Карточка П-2 — один из основных инструментов кадровика и вместилище персональных данных. А еще — документ длительного — 75 лет — хранения. А еще — инструмент воинского учета. Поэтому, когда ведете и храните личные карточки, руководствуйтесь не только правилами кадрового делопроизводства, но и законодательством в сфере защиты персональных данных, архивного дела, учета призывников и военнообязанных. Расскажем, как именно.
Форма личной карточки разнится для органов власти, местного самоуправления и предприятий.
Личные карточки государственных служащих ведут по форме, которую утвердила Нацгосслужба. Соответствующий нормативный акт — приказ Нацгосслужбы от 05.08.2016 № 156.
В местном самоуправлении личные карточки ведут по «старой» форме, по которой ранее оформляли карточки на госслужащих, — П-2 ДС, утвержденной Минстатом еще в 1995 году (приказ 26.12.1995 № 343). Отдельной современной формы для ОМС так и не утвердили, поэтому кадровики местного самоуправления «временно» используют П-2 ДС. И это при том, что сама форма утратила силу в 2016 году.
Все другие предприятия, учреждения, организации, в том числе бюджетники, должны вести первичный учет персонала по типовой форме П-2.
Типовую форму П-2 со временем обновляют. Введение новой формы личной карты не означает, что нужно переписывать все карты, заведенные в прошлые годы. Достаточно актуализировать их — добавить новые показатели, содержащиеся в типовой форме П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656: код по Классификатору профессий, место фактического проживания, место государственной регистрации и т.д. Сведения вписывайте от руки.
Работники, на которых ведут личные карточки
Это абсолютно все работники предприятия. В отличие от личных дел, которые законодательство обязывает вести лишь на отдельные категории персонала, личная карточка будет у каждого работника.
Личные карточки ведут на постоянных и временных работников, тех, кто работает на условиях контракта, и тех, кого приняли на сезонную работу.
Кадровик будет оформлять карточку П-2 для работника, принятого для замещения работника, ушедшего в отпуск. Даже если срочный трудовой договор длится 5 дней, карточка П-2 должна быть в наличии.
Личные карточки ведут на внешних совместителей. А если работник работает на предприятии и по основному месту работы и по внутреннему совместительству, то кадровик должен оформить для него две личные карточки — по каждому месту работы отдельно.
Когда берете практикантов на практику, учащихся в ПТУ, студентов вузов. Когда человек выполняет для вас работу или оказывает услуги по договору подряда (гражданско-правовому договору, ГПД). Более того, такие старания-штрафоопасны. Карточка П-2 на исполнителя работ по ГПД может служить доказательством того, что имеет место подмена трудового договора договором ГПХ, а следовательно повлечь штраф в 30 МЗП (ст. 265 КЗоТ).
Где брать бланки личных карточек П-2
Распространенный вариант — приобрести готовые бланки. Множество предложений в интернете, от магазинов, торгующих канцтоварами. Цена в среднем — от одной до полутора гривен.
Еще вариант — заказать компании, предоставляющей полиграфические услуги.
Нормативно определенной плотности для карты П-2 нет. Из соображений практики определяем приемлемый диапазон как 160-225 г/кв. м.
Можно ли распечатать карточку в офисе на обычном принтере?
Да, если принтер поддерживает печать на плотной бумаге рекомендованной выше плотности.
Стандартная офисная бумага — «восьмидесятка» — то есть имеет плотность 80 г/кв.м. Такая бумага для карточек П-2 не подходит.
Оформление личной карточки П-2 при приеме на работу
Укажите дату заполнения личной карточки, табельный номер, индивидуальный идентификационный номер, пол, вид работы (основная или совместительство).
Затем заполните разделы:
И. Общие сведения.
II. Воинский учет — если работник подлежит военному учету.
III. Назначение и перевод.
IV. Дополнительные сведения-при необходимости.
Никаких руководств по заполнению личной карточки П-2 нормативные акты не содержат. Руководствуйтесь наработками экспертов.
Если работник является призывником или военнообязанным, оформите для него вторую карточку П-2 и включить ее в картотеку воинского учета.
В какой срок заполнять личную карточку при приеме на работу
Ни приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656, ни другие акты законодательства не направляли в этом вопросе. Впрочем, должны ознакомить работника с записью о принятии, внесших в трудовую книжку, под подпись в личной карточке. Трудовую книжку кадровик должен оформить в течение 5 дней после даты принятия. Чтобы соблюсти нормы об ознакомлении с записью, соблюдайте такого же срока и для оформления карточки П-2.
Что указывать в графе «Дата заполнения» карты П-2? Укажите фактическую дату, когда заполняете личную карточку.
Заполнения раздела І «Общие сведения» карточки П-2
Пункты раздела І «Общие сведения»
Основание для внесения сведений
1-3, 12 *(фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства по государственной регистрации, паспортные данные)
Паспорт
4-5 (сведения об образовании)
Документы об образовании
6-8 (последнее место работы, стаж работы, дата и причина увольнения)
Трудовая книжка
9 (сведения о получении пенсии)
Пенсионное удостоверение
10 (семейное положение, члены семьи) *
Паспорт или со слов работника.
Соответствующий документ — если работник претендует на льготы, связанные с семейным положением и наличием детей
11 (место фактического проживания) *
Со слов работника
* Если работник не женат (работница не замужем), укажите в графе «Семейное положение, члены семьи» родственников, с которыми работник совместно проживает. К примеру, родителей, братьев, сестер. Это согласуется с нормами Семейного кодекса, ведь семью составляют лица, которые совместно проживают, связаны общим бытом, имеют взаимные права и обязанности.
** Если работник проживает сам, укажите членов семьи, с которыми можно связаться при необходимости. К примеру, работник попал в больницу и не выходит на связь. Контакты родственников наверняка пригодятся.
***Если работник имеет право на льготы по закону, зафиксируйте это в графе «Дополнительные сведения» карточки П-2. К примеру, работник имеет группу инвалидности, является чернобыльцем и тому подобное. Укажите реквизиты документа, подтверждающего особый статус:
Дополнительные сведения II группа инвалидности, справка к акту осмотра МСЭК от 16.07.2017 № 234578.
Если женщина взяла брак и сменила фамилию, зачеркните предыдущую фамилию и укажите рядом новую. В графе 10 «Семейное положение» зачеркните — «не замужем», рядом впишите — «замужем» и добавьте состав семьи.
Зачеркивания в карточке П-2 в случае изменения личных данных — не нарушение и не повлечет штрафов (см. письмо Госстата от 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).
Заполнение раздела «Сведения о воинском учете» в личной карточке П-2
Раздел «Сведения о военном учете» заполняйте в лицевых карточках (типичная форма П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656) только тех работников, которые являются призывниками, военнообязанными или резервистами, на основании военно-учетных документов, предоставленных работниками.
Как вносить в личную карточку сведения о приеме на работу?
Если работник повышал квалификацию на курсах за счет предприятия, укажите об этом в разделе III личной карточки.
Форма карточки не предусматривает сведений о тренингах или семинарах, в которых принимал участие работник. Впрочем, удобно отражать краткосрочные образовательные программы именно в П-2. Если возникнет потребность определить преимущественное право остаться на работе в случае сокращения, найдете необходимую информацию в одном документе.
Отбивайте в карточке перевода по аналогии с записью о принятии. Укажите дату, с которой переводите на другую должность, в графе «Дата». Укажите название новой должности, код по КП, реквизиты приказа. Не забывайте о подписи работника — он должен засвидетельствовать таким образом, что ознакомился с записью о переводе в трудовой книжке.
Если согласовываете название должности по Классификатору профессий, укажите об этом в карточке. Задайте, с какой даты меняется название должности, редакцию КП (к примеру, ДК 003: 2010), реквизиты приказа о внесении изменений в трудовую книгу и другие учетные документы работника.
Шаг 1. Внесите запись в графу «Дата и причина увольнения (основание)». Затем укажите свою должность, проставьте подпись, инициалы, фамилия.
ШАГ 2. Ознакомьте работника с записью об увольнении в трудовой книжке. Предложите засвидетельствовать ознакомление подписью в карточке П-2. Для этого предусмотрена специальная графа — сведения в ней могут появиться только в случае увольнения.
Учитывайте личные карточки, регистрируйте их. Хотя в самой форме П-2 и нет графы для регистрационного индекса, учет важен. Прежде всего, чтобы видеть, сколько карт храните и оформляли карточку на того или иного работника.
Рекомендуемый инструмент для учета личных карточек — Журнал учета приема работников. Поскольку карточку ведете на каждого работника, то номер по журналу принятия можно использовать как регистрационный индекс П-2.
Хранение личных карточек в текущем делопроизводстве отдела кадров
Храните личные карточки отдельно от других документов.
Это обусловлено потребностями защиты персональных данных от несанкционированного доступа, случайной потери или уничтожения.
Храните карты в металлических шкафах или сейфах — это убережет информацию от пожара или воды в случае затопления.
Если работников много, предприятие имеет сложную структуру, несколько структурных подразделений, группируйте личные карточки отдельно для каждого подразделения, располагайте в алфавитном порядке внутри группы.
Если работников немного, храните личные карточки все вместе, располагайте в алфавитном порядке.
После увольнения работника храните его личную карточку в текущем делопроизводстве два года отдельно от карточек работающих. Личные карточки уволенных распределяйте по годам (личные карточки уволенных в одном году); внутри группы, соответствующей определенному году, карточки размещайте по алфавиту. Затем передайте карточку П-2 на архивное хранение вместе с другими карточками уволенных в том же году.
В графе "Дата" укажите дату принятия на работу. В графе «Профессия, должность» - название должности и его код в соответствии с Национальным классификатором Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327. Ознакомьте работника с записью о принятии
