Службовий документ — офіційний документ, який юридична особа створила або отримала у процесі діяльності, відповідним чином зареєструвала та/або засвідчила (п. 3.14 ДСТУ 2732:2023 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»).
Службовий документ, отриманий установою або створений нею, зокрма, для внутрішнього користування, вважають внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.
Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація бере на себе відповідальність на нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота з документами.
Якщо чисельність працівників невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань. Строк зберігання такого журналу — 3 роки.
Реєстраційний індекс заяви, як правило, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми закріплюють в Інструкції з діловодства організації.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
