Увольнение по сокращению штата: базовые понятия
Кадровику нужно различать понятия сокращения численности работников и сокращения численности штата. Численность работников — это количественный состав. Если сокращаете численность, уменьшается количество работников, занимающих должность, но должность остается в штатном расписании.
При сокращении штата вы меняете штатное расписание — выводите определенные должности. То есть фактически происходит сокращение должности.
Высвобождение работников — один из специальных терминов, которым оперирует КЗоТ. По своей сути, это любое увольнение по пункту 1 статьи 40 КЗоТ — сокращение, реорганизация, ликвидация и т.д. Таким образом, увольнение работников при сокращении — вполне применяемое понятие.
Обратите внимание, что допускается сокращение во время военного положения в период временной нетрудоспособности работника, а также в период пребывания работника в отпуске (кроме отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста) с указанием даты увольнения, которая является первым рабочим днем, следующим за днем истечения временной нетрудоспособности, указанным в документе о временной нетрудоспособности, или первым рабочим днем после окончания отпуска. Вместе с тем, в таком случае работодатель не согласовывает увольнение работников с профсоюзом. Исключение — работодатель должен согласовать с профсоюзом увольнение работника, избранного в профсоюзный орган.
Порядок сокращения работников
Сокращение штата работников — многоэтапная и не сиюминутная процедура. Ошибочность действий при увольнении при сокращении штата может стать основанием для трудовых споров на судебном уровне. Рассмотрим процедуру шаг за шагом.
Решение о сокращении
На практике решение о сокращении штата работников принимают учредители. Как оформить — зависит от вида предприятия и его организационной формы. Например, для ООО — это протокол собрания учредителей.
Расчеты и обоснование добавьте в протокол. Это основа для документов, которые будете составлять в дальнейшем.
Уведомление профсоюза о сокращении
Работодатель сообщает профсоюзной организации о запланированном увольнении работников.
Если на вашем предприятии профсоюза нет, пропустите этот шаг.
При сокращении работников с работы общайтесь с профсоюзом дважды:
- за три месяца до увольнения — информируйте о планируемых увольнениях
- за месяц до увольнения — получите согласие на сокращение членов профсоюза.
Среди особенностей увольнения во время военного положения помните о следующем: работодатель не согласовует увольнение работников с профсоюзом. Исключение — увольнение работников предприятий, учреждений или организаций, избранных в профсоюзные органы (ч. 2 ст. 5 Закона № 2136).
Приказ об изменениях в штатном расписании и создании комиссии
Документ, на котором базируется процедура увольнения по сокращению штатов, — приказ об изменениях в штатном расписании.
Сокращение штата — образцы документов и что они должны содержать: в констатирующей части приказа изложите обоснованные причины сокращения, ссылайтесь на решение работодателя. В распорядительной части приказа укажите должности (профессии), подлежащие сокращению.
Целесообразно создать комиссию по определению таких работников, которых нельзя увольнять с работы, и работников с преимущественным правом остаться на работе. Вы можете как издать отдельный приказ о создании комиссии, так и добавить соответствующие пункты в приказ об изменениях в штатное расписание. Второй вариант — более оптимальный, учитывая рационализацию документооборота.
Комиссия будет определять преимущественное право остаться на работе и выявлять среди тех, кто попадает под сокращение, работников с «иммунитетом» от освобождения по инициативе работодателя. Введите в состав комиссии представителей работодателя, профсоюза или иного представительского органа, например Совета трудового коллектива или уполномоченного от работников.
Издавайте приказ заранее, ведь комиссии нужно время для аналитики. Работодатель, в свою очередь, должен успеть сообщить работникам о сокращении не позже двух месяцев до увольнений.
Если вас беспокоит вопрос: нужно ли писать заявление об увольнении при сокращении — нет, не нужно. Процедура сокращения работника не предполагает составления такого заявления.
Работа комиссии
Для объективности целесообразно коллегиально оценивать квалификацию и производительность труда работников (ст. 42 КЗоТ). Если уволенный работник обратится в суд, тот попросит работодателя документально подтвердить, как он анализировал, кто из работников имеет право остаться на работе (постановление ВСУ от 22.05.2019 по делу № 753/3889/17).
Составьте для комиссии аналитическую справку или сравнительную таблицу при сокращении. Ее готовит кадровик и раздает экземпляры членам комиссии. Чтобы комиссия работала оперативно и принимала решение обоснованно, кадровая служба может подготовить и другие информационные материалы (как справки о наличии вакансий, характеристики на работников и т.д).
Комиссия определяет работников, которых нельзя сократить, и анализирует преимущественное право работников на работу.
Приказ о предупреждении работников об увольнении на основе протокола комиссии
Работодатель оформляет решение приказом о предупреждении о запланированном увольнении. В приказе указывается срок, в который кадровик должен подготовить сообщение о сокращении штата.
ВАЖНО! Если сокращение подпадает под критерии массового высвобождения, подайте отчет 4-НН (ст. 49-2 КЗоТ)
Предупреждение работников о сокращении и предложении другой работы
Предупреждайте работников персонально не позднее чем за два месяца до даты увольнения (ст. 49-2 КЗоТ).
Работодатель обязан одновременно с осуществлением процедуры увольнения в связи с сокращением штата предложить работнику другую работу на предприятии — конечно, если такая работа есть (ч. 3 ст. 49-2 КЗоТ).
Если на предприятии есть другая работа, которую работник может выполнять, предложите перевод в письменном виде. В сообщении укажите размер выходного пособия.
Если вы предлагаете перевод, укажите размер оплаты труда и добавьте копию должностной (рабочей) инструкции. Это поможет работнику принять решение. Если на дату подготовки уведомления нет соответствующих вакансий, отметьте это в сообщении. Укажите, что увольнение обусловлено невозможностью перевода работника на другую работу в связи с ее отсутствием.
Согласие профсоюза на увольнение
Если на вашем предприятии профсоюза нет, то пропустите этот шаг. Также помните, что в условиях военного положения в части увольнения работников по инициативе работодателя Закон №2136 отменил обязанность работодателя согласовывать увольнение работников с профсоюзом. Исключение — увольнение работников предприятий, учреждений или организаций, избранных в профсоюзные органы (ч. 2 ст. 5 Закона № 2136).
Если вакантные должности отсутствуют или работник отказывается от перевода, работодатель вправе уволить его после получения предварительного согласия выборного органа профсоюза (профсоюзного представителя), членом которого является работник (ч. 1 ст. 43 КЗоТ). Если работник одновременно является членом нескольких действующих в организации профсоюзов, согласие на его увольнение дает выборный орган того профсоюза, к которому обратился работодатель.
Направьте профсоюзу обоснованное письменное представление о расторжении трудового договора с работником.
Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее чем через месяц со дня получения согласия выборного органа профсоюза (ч. 8 ст. 43 КЗоТ), поэтому представление готовьте с учетом этого срока.
Оформление увольнения по сокращению
Если работник — не член профсоюза, или если в мирное время получили согласие профсоюза, или если работодатель считает отказ профсоюза необоснованным, готовьте приказ об увольнении.
В приказе укажите размер выходного пособия и количество дней ежегодного отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, за которые следует выплатить компенсацию (ч. 1 ст. 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР, далее — Закон об отпусках).
Обновленные правила расчета средней зарплаты и изменения в выплате компенсации за неиспользованные отпуска вызвали немало вопросов не только у бухгалтеров, но и у кадровиков
Если работник использовал дни ежегодного отпуска заранее, при увольнении по сокращению средства с работника не удерживайте (ст. 22 Закона об отпусках).
Проверяйте, не является ли сокращаемый чернобыльцем. Если да, в приказе укажите дополнительное выходное пособие.
Зарегистрируйте подписанный приказ в журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения.
Составьте табель учета использования рабочего времени на работника за период работы в месяце, не попавшем в табель за предыдущий период. Передайте табель и копию приказа об увольнении бухгалтеру.
В день увольнения выдайте работнику надлежаще оформленную трудовую книжку и заверенную копию приказа об увольнении, произведите рассчет (ст. 47, ст. 116 КЗоТ).
По возможности, выдайте трудовую книжку и копию приказа при свидетелях. Если работник не согласен с увольнением, не исключено, что он откажется их взять. Следовательно придется составить акт.
При увольнении работник расписывается, что получил трудовую книжку:
- в личной карточке (типовая форма № П-2);
- в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Основание — абзац 4 пункта 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58).
Если работник отсутствует на работе в день увольнения по причине сокращения штатов, в этот день отправьте ему почтовое уведомление, в котором укажите, что работнику необходимо получить трудовую книжку. Сообщите, что вы можете переслать трудовую книжку по адресу работника, который он укажет в заявлении (п. 4.2 Инструкции № 58). Вложите заверенную копию приказа об увольнении в конверт. Сообщение отправляйте заказным письмом объявленной ценностью с описанием вложения. Так будет документальное подтверждение, что выполнили все требования законодательства.
Если работник не получит письмо и он вернется на предприятие, храните письмо нераскрытым.
