
Підстава для внесення відомостей
1-3, 12* (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані)
Паспорт
4-5 (відомості про освіту)
Документи про освіту
6-8 (останнє місце роботи, стаж роботи, дата та причина звільнення)
Трудова книжка
9 (відомості про отримання пенсії)
Пенсійне посвідчення
10 (родинний стан, члени родини)»*
Паспорт або зі слів працівника.
Відповідний документ — якщо працівник претендує на пільги, що пов’язані з сімейним станом та наявністю дітей
11 (місце фактичного проживання)*
Зі слів працівника
*Якщо працівник не одружений (працівниця не заміжня), вкажіть у графі «Родинний стан, члени родини» родичів, з якими працівник спільно проживає. Приміром, батьків, братів, сестер. Це узгоджується із нормами Сімейного кодексу, адже сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.
**Якщо працівник проживає сам, вкажіть членів родини, з якими можна зв’язатися за потреби. Приміром, працівник потрапив до лікарні і не виходить на зв’язок. Контакти родичів напевне стануть у пригоді.
***Якщо працівник має право на пільги за законом, зафіксуйте це у графі «Додаткові відомості» картки П-2. Приміром, працівник має групу інвалідності, є чорнобильцем тощо. Вкажіть реквізити документа, що підтверджує особливий статус:
Додаткові відомості ІІ група інвалідності, довідка до акта огляду МСЕК від 16.07.2017 № 234578.
Якщо жінка взяла шлюб і змінила прізвище, закресліть попереднє прізвище і вкажіть поруч нове. У графі 10 «Сімейний стан» закресліть — «незаміжня», поруч впишіть — «заміжня» та додайте склад родини.
Закреслення в картці П-2 у разі зміни особистих даних — не порушення і не спричинить штрафів (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).
Заповнення розділу «Відомості про військовий облік» в особовій картці П-2
Розділ «Відомості про військовий облік» заповнюйте в особових картках (типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656) лише тих працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами, на підставі військово-облікових документів, наданих працівниками.
Якщо працівник підвищував кваліфікацію на курсах за рахунок підприємства, вкажіть про це в розділі ІІІ особової картки.
Форма картки не передбачає відомостей про тренінги чи семінари, в яких брав участь працівник. Утім, зручно відбивати короткострокові освітні програми саме в П-2. Якщо постане потреба визначити переважне право залишитися на роботі у разі скорочення, знайдете необхідну інформацію в одному документі.
Відбивайте в картці переведення за аналогією із записом про прийняття. Вкажіть дату, з якої переводите на іншу посаду, у графі «Дата». Наведіть назву нової посади, код за КП, реквізити наказу. Не забувайте про підпис працівника — він має засвідчити таким чином, що ознайомився із записом про переведення в трудовій книжці.
Якщо узгоджуєте назву посади з Класифікатором професій, вкажіть про це в картці. Означте, з якої дати змінюється назва посади, редакцію КП (приміром, ДК 003: 2010), реквізити наказу про внесення змін до трудової книжки та інших облікових документів працівника.
КРОК 1. Унесіть запис до графи «Дата і причина звільнення (підстава)». Відтак вкажіть свою посаду, проставте підпис, ініціали, прізвище.
КРОК 2. Отримайте підпис працівника. Для цього передбачена спеціальна графа — відомості в ній можуть з’явитися лише у разі звільнення.
Облік особових карток
Обліковуйте особові картки, реєструйте їх. Хоча у самій формі П-2 й немає графи для реєстраційного індексу, облік важливий. Насамперед, щоб бачити, скільки карток зберігаєте і чи оформлювали картку на того чи того працівника.
Рекомендований інструмент для обліку особових карток — Журнал обліку прийняття працівників. Оскільки картку ведете на кожного працівника, то номер за журналом прийняття можна використати як реєстраційний індекс П-2.
Зберігання особових карток в поточному діловодстві відділу кадрів
Зберігайте особові картки окремо від інших документів.
Це обумовлено потребами захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, випадкової втрати чи знищення.
Зберігайте картки в металевих шафах чи сейфах — це убереже інформацію від пожежі чи води у разі затоплення.
Якщо працівників багато, підприємство має складну структуру, кілька структурних підрозділів, групуйте особові картки окремо для кожного підрозділу, розташовуйте в абетковому порядку всередині групи.
Якщо працівників небагато, зберігайте особові картки всі разом, розташовуйте в абетковому порядку.
Після звільнення працівника зберігайте його особову картку в поточному діловодстві два роки окремо від карток працюючих. Особові картки звільнених розподіляйте по роках (особові картки звільнених в одному році); всередині групи, що відповідає певному року, картки розміщуйте за алфавітом. Відтак передайте картку П-2 на архівне зберігання разом з іншими картками звільнених у тому ж році.
