Перед приемом на работу и заключением трудового договора необходимо проверить наличие у претендента всех необходимых документов и их легитимность. Какие документы нужны для приема на работу в Украине, и на что кадровику следует обратить внимание при их проверке, расскажем в статье.
Согласно статье 24 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) при заключении трудового договора гражданин обязан представить:
паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр).
В случаях, предусмотренных законодательством, также предоставляют:
документ об образовании (специальность, квалификацию);
Будущий работник показывает вам паспорт в виде одного из документов:
бумажная книжечка;
пластиковая ID-карта с бесконтактным электронным носителем;
е-паспорт в мобильном приложении «Дия».
Когда гражданин достигает 25 и 45 лет, в паспортную книжку вклеивают новые фотографии или по его желанию оформляют ID-паспорт (в форме карточки). Если вовремя не вклеить фотографию, паспорт станет недействительным (п. 8 Положения о паспорте гражданина Украины, утвержденного постановлением ВРУ от 26.06.1992 № 2503-XII).
ID-паспорт получают лица:
• в возрасте до 18 лет — на 4 года;
• в возрасте от 18-ти лет — на каждые 10 лет (ч. 3 ст. 21 Закона № 5492).
Когда заканчивается срок действия паспорта, его сдают субъекту, который выдал документ (ч. 8 ст. 16 Закона № 5492).
С 23.08.2021 во всех сферах деятельности принимаем е-паспорт как документ, удостоверяющий личность. Е-паспорт и е-паспорт для выезда за границу лицо предъявляет вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, паспорта гражданина Украины для выезда за границу, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, о месте проживание (ч. 1 ст. 14-1 Закона №5492).
Каждый гражданин Украины, имеющий ID-паспорт или биометрический загранпаспорт, может самостоятельно сформировать е-паспорта в мобильном приложении "Дия".
Внимание!
Принятие должностными лицами на работу граждан без паспортов или с недействительными паспортами влечет наложение штрафа в размере 1-3 необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ). Если должностное лицо было оштрафовано и в течение года допустит повторное нарушение, штраф составит 10-14 НМДГ.
Документы, удостоверяющие личность иностранца или лица без гражданства:
паспортный документ иностранца, как документ, выдавший уполномоченный орган иностранного государства или уставная организация ООН, подтверждающая гражданство иностранца, предоставляет право на въезд или выезд из государства и признается Украиной;
вид на постоянное проживание, как документ, удостоверяющий личность иностранца или лицо без гражданства и подтверждающий право на постоянное проживание в Украине;
вид на временное проживание, как документ, удостоверяющий личность иностранца или лицо без гражданства и подтверждающий законные основания для временного проживания в Украине.
Работодатели имеют право на применение труда иностранцев и лиц без гражданства на территории Украины на основании разрешения, выдаваемого территориальными органами центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере занятости населения и трудовой миграции.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Трудоустраиваемое лицо предоставляет трудовую книжку, если она есть. Если она не имеет трудовой или не требует, чтобы работодатели вносили в нее записи о работе, предоставляет сведения о трудовой деятельности из Реестра (ст. 24 КЗоТ). Эта норма не содержит исключений. Поэтому и при трудоустройстве по совместительству также представляют трудовую книжку или сведения из Реестра.
Если кандидат раньше нигде не работал, предоставляет справку об отсутствии индивидуальных сведений о лице по форме Приложения 15 к Положению о реестре застрахованных лиц. Справку кандидат может заказать на вебпортале ПФУ.
При проверке трудовой, обратите внимание:
• соответствуют ли фамилия, имя, отчество и дата рождения, указанные в паспорте лица, данным, внесенным в трудовую книжку;
• есть ли на первой странице трудовой книжки печать предприятия, выдавшего трудовую книжку;
• есть ли запись об увольнении с последнего места работы, заверенная подписью ответственного лица и печатью предприятия.
Пригласите дополнительно сведения из Реестра, чтобы убедиться, что трудовая книжка принадлежит именно этому лицу.
С 10.06.2021 года работодатель не принимает трудовые книжки на хранение. Ознакомьтесь с информацией в трудовой книжке.
Если все записи в трудовую книжку внесены в установленном порядке, при желании работника внесите запись о работе, верните работнику.
Работник подает при приеме на работу документ об образовании или профессиональной подготовке, если работа требует специальных знаний.
Требования к образованию и квалификации устанавливают Справочники квалификационных характеристик профессий работников, Национальный классификатор Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327 и профессиональным стандартами.
Обязательность предоставления документов об образовании может быть обусловлена также нормами некоторых законодательных актов, например, для работников, занимающихся медицинской и фармацевтической деятельностью, — статьей 74 Закона Украины «Основы законодательства Украины об охране здоровья» от 19.11.1992 № 2801-XII.
Документ об уровне владения языком
С 16.07.2021 кандидаты на должности госслужащих, руководители учебных заведений и педагоги, медработники государственных и коммунальных учреждений здравоохранения, должностные и должностные лица учреждений, организаций государственной и коммунальной формы собственности должны подтверждать уровень владения государственным языком (ст. 10 Закона Украины «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» от 25.04.2019 № 2704-VIII).
Если претендента на трудоустройство касается требования подтвердить уровень владения языком, он должен предоставить один из двух документов:
государственный сертификат, выданный Национальной комиссией по стандартам государственного языка;
документ о среднем образовании — при условии, что он подтверждает изучение украинского языка как учебного предмета.
Если гражданину по медицинскому заключению предложена работа противопоказана по состоянию здоровья, с ним запрещено заключать трудовой договор (ч. 6 ст. 24 КЗоТ).
Работодатель обязан за свои средства организовать при принятии на работу предварительный медицинский осмотр работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или где есть потребность в профессиональном отборе. Лица в возрасте до 21 года ежегодно проходят обязательное медицинское освидетельствование (ч. 1 ст. 169 КЗоТ).
Список должностей, профессий и видов работ, для которых устанавливают обязательные предварительные медицинские осмотры на предприятии, фиксируют в коллективном договоре. Этот список составляют на основании нормативных актов.
Если работник работает с продуктами питания, воспитывает и обучает детей или занимается бытовым обслуживанием населения, должен проходить обязательные профилактические медицинские осмотры. Перечень профессий, производств и организаций, работники которых подлежат обязательным профилактическим медицинским осмотрам, утвердил КМУ постановлением от 23.05.2001 № 559. При принятии на работу такой работник должен подать личную медицинскую книжку, форму которой утвердил Минздрав (приказ от 23.07.2002 № 280).
Лица с инвалидностью при заключении трудового договора должны представить следующие документы:
справку к акту осмотра МСЭК;
индивидуальную программу реабилитации инвалида (далее — ИПР).
В справке к акту осмотра МСЭК (форма № 157-1/о) указывают дату осмотра лица с инвалидностью, характер осмотра (первичный или повторный), установившуюся группу инвалидности, причину инвалидности, срок, к которому установлена группа инвалидности, заключение об условиях и характер труда, рекомендованные меры по восстановлению трудоспособности Форма справки утверждена приказом Минздрава от 30.07.2012 №577.
Для трудоустройства лица с инвалидностью одной справки к акту осмотра МСЭК будет недостаточно, поскольку статьей 17 Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 21.03.1991 № 875-XII (далее — Закон № 875) предусмотрено право работать в организациях или заниматься предпринимательской деятельностью, инвалиды реализуют с учетом индивидуальных программ реабилитации.
Форма ИПР утверждена приказом Минздрава от 08.10.2007 № 623. Ее составляет МСЭК, установившая инвалидность.
Раздел 5 «Трудовая реабилитация» ИПР включает в себя подробное описание всех факторов и элементов будущей трудовой деятельности лица с инвалидностью:
противопоказания по состоянию здоровья к профессиональной деятельности; показаны инвалиду условия труда (тяжесть, напряженность, режим труда и отдыха, форма организации труда, санитарно-гигиенические факторы);
в случае возможного продолжения работы по своей профессии с уменьшением объема работы необходимы ограничения по выполнению отдельных должностных и функциональных обязанностей, плановых задач;
в случае необходимости — приводят особые требования к охране труда и технике безопасности (к работе на высоте), возле движущихся механизмов с энергооборудованием и другие; необходимые для выполнения работы по профессии специальные приспособления (тифлотехнические, сурдотехнические и другие средства) и специальные требования по организационно-технической и эргономической адаптации рабочего места по особенности патологии личности с инвалидностью;
рациональное трудоустройство — указывают перечень рекомендованных профессий и видов труда.
Работодатель обязан создать лицу с инвалидностью безопасные и безвредные для здоровья условия труда (ч. 1 ст. 25 Закона № 875). Поэтому только на основании этих документов можно сделать вывод о том, не будет ли препятствовать состояние здоровья лица выполнению работы и не будет ли работа влиять на ухудшение состояния здоровья лица.
Военно-учетные документы
Военнообязанные, резервисты и призывники обязательно представляют при принятии на работу военно-учетный документ (ч. 2 ст. 24 КЗоТ).
Кроме того, работодатель проверяет, находится ли кандидат на трудоустройство на военном учете в территориальном центре комплектования и социальной поддержки, органах СБУ, подразделениях Службы внешней разведки (п. 34 Порядка организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487; далее — Порядок № 1487). (п. 37 Порядка организации и ведения военного учета призывников и военнообязанных, утвержденного постановлением КМУ от 07.12.2016 № 921; №921). Исключение — кандидат на должность достиг предельного возраста пребывания в запасе.
Военно-учетный документ:
для призывников — удостоверение о приписке к призывному участку;
для военнообязанных — военный билет или временное удостоверение;
для резервистов — военный билет.
Основание — пункт 16 Порядка № 921.
Другие документы для принятия на работу
Регистрационный номер учетной карты налогоплательщика
Физические лица обязаны представлять информацию о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН) юридическим и физическим лицам, выплачивающим им доходы (п. 70.12.1 ст. 70 Налогового кодекса Украины).
Лицо имеет право отказаться и не принять РНУКПН из-за своих религиозных убеждений. Об этом ставят отметку в паспорте. Следовательно, вместо РНУКПН используют серию и номер паспорта (п. 63.6 ст. 63 Налогового кодекса Украины).
Ни образец удостоверения застрахованного, ни порядок его издания законодательство не определяет. Так что эта норма законодательства не действует.
Указанный перечень документов, представляемых при приеме на работу, не является исчерпывающим.
Документы, подтверждающие право на льготы
Кандидат на трудоустройство представляет работодателю документы, если претендует на гарантии или льготы, например:
как внутренне перемещенное лицо;
лицо, имеющее детей в возрасте до 15 лет;
одинокая мать;
чернобылец и т. д.
От категории льготника зависит, имеет ли право работодатель установить испытания, направить в командировку, привлекать к работе в выходные или сверхурочные работы.
органах СБУ, подразделениях Службы внешней разведки (п. 34 Порядка организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487; далее – Порядок № 1487).
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
