Хотя процедура оформления дубликата трудовой книжки прописана в отдельном разделе Инструкции № 58, на практике в соответствующей ситуации, кадровики допускают ошибки.
Выдача дубликата трудовой книжки организацией, в которую трудоустраивается работник, — ошибка.
Довольно часто возникает ситуация, когда лицо, которое устраивается на работу, сообщает о том, что трудовая книжка потеряна, а кадровик оформляет дубликат на новом месте работы. Впрочем, пункт 5.1 Инструкции № 58, определяет, в случае потери трудовой книжки лицо должно обратиться с заявлением об оформлении и выдаче дубликата к работодателю по последнему месту работы.
Если при оформлении человека на работу выяснили, что он потерял трудовую книжку, кадровик должен лишь разъяснить лицу порядок оформления дубликата и посоветовать ей обратиться к предыдущему работодателю.
Если с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки в организацию обратился бывший работник, для которого организация является последним местом работы. Ваши действия...
До оформления дубликата необходимо убедиться, что лицо, заявившее об утере трудовой книжки, действительно работало в организации. Сделать это очень легко в случае, если в организации ведется алфавитная картотека (или алфавитная книга).
Внимание!
Алфавитную картотеку (книгу) целесообразно вести в организациях с целью облегчения работы по поиску информации о работающих и уволенных работниках. В алфавитные карточки (книги) вносятся учетные данные работника (фамилия, имя, отчество, идентификационный номер), сведения о приеме на работу и увольнении (наименование структурного подразделения, должности, дата и номер соответствующего приказа). Также в алфавитной карточке (книге) целесообразно указывать другую учетную информацию (номера личной карточки и личного дела, регистрационный номер трудовой книжки по Книге регистрации движения трудовых книжек и вкладышей к ним, табельный номер и тому подобное).
Имея под рукой такой информационно-поисковый инструмент как алфавитная картотека (книга), очень легко определить, действительно ли лицо работало в организации, и быстро найти в архиве организации все документы, необходимые для оформления дубликата трудовой книжки (приказы о приеме, переводе, увольнении; личную карточку, личное дело) и предоставлении лицу информации о прошлую трудовую деятельность для получения документов с предыдущих мест работы.
Если алфавитная картотека (книга) отсутствует, то для установления факта работы лица в организации следует обратиться в картотеки личных карточек уволенных работников. Напомним, что такие карточки хранятся отдельно от личных карточек лиц, работающих в организации.
Разъясняем правила и порядок оформления дубликата трудовой книжки
Разъясните лицу, что согласно пункта 5.1 Инструкции № 58 дубликат трудовой книжки, оформленный в установленном порядке, выдают не позднее 15 дней после подачи заявления, а в случае осложнения — в другие сроки.
Также лицу должно быть разъяснено, что согласно пункту 5.3 Инструкции № 58 до дубликата трудовой книжки необходимо внести информацию о трудовой деятельности, которая предшествовала работе в последней организации и которая подтверждена документами. Такими документами могут быть заверенные в установленном порядке:
справки о работе в других организациях;
копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении с предыдущих мест работы;
дипломы (свидетельства);
справки о периодах получения пособия по безработице;
Инструкция № 58 не содержит норм, которые бы обязывали граждан собирать справки со всех предыдущих мест работы и предоставлять их для оформления дубликатов трудовых книжек.
Часто работники вообще отказываются предоставлять документы, подтверждающие предыдущий стаж, мотивируя это тем, что организации, где они ранее работали, отыскать невозможно.
В таких случаях внесите в дубликаты трудовой книжки записи только последнее место работы. Желательно, чтобы работник собственноручно засвидетельствовал свое желание получить такой дубликат трудовой книжки, указав об этом в тексте заявления о выдаче дубликата.
Предоставляем информацию о предыдущих местах работы
Работодатель обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествовавший устройству в организацию (п. 5.3 Инструкции № 58). Такая помощь может выражаться в предоставлении информации о названия организаций, в которых ранее работало лицо, и даты принятия и увольнения с них.
Так, например, из сведений, указанных в личной карточке, можно узнать название организации, в которой лицо работало непосредственно перед устройством на последнее место работы, и дату увольнения с этой организации.
Если на работника велось личное дело, восстановить предыдущую трудовую биографию еще проще: в личном листке по учету кадров отражаются не только название организации и месяц и год увольнения, но и месяц и год принятия к соответствующей организации.
Предоставление лицу максимальной информации о ее предыдущей деятельности значительно сократит время сбора необходимых документов.
Если бывший работник не имеет желания собирать документы о былой трудовой деятельности, а просит выдать дубликат с указанием сведений только о последнем месте работы, об этом нужно указать в заявлении.
Получаем резолюцию руководителя организации на заявлении о выдаче дубликата трудовой книжки
Решение о выдаче дубликата трудовой книжки принимает руководитель организации и оформляет его в виде резолюции на заявлении лица. В резолюции должны быть определены исполнитель (лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации) и дата исполнения поручения. Если дату заранее определить невозможно (неизвестный срок сбора документов о былом трудовую деятельность), руководитель в резолюции может указать, например: «Срок выполнения — 2 рабочих дня с даты предоставления всех необходимых документов».
Получаем документы, подтверждающие трудовую деятельность, и проверяем правильность их оформления
Проверьте правильность оформления и заверения представленных документов (наличие дат, номеров, подписей, расшифровок подписей, оттисков печатей, отметок о заверении копии или выписки и тому подобное).
Взыскиваем сумму стоимости бланка трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки работодатель взимает с работника сумму стоимости бланка трудовой книжки (п. 6.1 Инструкции № 58). Оплату следует внести в кассу организации. Документом об уплате стоимости бланка трудовой книжки служит приходный кассовый ордер, оформленный в установленном порядке.
Этот кассовый ордер является основанием для списания из под отчета ответственного лица кадровой службы бланков, полученных в бухгалтерии.
После получения от лица кассового приходного ордера сделает на нем отметку о серии и номере бланка трудовой книжки, который будет оформлен как дубликат.
Сведения о работнике записываются на титульном листе дубликата трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта (п. 2.11 Инструкции № 58).
Образец оформления дубликата трудовой книжки
В правом верхнем углу титульного листа делается надпись «Дубликат» (п. 5.1 Инструкции № 58). Если в организации есть штамп с соответствующим текстом, проставляется оттиск такого штампа.
После указания даты заполнения дубликата трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (п. 2.12 Инструкции № 58).
Титульный лист дубликата трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или печать отдела кадров (п. 2.12 Инструкции № 58).
Вносим сведения о работе, поощрения и награждения к дубликата трудовой книжки
Правила и порядок внесения записей о работе, поощрения и награждения к дубликата трудовой книжки определены в пункте 5.2 Инструкции № 58.
Если до устройства в организацию работник уже работал и предоставил об этом заверенные в установленном порядке документы, то в графу 3 раздела «Сведения о работе» сначала внесите запись об общем стаже работы до принятия в организацию, который подтвержден документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
в графе 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, об этом также вносится соответствующая запись.
После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные.
Внимание!
Если документы содержат неполные сведения о работе в прошлом, до дубликата трудовой книжки вносятся только те данные, что есть в документах.
В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого вносят соответствующие записи в дубликате.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают их владельцу.
Если до устройства в организацию человек нигде не работал, или работал, но соответствующих документов не предоставил, дубликат трудовой книжки заполняют по общим правилам оформления трудовых книжек работников. А именно: разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Все записи о работе, поощрениях и награждениях за время работы в организации, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.
Выдаем лицу дубликат трудовой книжки
Поскольку Инструкция № 58 не предусмотривает порядок удостоверения факта выдачи лицу дубликата трудовой книжки, а также формы подтверждения работником факта получения дубликата, работодатель должен по своему усмотрению определить, каким образом следует это делать.
Например, лицо может написать расписку в получении дубликата трудовой книжки с указанием его серии, номера и даты получения или соответствующую отметку лицо может сделать на своем заявлении (ниже реквизитов заявления «дата», «подпись»).
