Когда достойного кандидата на вакансию отобрано, к делу приступает работник кадровой службы. А именно — оформляет прием на работу нового работника. Какой же порядок принятия на работу нового работника — рассмотрим далее.
Прежде чем будет подписан трудовой договор между лицом и предприятием, работник кадровой службы должен проверить документы потенциального сотрудника. Согласно статье 24 КЗоТ каждый претендент должен предоставить будущему работодателю:
паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
В случаях, предусмотренных законодательством, также подаются:
документ об образовании (специальность, квалификация);
документ о состоянии здоровья;
соответствующий военно-учетный документ;
другие документы.
Условия принятия на работу лиц, которым предусмотрены льготы или компенсации
При приеме на работу кадровик должен выяснить, не имеет ли лицо определенных в законе гарантий, льгот или компенсаций. В случае их наличия нужно, чтобы претендент предоставил подтверждающие документы. Среди них такие, как:
документ, подтверждающий статус ликвидатора последствий аварии на ЧАЭС, а для пострадавших от аварии на ЧАЭС — соответствующее удостоверение;
удостоверение УБД, ветерана или участника войны, члена семьи погибшего или умершего;
документ, удостоверяющий установление ребенку инвалидности, например копия пенсионного удостоверения;
свидетельства о рождении детей;
другие документы, удостоверяющие право человека на льготу.
Обратите внимание!
Такие льготы являются правом, а не обязанностью личности. Кадровик должен разъяснить, какие льготы, гарантии или компенсации будут принадлежать лицу в случае предоставления соответствующих документов. Но требовать их от соискателя кадровик не имеет права.
Информируем об условиях труда на предприятии и график работы
Проинформируйте работника о вредных условиях труда, в случае их наличия, о режиме и графике работы организации и тому подобное. Разъясните о наличии каких-либо вредных факторов, а также о возможности их негативного влияния на здоровье.
Сообщаем о необходимости прохождения предварительного медосмотра
Работодатель обязан за свои средства организовать проведение предварительного (при приеме на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или таких, где есть потребность в профессиональном отборе (ст. 169 КЗоТ).
Предварительному медицинскому осмотру при приеме на работу подлежат все лица в возрасте до 18 лет и лица в возрасте до 21 года, которые за последние 12 месяцев перед приемом на работу не проходили ежегодный медицинский осмотр (ст. 191 КЗоТ).
С Гоструда согласовывают перечень должностей, профессии и виды работ, для которых устанавливают обязательные предварительные медицинские осмотры, а также порядок проведения таких медосмотров. Кроме того, такую информацию прописывают в коллективном договоре.
Если претенденту на трудоустройство выдали медицинское заключение, согласно которому он (она) не может по состоянию здоровья выполнять предложенную работу, работодатель обязан отказать лицу в трудоустройстве. Это предусмотрено статьями 22 и 24 КЗоТ.
Заключаем трудовой договор
Договор можно заключить как в письменной форме, так и устно. В мирное время трудовой договор обязательно заключают в письменной форме:
при организованном наборе работников;
для работ в районах с особыми природными условиями и на работах, где есть повышенный риск для здоровья;
заключение контракта;
когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
оформление на работу несовершеннолетних;
при заключении трудового договора с физическим лицом
Предприятие может расширить список случаев заключения трудовых договоров в письменной форме, прописывая их в колдоговоре или в правилах внутреннего трудового распорядка. Заключение трудовых договоров может быть исключительно в письменной форме, если это отмечено в локальных актах организации.
Трудовой договор в письменной форме: образцы, требования при подписании
Не существует типовой формы или шаблона письменного трудового договора. Поэтому каждый работодатель может самостоятельно определить форму трудового договора и разработать его. Для примера, можно использовать формы трудовых договоров, разработанных органами госвласти:
типовая форма контракта с руководителем исполнительного органа открытого акционерного общества, утвержденная приказом Фонда государственного имущества Украины от 05.04.2004 № 662;
типовая форма контракта с руководителем предприятия, которое есть в государственной собственности, утвержденная постановлением КМУ от 02.08.1995 № 597;
Когда разрабатываете трудовой договор, придерживайтесь таких правил. В частности, если существуют условия труда, которые не прописали в коллективном договоре, их обязательно указывают в трудовом договоре.
Кроме того, нужно указать режим работы, отметить испытательный срок и его продолжительность. При наличии полной материальной ответственности об этом тоже укажите.
Рекомендуем также указывать в трудовом договоре, в течение какого периода работник должен проходить медосмотр, обязан предоставить в отдел кадров медицинское заключение.
Внимание!
После того, как все нюансы согласованы и трудовой договор оформлен, его подписывает руководитель организации. Рядом с его подписью, скрепленной печатью, указывают дату, когда договор подписали. Затем трудовой договор подписывает работник. Он тоже указывает дату заключения договора.
После того, как договор подпишут обе стороны, зарегистрируйте его в журнале регистрации трудовых договоров. В журнале ставит подпись работник, каогда получает свой экземпляр трудового договора.
Каким должен быть устный трудовой договор
Будущий работник пишет заявление на имя руководителя предприятия о принятии на работу. В заявлении указывает должность, график и продолжительность рабочего дня. Если работник будет работать по совместительству или его будущая должность предполагает наступления полной материальной ответственности, он также указывает это в заявлении.
Руководитель предприятия рассматривает такое заявление и ставит резолюцию.
Консультація допоможе вибрати форму трудових відносин із працівником — трудовий договір або цивільно-правовий договір (договір підряду), а також дотримати законодавство про працю.
Издаем приказ по предприятию о принятии на работу работника и сообщаем ДФС
Запрещено допускать к работе лиц без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о принятии работника на работу в порядке, установленном КМУ (ч. 3 ст. 24 КЗоТ).
Приказ о принятии на работу можно оформить тремя способами:
Если вы оформляете приказ по форме, отличной от типовой (на специальном или общем бланке), сохраните все показатели, которые предусмотрены типовой формой.
После того, как руководитель предприятия подписывает приказ, его регистрируют в специальном Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения. На приказе указывают дату регистрации и индекс (регистрационный номер).
Работника знакомят с приказом, что подтверждает его подпись. Приказ о принятии на работу приобщают к делу с приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения. Копию такого документа передают в бухгалтерию.
Оформите работнику личную карточку. Такой документ является обязательным для всех, кто подписал срочный или бессрочный трудовой договор. Независимо от того, будет ли работать работник полный или неполный рабочий день, это основное место работы или совместительство, работнику оформляют личную карточку по типовой форме № П-2. Она является основным учетным документом работника, в который кадровик вносит сведения о работнике на основании личных документов работника, которые были предоставлены при приеме на работу.
Договор о полной материальной ответственности подписываем при необходимости
Следующим этапом после выдачи приказа принятия работника на работу является формирование личного дела. Порядок формирования личных дел определен в приказе Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).
Личные дела ведут не для всех категорий работников.
Ведем учет работников: заводим алфавитные карточки или книги
Для того чтобы информацию о работниках или уволенных работниках было легче искать, рекомендуем вести на предприятии специальные книги (журналы) учета персонала организации или же сформировать алфавитные карточки. Как показывает практика, оптимальным вариантом является алфавитные карточки. Их ведут в произвольной форме, поскольку не существует законодательно закрепленного шаблона такого документа.
Знакомим работника с локальными актами
Статьей 29 КЗоТ на работодателя возложена обязанность разъяснить работнику его права и обязанности, ознакомить с внутренними нормативными актами (колдоговором, должностной (рабочей) инструкцией и др.), предоставить информацию о правилах внутреннего трудового распорядка, обеспечить работника рабочим местом и всеми необходимыми для работы средствами. Также работнику должны предоставить исчерпывающую информацию относительно условий его труда, в частности, и про вредные условия и, при их наличии, возможен негативное влияние на здоровье человека. Перед началом работы с работником должны провести все необходимые инструктажи (по пожарной безопасности, первичный по охране труда и тому подобное).
Рекомендуем оформить информационное письмо, в котором прописать все условия трудового договора.
После того как работник ознакомится со всеми локальными документами и с ним проведут инструктажи по охране труда, он может приступать к выполнению своих обязанностей. День начала работы и смену определяют согласно утвержденному графику предприятия или отдельного структурного подразделения.
Трудовая книжка: оформление, порядок хранения
С 10.06.2021 трудовые книжки на предприятии не храним.
Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе (ч. 3 ст. 48 КЗоТ).
Если работник хочет вносить записи о работе в трудовые книжки, договоритесь о времени, когда он принесет трудовую книжку. Внесите запись о работе и верните документ сотруднику.
