Журнал реєстрації заяв з кадрових питань
Службовий документ, отриманий установою або створений нею, зокрма, для внутрішнього користування, вважають внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.
Документи реєструють, щоб забезпечити їх облік, контроль за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація — ведення запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксують факт створення, відправлення або одержання документа. На документі проставляють реєстраційний індекс з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація бере на себе відповідальність на нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота з документами.
➤ Журнал реєстрації наказів з кадрових питань
Роботодавець реєструє всі заяви працівників: про звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток, матеріальної допомоги тощо.
Порядок передавання справ до архіву
Якщо чисельність працівників невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань. Строк зберігання такого журналу — 3 роки.
Онлайн-сервіс «Строки зберігання документів»
Реєстраційний індекс заяви, як правило, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
- для заяв про прийняття на роботу застосовують літерний індекс «п»;
- для заяв про звільнення з роботи — індекс «зв»;
- для заяв про переведення на іншу посаду — індекс «пп»;
- для заяв про надання матеріальної допомоги — індекс «мд».
Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми закріплюють в Інструкції з діловодства організації.