Служебный документ — официальный документ, который юридическое лицо создало или получило в процессе деятельности, соответствующим образом зарегистрировало и/или удостоверило (п. 3.14 ДСТУ 2732:2023 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определение понятий»).
Служебный документ, полученный учреждением или созданный им, в частности, для внутреннего пользования считают внесенным в документационный фонд учреждения с момента его регистрации.
Главное назначение регистрации — предоставление документу юридической силы, то есть подтверждение факта его создания или получения. Регистрируя документ, предприятие, учреждение, организация берет на себя ответственность за него, констатирует факт его создания или поступления. Основная цель регистрации — учет документов, контроль за их выполнением и справочная работа с документами.
Если численность работников небольшая, организационная структура несложная, то целесообразно вводить одну регистрационную форму — Журнал регистрации заявлений по кадровым вопросам. Срок хранения такого журнала — 3 года.
Регистрационный номер заявления, как правило, совпадает с порядковым номером в Журнале регистрации заявлений. На практике довольно часто регистрационный номер дополняют буквенным индексом в соответствии с видом заявления, например:
Порядок регистрации заявлений, в частности, присвоения регистрационных индексов, соответствующие регистрационные формы закрепляют в Инструкции по делопроизводству организации.
Образец Журнала регистрации заявлений по кадровым вопросам
