Перед приемом на работу и заключением трудового договора необходимо проверить наличие у претендента всех необходимых документов и их легитимность. Какие документы нужны для устройства на работу и на что следует обратить внимание кадровику, возможно ли принятие на работу без военного билета в статье
Значение правильного сбора документов работодателем при приеме на работу
Правильный сбор документов при трудоустройстве имеет критическое значение как для работника, так и для работодателя. Это не только формальность, но и требование законодательства, несоблюдение которой может привести к существенным рискам.
Почему важно правильно оформлять документы?
Соблюдение законодательства. Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ), Закон «О воинской обязанности и военной службе», Закон «О защите персональных данных» обязывают работодателя обеспечить надлежащий учет сотрудников.
Защита прав работников. Правильный сбор документов гарантирует работнику право на социальные гарантии (отпуск, больничные, пенсионный стаж).
Юридическая безопасность работодателя. В случае проверки Гоструда или других контролирующих органов работодатель может подтвердить законность трудовых отношений.
Принятие на работу: документы
Процесс трудоустройства всегда предполагает подготовку пакета бумаг. Документы при приеме на работу – это не только формальность, но и гарантия соблюдения законодательства. Следовательно, перечень документов при приеме на работу предусматривает статья 24 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ).
Список документов при принятии на работу:
паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр).
Паспорта граждан Украины в форме карточки, срок действия которых истек за 30 дней до 24.02.2022 и после этой даты, и паспорта гражданина Украины образца 1994 года, в которые не вклеена фотография лица в случае достижения ею 25- или 45-летнего возраста, срок вклеивание которых наступило за 30 дней до 24.02.2022 и после этой даты, удостоверяют личность и гражданство Украины. Их нужно обменять или вклеить новую фотографию в соответствии с достигнутым возрастом в течение 30 к. д. со дня, когда прекратят или отменят военное положение (абз. 4 ч. 2 постановления КМУ «Некоторые вопросы реализации актов законодательства в сфере миграции в условиях военного положения») 21.10.2022 (№ 1202).
Паспорт гражданина Украины в форме карты (ID-паспорт) оформляется лицам, не достигшим 18-летнего возраста, на 4 года, а лицам, достигшим 18-летнего возраста, — на каждые 10 лет (ч. 3 ст. 21 Закона № 5492). В случае истечения срока действия паспорта документ сдается уполномоченному субъекту, издавшему такой документ (ч. 8 ст. 16 Закона № 5492).
С 23.08.2021 во всех сферах деятельности принимаем е-паспорт как документ, удостоверяющий личность. Е-паспорт и е-паспорт для выезда за границу лицо предъявляет вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, паспорта гражданина Украины для выезда за границу, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, о месте проживание (ч. 1 ст. 14-1 Закона № 5492).
Каждый гражданин Украины, имеющий ID-паспорт или биометрический загранпаспорт, может самостоятельно сформировать е-паспорта в мобильном приложении "Дия".
Внимание!
Принятие должностными лицами на работу граждан без паспортов или с недействительными паспортами влечет наложение штрафа в размере 1-3 необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ). Если должностное лицо было оштрафовано и в течение года допустит повторное нарушение, штраф составит 10-14 НМДГ.
Документы, удостоверяющие личность иностранца или лицо без гражданства:
паспортный документ иностранца, как документ, выдавший уполномоченный орган иностранного государства или уставная организация ООН, подтверждающая гражданство иностранца, предоставляет право на въезд или выезд из государства и признается Украиной;
вид на постоянное проживание, как документ, удостоверяющий личность иностранца или лицо без гражданства и подтверждающий право на постоянное проживание в Украине;
вид на временное проживание, как документ, удостоверяющий личность иностранца или лицо без гражданства и подтверждающий законные основания для временного проживания в Украине.
Работодатели имеют право на применение труда иностранцев и лиц без гражданства на территории Украины на основании разрешения, выдаваемого территориальными органами центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере занятости населения и трудовой миграции.
Трудоустраиваемое лицо предоставляет трудовую книжку, если она есть. Если она не имеет трудовой или не требует, чтобы работодатели вносили в нее записи о работе, предоставляет сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ст. 24 КЗоТ). Сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования — Выписка из электронной трудовой книжки (далее — Выписка из ЭТК).
Эта норма не содержит исключений. Поэтому и при трудоустройстве по совместительству также представляют трудовую книжку или Выписку из ЭТК.
Если кандидат раньше нигде не работал, предоставляет справку об отсутствии индивидуальных сведений о лице по форме Приложения 15 к Положению о реестре застрахованных лиц. Справку кандидат может заказать на вебпортале ПФУ или получить в бумажной форме в любом территориальном подразделении ПФУ.
При проверке трудовой, обратите внимание:
• соответствуют ли фамилия, имя, отчество и дата рождения, указанные в паспорте лица, данным, внесенным в трудовую книжку;
• есть ли на первой странице трудовой книжки печать предприятия, выдавшего трудовую книжку;
• есть ли запись об увольнении с последнего места работы, заверенная подписью ответственного лица и печатью предприятия.
С 10.06.2021 года работодатель не принимает трудовые книжки на хранение. Ознакомьтесь с информацией в трудовой книжке.
Если все записи в трудовую книжку внесены в установленном порядке, при желании работника внесите запись о работе, верните работнику.
Обязательность предоставления документов об образовании может быть обусловлена также нормами некоторых законодательных актов, например, для работников, занимающихся медицинской и фармацевтической деятельностью, — статьей 74 Закона Украины «Основы законодательства Украины об охране здоровья» от 19.11.1992 № 2801-XII.
Документ об уровне владения языком
С 16.07.2021 кандидаты на должности госслужащих, руководители учебных заведений и педагоги, медработники государственных и коммунальных учреждений здравоохранения, должностные и должностные лица учреждений, организаций государственной и коммунальной формы собственности должны подтверждать уровень владения государственным языком (ст. 10 Закона Украины «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» от 25.04.2019 № 2704-VIII).
Если претендента на трудоустройство касается требования подтвердить уровень владения языком, он должен предоставить один из двух документов:
государственный сертификат, выданный Национальной комиссией по стандартам государственного языка;
документ о среднем образовании — при условии, что он подтверждает изучение украинского языка как учебного предмета.
Лица, назначенные в период действия военного положения на политические должности, а без конкурсного отбора на должности государственной службы, должности в органах местного самоуправления, должности руководителей субъектов государственного сектора экономики, должности руководителей коммунальных предприятий, учреждений, организаций, подают документ о подтверждении уровня владения государственным языком в соответствии с Законом Украины «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» в течение трех месяцев со дня прекращения или отмены военного положения, в случае если такой документ не был представлен ими ранее (ч. 7 ст. 10 Закона Украины «О правовом режиме военного положения» от 12.05.2015 № 389-VIII).
Если гражданину по медицинскому заключению предложена работа противопоказана по состоянию здоровья, с ним запрещено заключать трудовой договор (ч. 6 ст. 24 КЗоТ).
Работодатель обязан за свои средства организовать при принятии на работу предварительный медицинский осмотр работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или где есть потребность в профессиональном отборе. Лица в возрасте до 21 года ежегодно проходят обязательное медицинское освидетельствование (ч. 1 ст. 169 КЗоТ).
Список должностей, профессий и видов работ, для которых устанавливают обязательные предварительные медицинские осмотры на предприятии, фиксируют в коллективном договоре. Этот список составляют на основании нормативных актов.
Если работник работает с продуктами питания, воспитывает и обучает детей или занимается бытовым обслуживанием населения, должен проходить обязательные профилактические медицинские осмотры. Перечень профессий, производств и организаций, работники которых подлежат обязательным профилактическим медицинским осмотрам, утвердил КМУ постановлением от 23.05.2001 № 559. При принятии на работу такой работник должен подать личную медицинскую книжку, форму которой утвердил Минздрав (приказ от 23.07.2002 № 280).
Лица с инвалидностью при заключении трудового договора должны представить следующие документы:
справку к акту осмотра МСЭК;
индивидуальную программу реабилитации инвалида (далее — ИПР).
В справке к акту осмотра МСЭК (форма № 157-1/о) указывают дату осмотра лица с инвалидностью, характер осмотра (первичный или повторный), установившуюся группу инвалидности, причину инвалидности, срок, к которому установлена группа инвалидности, заключение об условиях и характер труда, рекомендованные меры по восстановлению трудоспособности Форма справки утверждена приказом Минздрава от 30.07.2012 №577.
Для трудоустройства лица с инвалидностью одной справки к акту осмотра МСЭК будет недостаточно, поскольку статьей 17 Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 21.03.1991 № 875-XII (далее — Закон № 875) предусмотрено право работать в организациях или заниматься предпринимательской деятельностью, инвалиды реализуют с учетом индивидуальных программ реабилитации.
Форма ИПР утверждена приказом Минздрава от 08.10.2007 № 623. Ее составляет МСЭК, установившая инвалидность.
Раздел 5 «Трудовая реабилитация» ИПР включает в себя подробное описание всех факторов и элементов будущей трудовой деятельности лица с инвалидностью:
противопоказания по состоянию здоровья к профессиональной деятельности; показаны инвалиду условия труда (тяжесть, напряженность, режим труда и отдыха, форма организации труда, санитарно-гигиенические факторы);
в случае возможного продолжения работы по своей профессии с уменьшением объема работы необходимы ограничения по выполнению отдельных должностных и функциональных обязанностей, плановых задач;
в случае необходимости — приводят особые требования к охране труда и технике безопасности (к работе на высоте), возле движущихся механизмов с энергооборудованием и другие; необходимые для выполнения работы по профессии специальные приспособления (тифлотехнические, сурдотехнические и другие средства) и специальные требования по организационно-технической и эргономической адаптации рабочего места по особенности патологии личности с инвалидностью;
рациональное трудоустройство — указывают перечень рекомендованных профессий и видов труда.
Работодатель обязан создать лицу с инвалидностью безопасные и безвредные для здоровья условия труда (ч. 1 ст. 25 Закона № 875). Поэтому только на основании этих документов можно сделать вывод о том, не будет ли препятствовать состояние здоровья лица выполнению работы и не будет ли работа влиять на ухудшение состояния здоровья лица.
Юлія Видиборець аналітик Експертус Кадри, юрист із трудового права, сертифікований експерт із військового обліку
Увільните працівника від роботи у звʾязку з мобілізацією, з’ясуєте підстави й черговість призову та кого з працівників не призвуть у зв’язку із мобілізацією, а також увільните працівника від роботи
Прием на работу: документы, которые необходимо иметь
Регистрационный номер учетной карты налогоплательщика
Физические лица обязаны представлять информацию о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН) юридическим и физическим лицам, выплачивающим им доходы (п. 70.12.1 ст. 70 Налогового кодекса Украины).
Лицо имеет право отказаться и не принять РНУКПН из-за своих религиозных убеждений. Об этом ставят отметку в паспорте. Следовательно, вместо РНУКПН используют серию и номер паспорта (п. 63.6 ст. 63 Налогового кодекса Украины).
Ни образец удостоверения застрахованного, ни порядок его издания законодательство не определяет. Так что эта норма законодательства не действует.
Указанный перечень документов, представляемых при приеме на работу, не является исчерпывающим.
Документы, подтверждающие право на льготы
Кандидат на трудоустройство представляет работодателю документы, если претендует на гарантии или льготы, например:
как внутренне перемещенное лицо;
лицо, имеющее детей в возрасте до 15 лет;
одинокая мать;
чернобылец и т. д.
От категории льготника зависит, имеет ли право работодатель установить испытания в мирное время, направить в командировку, привлекать к работе в выходные или сверхурочные работы.
В 2026 году базовый перечень документов при принятии на работу должен быть без изменений, но сделайте акцент на:
правильном военном учете,
переходе на электронные трудовые книжки,
подтверждение образования и медицинской пригодности для специальных должностей.
Чтобы избежать ошибочности проверки документов при принятии нового работника, воспользуйтесь табличкой:
5 топовых ошибок кадровиков при проверке документов
Ошибка
Последствия
Как избежать
Прием на работу без военного билета
п. 87 Порядка №1487 указывает на то, что принятие военнообязанного без военно-учетного документа влечет ответственность. Размер штрафа стандартный, даже если военный учет не ведется только за одним работником и составляет от 34 000 до 59 500 грн.
Всегда требовать военно-учетные документы; вести военный учет в отделе кадров
Недостаточная проверка паспорта или ID
Недействительные данные, ошибки в отчетности
Проверять актуальность паспорта/ID, сверять с РНОКПП, обращать внимание на изменения фамилии или прописки
Игнорирование требований по медицинским документам
Штрафы (штраф может достигать 850-1700 гривен за каждого работника без документа, согласно статье 41 КУоАП)
Требовать медицинскую справку/книгу для работы с детьми, продуктами питания и во вредных условиях
Неправильное оформление трудовой книжки или ЭТК
Утрата данных о стаже, судебных исках, претензиях
Контролировать правильность записей в трудовой книжке, своевременно создавать ЭТК
Неполный пакет документов при приеме
Штрафы, проблемы с проверками Гоструда
Использовать чек-лист документов; учитывать дополнительные требования (образование, справка о несудимости, документы на льготы)
органах СБУ, подразделениях Службы внешней разведки (п. 34 Порядка организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487; далее – Порядок № 1487).
Прежде всего работодатель требует документы, удостоверяющие личность.
