Коли кандидата на вакансію відібрано, до справи приступає працівник кадрової служби. А саме — розпочинається процес прийняття на роботу нового працівника. Про порядок прийняття на роботу працівника — розкажемо далі.
Перш ніж буде підписано трудовий договір між особою та підприємством, працівник кадрової служби має перевірити документи потенційного співробітника. Відповідно до статті 24 КЗпП кожен претендент повинен надати майбутньому роботодавцеві:
паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
трудову книжку або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У випадках, передбачених законодавством, також подають:
документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
документ про стан здоров’я;
відповідний військово-обліковий документ;
інші документи.
Умови прийняття на роботу осіб, яким передбачено пільги чи компенсації
Під час прийому на роботу, кадровик повинен з’ясувати, чи не має особа визначених у законі гарантій, пільг чи компенсацій. У разі їх наявності, потрібно, щоб претендент надав підтверджувальні документи. Серед них такі, як:
документ, що підтверджує статус ліквідатора наслідків аварії на ЧАЕС, а для осіб, які постраждали від аварії на ЧАЕС — відповідне посвідчення;
посвідчення УБД, ветерана або учасника війни, члена сім ї загиблого чи померлого;
документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності, наприклад, копія пенсійного посвідчення;
свідоцтва про народження дітей;
інші документи, що засвідчують право особи на пільгу.
Зверніть увагу!
Такі пільги є правом, а не обов’язком особи. Кадровик має роз’яснити, які пільги, гарантії або компенсації належатимуть особі, у разі подання відповідних документів. Але вимагати їх від претендента кадровик не має права.
Інформуємо про умови праці на підприємстві та графік роботи
Поінформуйте працівника про шкідливі умови праці, у разі їх наявності, про режим та графік роботи організації тощо. Роз’ясніть про наявність будь-яких шкідливих факторів, а також про можливість їх негативного впливу на здоров’я.
Повідомляємо про необхідність проходження попереднього медогляду
Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати попередній (при прийнятті на роботу) і періодичні (протягом трудової діяльності) медичні огляди працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі (ст. 169 КЗпП).
Попередньому медичному оглядові при прийнятті на роботу підлягають усі особи віком до 18 років та ті особи віком до 21 року, які за останні 12 місяців перед прийняттям на роботу не проходили щорічний медичний огляд (ст. 191 КЗпП).
З Держпраці погоджують перелік посад, професії та види робіт, для яких встановлюють обов’язкові попередні медичні огляди, а також порядок проведення таких медоглядів. Окрім того, таку інформацію прописують у колективному договорі.
Якщо претенденту на працевлаштування видали медичний висновок, згідно з яким він не може за станом здоров’я виконувати запропоновану роботу, роботодавець зобов’язаний відмовити особі у працевлаштуванні (ч. 3 ст. 22 та ч. 6 ст. 24 КЗпП).
Укладаємо трудовий договір
Договір можна укласти як в письмовій формі, так і усно. В мирний час трудовий договір обов’язково укладають у письмовій формі:
при організованому наборі працівників;
для робіт в районах з особливими природними умовами та на роботах, де є підвищений ризик для здоров’я;
укладення контракту;
коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
оформлення на роботу неповнолітніх;
при укладенні трудового договору з фізичною особою;
при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
Підприємство може розширити перелік випадків укладання трудових договорів у письмовій формі, прописуючи їх у колдоговорі або у правилах внутрішнього трудового розпорядку. Укладання трудових договорів може бути виключно в письмовій формі, якщо це зазначено у локальних актах організації.
Трудовий договір в письмовій формі: взірці, вимоги при підписанні
Не існує типової форми чи шаблону письмового трудового договору. Тому кожен роботодавець може самостійно визначити форму трудового договору та розробити його. Для прикладу, можна використовувати форми трудових договорів, розроблених органами державної влади:
типова форма контракту з керівником виконавчого органу відкритого акціонерного товариства, затверджена наказом Фонду державного майна України від 05.04.2004 № 662;
типова форма контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, затверджена постановою КМУ від 02.08.1995 № 597;
Коли розробляєте трудовий договір, дотримуйтесь таких правил. Зокрема, якщо існують умови праці, які не прописали у колективному договорі, їх обов’язково зазначають в трудовому договорі.
Крім того, потрібно вказати режим роботи, зазначити про випробувальний строк та його тривалість. За наявності повної матріальної відповідальності про це теж вкажіть.
Рекомендуємо також зазначати в трудовому договорі, впродовж якого періоду працівник, який має проходити медогляд, зобов’язаний надати до відділу кадрів медичний висновок.
Увага!
Після того, як всі нюанси узгоджено та трудовий договір оформлено, його підписує керівник організації. Поруч із його підписом, скріпленим печаткою, вказують дату, коли договір підписали. Потім трудовий договір підписує працівник. Він теж вказує дату підписання договору.
Після того, як договір підпишуть обидві сторони, зареєструйте його в журналі реєстрації трудових договорів. У журналі ставить підпис працівник, коли отримує свій примірник трудового договору.
Консультація допоможе вибрати форму трудових відносин із працівником — трудовий договір або цивільно-правовий договір (договір підряду), а також дотримати законодавство про працю.
Майбутній працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства про прийняття на роботу. В заяві вказує посаду, графік та тривалість робочого дня. Якщо працівник працюватиме за сумісництвом або його майбутня посада передбачає настання повної матеріальної відповідальності, він також зазначає це в заяві.
Керівник підприємства розглядає таку заяву та ставить резолюцію.
Видаємо наказ про прийняття на роботу працівника
Заборонено допускати до роботи осіб без укладання трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП).
Наказ про прийняття на роботу можна оформити трьома способами:
Якщо оформлюєте наказ за формою, відмінною від типової (на спеціальному чи загальному бланку), збережіть всі показники, які передбачені типовою формою.
Після того, як керівник підприємства підписав наказ, його реєструють у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. На наказі зазначають дату реєстрації та індекс (реєстраційний номер).
Працівника ознайомлюють з наказом, що підтверджує його підпис. Наказ про прийняття на роботу долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання. Копію такого документа передають до бухгалтерії.
Оформіть працівнику особову картку. Такий документ є обов’язковим для всіх, хто підписав строковий або безстроковий трудовий договір. Незалежно від того, чи працюватиме працівник повний чи неповний робочий день, це основне місце роботи чи сумісництво, працівнику оформлюють особову картку за типовою формою № П-2. Вона є основним обліковим документом працівника, в який кадровик вносить інформацію про працівника на підставі особистих документів працівника, що були надані при прийнятті на роботу.
Договір про повну матеріальну відповідальність підписуємо за потреби
Порядок формування особових справ визначений у наказі Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Особові справи ведуть не для всіх категорій працівників.
Ведемо облік працюючих: заводимо алфавітні картки або книги
Для того щоб інформацію про працюючих або звільнених працівників було легше шукати, рекомендуємо вести на підприємстві спеціальні книги (журнали) обліку персоналу організації або ж сформувати алфавітні картки. Як показує практика, оптимальнішим варіантом є алфавітні картки. Їх ведуть у довільній формі, оскільки не існує законодавчо закріпленого шаблону такого документа.
Ознайомлюємо працівника з локальними актами
Статтею 29 КЗпП на роботодавця покладено обов’язок роз’яснити працівникові його права та обов’язки, ознайомити з внутрішніми нормативними актами (колдоговором, посадовою (робочою) інструкцією та ін.), надати інформацію про правила внутрішнього трудового розпорядку, забезпечити працівника робочим місцем та всіма необхідними для роботи засобами. Також працівнику мають надати вичерпну інформацію щодо умов його праці, зокрема, і про шкідливі умови та, за їх наявності, можливий негативний вплив на здоров’я особи. Перед початком роботи із працівником мають провести усі необхідні інструктажі (з пожежної безпеки, первинний з охорони праці тощо).
Рекомендуємо оформити інформаційний лист, в якому прописати всі умови трудового договору.
Після того, як працівник ознайомиться з усіма локальними документами і з ним проведуть інструктажі з охорони праці, він може приступати до виконання своїх обов’язків. День початку роботи та зміну визначають згідно із затвердженим графіком підприємства або окремого структурного підрозділу.
Трудова книжка: оформлення, порядок зберігання
З 10.06.2021 трудові книжки на підприємстві не зберігаємо.
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП).
Якщо працівник бажає вносити записи про роботу в трудові книжки, домовтесь про час, коли він принесе трудову книжку. Внесіть запис про роботу та поверніть документ працівнику.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
