Особова картка П-2 є документом, який містить важливу особисту інформацію про фізичну особу-працівника. Законодавством не передбачено прямих норм про відповідальність за неведення особової картки. Однак, чи є все-таки обов’язковим ведення особової картки — читайте у статті.
Введення особової картки П-2 працівника є важливим етапом в управлінні персоналом. Цей документ містить ключову інформацію про працівника і може використовуватися для обліку та кадрового управління.
Ось загальний перелік інформації, яку може містити особова картка П-2 працівника:
Особисті дані
Прізвище, ім’я, по батькові.
Дата народження.
Місце народження (країна, область, місто).
Стать.
Громадянство.
Контактна інформація
Адреса реєстрації.
Адреса фактичного проживання.
Номер телефону.
Адреса електронної пошти.
Документи
Серія та номер паспорта.
Ідентифікаційний код.
Інші документи, що підтверджують особу.
Освіта та кваліфікація
Дані про освіту (навчальний заклад, спеціальність, рік закінчення).
Кваліфікація та спеціалізація.
Трудовий договір
Дата укладення трудового договору.
Терміни та умови працевлаштування.
Посада та відділ/відділення.
Оплата праці
Заробітна плата (ставка, оклад).
Система оплати (годинна, місячна тощо).
Банківські реквізити для виплат.
Стаж та попередні місця роботи
Загальний стаж.
Інформація про попередні місця роботи.
Медична інформація
Група крові.
Медичні обмеження (якщо є).
Сімейний стан
Сімейний стан.
Інформація про членів сім’ї (за потреби).
Інші відомості
Індивідуальний податковий номер.
Відомості про соціальне страхування.
Заповнення особової картки П-2 є конфіденційним процесом, і збереження цієї інформації має відповідати вимогам законодавства. Важливо, що точний зміст і формат картки може залежати від внутрішніх правил організації або регіонального законодавства.
Особова картка: відповідальність
Законодавство не містить норми, яка б прямо визначала обов’язок роботодавця із ведення особових карток працівників. Однак необхідність ведення такого облікового документа є беззаперечною, про що опосередковано свідчать нормативні акти у сфері праці. Адже, саме особова картка працівника є основним обліковим документом для працівника, а облік особового складу ведуть за допомогою картотеки особових карток та за іншими уніфікованими формами первинної облікової документації з праці.
Візьміть до уваги: якщо на працівника не заведено особову картку за типовою формою №П-2, або внесено не всю інформацію, інспектори Держпраці можуть застосувати санкції на основі ч. 2 ст. 265 КЗпП (за порушення інших вимог трудового законодавства) та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати. Такими порушеннями вважається відсутність особових карток, ведення їх не за встановленою формою, а також відсутність підписів працівників у розділах «Призначення і переведення» та «Дата і причина звільнення (підстава)». Подібні проступки перевіряючі кваліфікують як інші порушення вимог законодавства про працю і притягають до відповідальності.
Приклад
Законодавство не містить норми, яка би прямо визначала обов’язок роботодавця вести особові картки. Про таку необхідність свідчать нормативні акти у сфері праці. А саме: пункт 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, зобов’язує роботодавця ознайомити працівника під підпис в особовій картці з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення.
За невиконання інших вимог законодавства про працю у зв’язку із відсутністю особових карток працівників можливе накладання штрафу:
на посадових осіб роботодавця у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення);
на юридичну особу — мінімальна зарплата (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Держпраці вивчає особову картку П-2, щоби дослідити:
чи ознайомлений працівник під підпис із записами про прийняття, переведення в трудовій книжці;
чи надавали працівнику щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль, а якщо працівник неповнолітній або має право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці — протягом робочого року.
Якщо порушень кілька, неналежне оформлення особової картки П-2 фігуруватиме в описі порушень у судовому розгляді.
