Организация делопроизводства на предприятии регламентируется нормативно-правовыми актами и локальными нормативными документами организации. Обычно, таким локальным документом является инструкция по делопроизводству.
Традиционно один из разделов инструкции по делопроизводству посвящают документированию процессов, связанных с управлением персоналом (организацией кадрового делопроизводства), поскольку кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего делопроизводства.
Однако практика документирования управленческих процессов свидетельствует, что в общем объеме документооборота объем кадровых документов является достаточно значительным, а организация кадрового делопроизводства имеет существенные отличия от организации делопроизводства общего. К тому же документирования работы с персоналом опирается не только на нормативно-правовую базу общего делопроизводства, но и на нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения, определяют требования по защите прав и интересов работников (недаром в профессиональной литературе и учебных программах кадровое делопроизводство часто относят к специальному).
То, что инструкция по кадровому делопроизводству принесет пользу, не подлежит сомнению. Впрочем, разработка инструкции — это дополнительная задача для кадровой службы, к тому же нужно еще убедить руководство в том, что такой документ действительно нужен.
Инструкция по кадровому делопроизводству: аргументы «за»
Дает возможность увязать кадровые процедуры с необходимыми документами
Кроме документов, которые специалисты по документоведению и архивному делу традиционно относят к кадровым (приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другие должности, увольнение, направление в командировку, предоставление отпусков; личные карточки; документы личных дел; трудовые книжки и тому подобное), в деятельности кадровой службы создается комплекс документов, в которых отражаются другие важные процессы работы с персоналом: подбор, повышение квалификации, учет, отчетность по труду и тому подобное.
Составление и оформление кадровой документации, ее использования, обеспечения сохранности документов требуют соблюдения определенного порядка, который отвечал бы требованиям законодательства, национальных стандартов по вопросам делопроизводства, так и внутренних документов.
Дает возможность установить конкретный порядок документирования требований законодательства
Работникам кадровых служб хорошо известно, что довольно часто законодательным актом установлено лишь требование или высказано рекомендацию по соблюдению определенных обязательных процедур. Впрочем, как правило, конкретный порядок документационного обеспечения реализации этих процедур не регламентируется.
Определить конкретные формы сообщений, учетных форм можно с помощью инструкции по кадровому делопроизводству.
Дает возможность регламентировать вопросы, отнесенные законодательством к внутренним
С помощью Инструкции по кадровому делопроизводству можно регламентировать широкий круг вопросов, которые отнесены законодательством к внутренним вопросам, в частности, определить:
- форму, по которой в организации составляются приказы о приеме на работу, предоставление отпуска, увольнение — по типовым формам, утвержденным Госкомстатом, по формам, отличающимся от типовых;
- порядок визирования кадровых документов, в т. ч. приказов;
- порядок регистрации кадровых приказов, в т. ч. присвоения регистрационных индексов различным видам приказов;
- перечень должностей работников, на которых в организации ведутся личные дела, перечень документов, которые приобщаются к личным делам, порядок формирования документов личного дела;
- шаблоны документов, для которых нет нормированных форм (например, личный листок по учету кадров, дополнения к личному листку по учету кадров внутренняя опись документов личного дела, уведомление работника об изменении существенных условий труда и тому подобное);
- формы журналов регистрации документов, например, журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного (или временного) срока хранения, журнал учета личных дел, журнал учета отпусков и тому подобное.
Как ознакомить работников с кадровыми документами
Разработка Инструкции по кадровому делопроизводству: все начинается с приказа
Инструкция по кадровому делопроизводству составляется по общим правилам подготовки организационных документов, локальных нормативных актов организации.
Для качественной подготовки инструкции по кадровому делопроизводству целесообразно издать приказ руководителя организации, которым определяются ответственные за составление проекта инструкции, сроки его подготовки.
Подготовке Инструкции должно предшествовать:
- изучение нормативно-методической базы общего делопроизводства и документирования кадровой работы;
- анализ документопотоков, виды документов, создаваемых в результате документирования кадровой работы.
На основании такого анализа определяется структура инструкции.
Структура инструкции по кадровому делопроизводству: от общего к конкретному
Инструкция по кадровому делопроизводству может содержать такие разделы:
- Общие положения;
- Документирование кадровой деятельности;
- Организация кадрового документооборота и контроль исполнения кадровых документов;
- Особенности документирования отдельных кадровых процедур;
- Организация документов в кадровом делопроизводстве;
- Подготовка дел кадровой службы к передаче на архивное хранение;
- Приложения.
Раздел «Общие положения»
В этом разделе определяются:
- назначение и задачи инструкции;
- нормативно-методические документы, на основании которых она разработана;
- ответственные за ведение кадрового делопроизводства в организации;
- порядок приема-передачи дел в случае увольнения руководителя кадровой службы и ее работников.
Раздел «Документирование кадровой деятельности»
Указанный раздел может состоять из нескольких подразделов, например, «Перечень кадровых документов организации», «Правила составления и оформления кадровых документов в организации».
Материалы подраздела «Состав кадровых документов» послужат основанием для разработки Табеля форм кадровых документов.
В подразделе «Правила составления и оформления кадровых документов» уместно выложить:
- состав реквизитов, используемых при оформлении кадровых документов;
- правила оформления документов;
- виды бланков кадровых документов, порядок их использования.
Раздел «Организация кадрового документооборота и контроль исполнения кадровых документов»
В этом разделе излагаются требования по организации документопотоков — от создания или поступления документа до его отправки или исполнения.
Положения раздела являются основой для разработки графика документооборота кадровой службы.
График документооборота должен содержать все действия, которые выполняются в процессе работы с документом, исполнителей, а также периодичность создания документа; количество экземпляров, основания для создания и тому подобное.
В графике документооборота отражаются технологические процессы обработки кадровых документов:
- подготовка проекта документа;
- согласования документа;
- подписание документа;
- утверждение документа;
- регистрация документа;
- передача документа на исполнение;
- контроль выполнения;
- сохранение документа в текущем делопроизводстве;
- передача документа на хранение архивного подразделения (архива) организации.
Также в разделе освещаются общие требования относительно визирования и подписания документов, в частности, приказов по кадровым вопросам.
В положениях раздела закрепляется порядок регистрации и учета документов, которые ведутся в кадровой службе (в т. ч. трудовых книжек и вкладышей к ним, личных дел, справок и т. д.), порядок присвоения индексов, предоставляемых при регистрации кадровым приказам.
Раздел «Особенности документирования отдельных кадровых процедур»
Этот раздел уместно составлять из нескольких подразделений. Каждый из подразделений будет отвечать определенной кадровой процедуре, например:
- принятие на работу;
- перевод на другую должность (работу);
- увольнения с работы (прекращения трудового договора);
- изменение существенных условий труда;
- внесение изменений в учетных данных работника;
- предоставление отпусков;
- направление в командировку;
- ведение военного учета.
В разделе подробно рассматриваются процессы документирования кадровых процедур с ссылкой на образцы оформления необходимых документов, отражается специфика их подготовки, визирования, подписания, ознакомления работников и тому подобное.
Раздел «Организация документов в кадровом делопроизводстве»
В указанном разделе могут быть освещены порядок составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел кадровой службы, а также требования по формированию документов в дела.
Читайте також:
Порядок подготовки номенклатуры дел кадровой службы должен соответствовать основным положениям инструкции по делопроизводству, касающиеся порядка составления номенклатуры дел структурного подразделения, формирование документов в дела. Но при этом учитывается специфика документирования кадровых процессов.
Раздел «Организация документов в кадровом делопроизводстве» должен содержать правила формирования личных дел, ведение личных карточек. В частности, необходимо определить перечень документов, формируются в личное дело работника, порядок их расположения, оформления внутренней описи документов, внесенных в личное дело.
Раздел «Подготовка дел кадровой службы к передаче на архивное хранение»
Этот раздел будет определять правила проведения экспертизы ценности кадровых документов, составления, оформления, утверждения, согласования и утверждения описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения кадровых документов. Также следует осветить основные вопросы взаимодействия кадровой службы с архивным подразделением (архивом), определить сроки и порядок передачи дел с кадровыми документами в архив.
Приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству
К Инструкции должны прилагаться все необходимые приложения, в частности:
- график документооборота кадровой службы;
- табель форм кадровых документов;
- образцы оформления кадровых приказов и выписок из них;
- образцы оформления заявлений о принятии на работу, увольнения, перевода на другую должность, внесение изменений в учетных данных;
- образцы оформления актов приема-передачи дел в случае смены руководителя кадровой службы и ее сотрудников;
- образцы оформления справок;
- образцы оформления номенклатуры дел кадровой службы (с бланк итоговой записи), описей дел документов по личному составу, постоянного и длительного хранения;
- бланки личного листка по учету кадров и дополнение к нему, внутренней описи документов личного дела, пример оформления обложки личного дела;
- формы журналов регистрации приказов (по их видам), заявлений работников, личных дел, командировочных удостоверений, других внутренних документов, регистрация которых возложена на кадровую службу (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, пояснительные записки и тому подобное).
Согласования и утверждения инструкции по кадровому делопроизводству
Проект инструкции по кадровому делопроизводству согласовывается должностными лицами в порядке, определенном локальными нормативными документами, в частности, инструкцией по делопроизводству.
Если во время согласования должностные лица сделали предложения, замечания и дополнения к проекту инструкции, они тщательно анализируются, в т. ч. на предмет соответствия нормативным актам. После этого приемлемые предложения вносятся в проект. Если определенные предложения или дополнения отклонено, об этом необходимо сообщить их авторов.
