Працевлаштування іноземця: порядок оформлення та укладення трудового договору

Як оформити іноземця на роботу в Україні

Щоб прийняти на роботу іноземців та осіб без громадянства, які прибули в Україну для працевлаштування на визначений строк (далі — іноземець), переконайтеся, що вони мають дозвіл на застосування праці іноземців та осіб без громадянства, якщо інше не передбачають міжнародні договори України, згоду на обов’язковість яких надала Верховна Рада України (ч. 4 ст. 3 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI; далі — Закон № 5067).

Надає такий дозвіл  Державна служба зайнятості (п. 1 ст. 42 Закону № 5067). У Києві по нього можна звернутися до центрів надання адміністративних послуг.

Інакші правила діють для отримання дозволу на працевлаштування для громадян Росії та Білорусі. Так, щоб отримати дозвіл на працевлаштування громадян Російської Федерації, Республіки Білорусь та інших держав, визнаних такими, що становлять загрозу державному суверенітету, територіальній цілісності і демократичному конституційному ладу та іншим національним інтересам України, необхідно отримати погодження регіонального органу СБУ (ч. 1 ст. 42 Закону № 5067).

Прийом на роботу іноземця без дозволу              

Зважайте, що дозвіл потрібно отримувати не всім категоріям іноземців і для виконання не всіх видів робіт. Приймайте на роботу іноземців без дозволу, якіщо вони

• мають
  • посвідку на постійне проживання в Україні;
  • мають статус закордонного українця;
• набули статусу біженців;
• працевлаштовуються в іноземні представництва (ч. 6 ст. 42 Закону № 5067).

Працевлаштуватися без дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства можуть  громадяни Республіки Польща під час їх перебування на території України (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закону України «Про встановлення додаткових правових та соціальних гарантій для громадян Республіки Польща, які перебувають на території України» від 28.07.2022 № 2471-IX).

Як укласти трудовий договір із закордонним українцем

Порядок працевлаштування іноземних громадян в Україні 2023 

Коли приймаєте на роботу іноземця, який повинен мати дозвіл служби зайнятості, виконайте п’ять кроків:

1) підготуйте проєкт трудового договору з іноземцем;

2) отримайте дозвіл на застосування праці іноземця;

3) оформіть трудові відносини з іноземцем;

4) надайте до центру зайнятості копію укладеного трудового договору з іноземцем;

5) видайте іноземцю копію дозволу на застосування його праці.

Як укласти трудовий договір з іноземцем?

Щоб отримати дозвіл на застосування праці іноземця, потрібно підготувати, зокрема, проєкт трудового договору. Трудовий договір з іноземцем укладайте письмово. Обирайте строковий, адже строк роботи іноземця обмежений відповідно до терміну дії дозволу на застосування праці.

Порядок отримання дозволу на працевлаштування іноземців

Отримання дозволу на працевлаштування іноземця в Україні

Щоб отримати дозвіл за застосування праці іноземця, підготуйте та подайте до служби зайнятості документи:

1) заяву за встановленою КМУ формою, де підтверджуєте, що посада, на якій застосовуватиметься праця іноземця чи особи без громадянства, не пов’язана з належністю до громадянства України і не потребує надання допуску до державної таємниці відповідно до законодавства України;

2) копії сторінок паспорта іноземця з особистими даними та засвідчений переклад українською мовою; ця вимога не поширюється на:

• іноземців та осіб без громадянства, щодо яких прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання про визнання біженцем чи особою, яка потребує додаткового захисту;
• іноземців та осіб без громадянства, які оскаржують рішення про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо визнання біженцем чи особою, що потребує додаткового захисту;
• осіб, що подали заяву про визнання особою без громадянства;
• осіб, які оскаржують рішення про відмову у визнанні особою без громадянства;

3) кольорову фотокартку іноземця –– 3,5 × 4,5 см;

4) проєкт трудового договору (контракту) чи гіг-контракту з іноземцем або особою без громадянства, він має бути засвідчений роботодавцем, окрім відряджених іноземних працівників) (п. 1 — 4 ч. 1 ст. 42-2 Закону № 5067);

5) документ про оплату видачі дозволу (ч. 3 ст. 42-2 Закону № 5067).

Можуть бути потрібні додаткові документи, щоб працевлаштувати окремі категорії іноземців.

Якщо документи були видані за кордоном, легалізуйте їх у встановленому порядку, окрім випадків, коли інше встановлюють міжнародні договори України, згоду на обов’язковість яких надала ВРУ.

Складені іноземною мовою документи перекладіть українською. Нотаріально засвідчіть підпис перекладача (ч. 6 ст. 42-2 Закону № 5067).

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник групи експертів із кадрових питань, Київ

Табель обліку використання робочого часу — документ, який завжди перевіряє інспектор з праці. У матеріалі ви знайдете відповіді на найважливіші питання, визначити, кому доцільно доручити табельний облік, адаптувати форму табеля під потреби підприємства.

Зробити бездоганний табель

Роботодавець або уповноважена особа подають заяву та документи до територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції. Зробити це можна в паперовій чи електронній формі одним зі способів:

1) особисто –– на прийомі посадових осіб;

2) поштовим відправленням з описом вкладення;

3) за допомогою електронного кабінета роботодавця на офіційному вебсайті територіального органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, або через інші державні електронні системи онлайн-послуг; для цього потрібно вико із використанням електронного підпису та з проходженням процедури верифікації;

4) через центр надання адміністративних послуг;

5) через Єдиний державний веб-портал електронних послуг, зокрема через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування –– якщо є технічна можливість.

Ці норми визначає частина 4 статті 42-2 Закону № 5067.

Наказ про затвердження положення про облік використання робочого часу

Деяку інформацію територіальний орган центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, дізнається самостійно, зокрема:

1) про статус роботодавця як юридичної особи або фізичної особи – підприємця –– із Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;

2) про наявність статусу резидента Дія Сіті в роботодавця;

3) про безпосередню участь іноземця або особи без громадянства у відсічі та стримуванні збройної агресії Російської Федерації проти України — у центральному органі виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику з питань національної безпеки у воєнній сфері, сферах оборони і військового будівництва у мирний час та особливий період.

Про це йдеться у частині 5 статті 42-2 Закону № 5067.

Вимагати від роботодавців документи, що не передбачені Законом № 5067,  посадові особі територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, не мають права (ч. 7 ст. 42-2 Закону № 5067).

Служба зайнятості надає роботодавцю опис прийнятих документів одразу

Після того, як служба зайнятості прийняла від роботодавця заяви про видачу дозволу та інші визначені статтею 42-2 Закону № 5067 документи, вона одразу надає опис прийнятих документів (ч. 1 ст. 42-7 Закону № 5067). Наступного робочого дня служба зайнятості Перевірити заяву та додані документи служба зайнятості має наступного робочого дня, щоб з’ясувати, чи є підстави зупинити розгляд заяви (ч. 2 ст. 42-7 Закону № 5067).

Якщо підстав зупинити розгляд не виявили, упродовж 7 робочих днів служба зайнятості розгляне заяву про видачу дозволу (ч. 1 ст. 42-6 Закону № 5067), а протягом двох робочих днів з дня його прийняття –– оприлюднить на своєму офіційному веб-сайті відповідну інформацію та повідомить про це роботодавця засобами електронного зв’язку (ч. 3 ст. 42-7 Закону № 5067).

Продовжити строки розгляду заяв про видачу дозволу можуть у випадку, якщо заяву для працевлаштування подали для:

• громадянина Російської Федерації, громадянина Республіки Білорусь та інших держав, визнаних такими, що становлять загрозу державному суверенітету, територіальній цілісності і демократичному конституційному ладу та іншим національним інтересам України, — до моменту надання погодження регіонального органу СБУ або відмови у наданні такого погодження;
• іноземця чи особи без громадянства, що брав безпосередню участь у відсічі та стримуванні збройної агресії Російської Федерації проти України, — до моменту надання інформації центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику з питань національної безпеки у воєнній сфері, сферах оборони і військового будівництва у мирний час та особливий період.

Це визначає частина 1 статті 42-6 Закону № 5067.

Оформлення прийняття на роботу іноземця

Якщо іноземці перебувають в Україні на законних підставах, кто вони користуються тими самими правами а свободами, а також несуть такі самі обов’язки, як і громадяни України, окрім винятків, що встановлені Конституцією, законами чи міжнародними договорами України (ч. 1 ст. 3 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства» від 22.09.2011 № 3773-VI).Коли отримали дозвіл від служби зайнятості, почніть власне оформляти трудові відносини. Спочатку підпишіть з іноземцем трудовий договір у письмовій формі, відтак видайте наказ про прийняття на роботу та повідомте ДПС про це. Після ознайомлення працівника-іноземця з наказом виконайте інші процедури, що обов’язкові під час прийняття на роботу:

• ознайомте з організаційними документами підприємства, як-от правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, положення про відрядження, посадова інструкція тощо;
• проведіть інструктаж з охорони праці;
• оформте особову справу, особову картку;
• сформуйте документи з питань захисту персональних даних, зокрема підпишіть зобов’язання про нерозголошення персональних даних інших осіб –– якщо відповідно до посадових обов’язків працівник-іноземець матиме справу з такою інформацією.

Зобов’язання про нерозголошення персональних даних: від складання до зберігання

Надання до ЦЗ копії трудового договору

Після видачі дозволу маєте 90 днів з дати видачі, щоб укласти з іноземцем трудовий договір (контракт). Упродовж 10 днів після укладення роботодавець має засвідчити копію трудового договору та надати її до центру зайнятості, який видав дозвіл (ч. 4 ст. 42-7 Закону № 5067).

Після укладення трудового договору, ознайомлення з наказом про прийняття на роботу та іншими локальними актами 

Іноземець може приступати до виконання своїх обов’язків після того, як буде укладений трудовий договір і він ознайомиться з наказом про прийняття на роботу та іншими локальними актами.

Видавання іноземцю копії дозволу

Засвідчену копію дозволу на застосування праці видайте іноземцю або, якщо є потреба, надішліть закордонній дипломатичній установі України за місцем постійного проживання іноземного громадянина.

Засвідчену копію дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства іноземець має подати, щоб отримати довгострокову візу (п. 8 Правил оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою КМУ від 01.03.2017 № 118; далі — Правила № 118).

Або ж він подає для отримання довгострокової візи трудовий договір (контракт), якщо належить до категорії осіб, яких працевлаштовують без дозволу служби зайнятості (ч. 6 ст. 42 Закону № 5067).

За наявності статусу закордонного українця замість дозволу іноземець подає трудовий договір та посвідчення закордонного українця.

Довгострокова віза позначається літерою D, у машинозчитуваній зоні — VD і надається іноземцям та особам без громадянства для в’їзду в Україну, щоб оформити документи, які дають право на перебування чи проживання в Україні строком понад 90 днів (п. 4 Правил № 118).

Строки в’їзду в Україну та перебування на її території для іноземців або осіб без громадянства вказані у візовій етикетці.