Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейное положение, место жительства, государственные награды и поощрения. Законодательство регламентирует правила формирования личного дела работника. Правила ведения личных дел и советы экспертов уберегут вас от ошибок и лишней работы.
Личные дела хранятся 75 лет после увольнения работника (ст. 493, 495 Перечня № 578/5).
Чтобы определить, к какой категории относится работник, посмотрите на первую цифру кода должности по Классификатору профессий (КП) в штатном расписании.
Формируйте личное дело обязательно, если код должности по КП начинается с цифр 1-4.
Для работников других категорий, код КП которых начинается цифрами 5-9, основным источником сведений о трудовой деятельности является личная карточка П-2. Предприятие самостоятельно определяет, формировать ли для этих работников личные дела. Срок хранения личных дел для «других категорий» законодательство не определяет, но обычно — это 3 года после увольнения.
В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведут на всех работников, занимающих должности государственных служащих или являются должностными лицами местного самоуправления. Если на работника распространяется действие Закона Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII, его личное дело ведут в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Нацдержслужбы от 22.03.2016 № 64 (далее — Порядок № 64).
Документы личного дела
Перечень документов личного дела и порядок его формирования регламентируют пункты 12-13 главы 2 раздела IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5).
В личном деле должны быть только документы, предусмотренные Правилами № 1000/5. Максимально - 25 видов документов. Если в Правилах № 1000/5 нет определенного вида документов, в личное дело такие документы не включают.
Сведения о взысканиях, поощрениях, выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, замещении вакантной должности вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров (абз. 3 п. 12 гл. 2 разд. IV Правил № 1000/5).
Будьте внимательны при поиске информации о ведении личных дел. С 27.07.2018 Минюст расширил перечень документов личного дела и уточнил, как ее вести. Изменения к Правилам № 1000/5 внесены приказом Минюста от 04.07.2018 № 2277/5 (далее — Приказ № 2277/5).
Личное дело при приеме на работу: 7 советов
Формируйте личное дело «новичка» после того, как издали приказ о принятии и ознакомили с ним работника.
Ключевые советы по формированию личного дела работника:
Сделайте и заверьте копии предоставленных работником документов: паспорта, учетной карточки налогоплательщика (справки о присвоении идентификационного номера), военного билета, документов об образовании, ученое звание, ученая степень, повышение квалификации и документов, которые дают право на льготы, предусмотренные законодательством. Если копия документа содержит несколько страниц, свидетельствуют каждую из них.
Положите документы в папки. Помещайте документы личного дела в папки-регистраторы с прозрачными файлами. Это облегчит работу по размещению новых документов.
Оформите обложку папки. Надписи на обложке личного дела делайте четко черным светостойкими чернилами или пастой (с учетом норм п. 9 гл. 2 разд. VI Правил № 1000/5). Внимание: при первичном оформлении личного дела его страницы не нумеруются. Это делают уже после увольнения работника - во время подготовки к передаче дела на архивное хранение.
Составьте внутреннее описание документов личного дела. Разместите его в начале дела перед заявлением о принятии (трудовым договором).
Вместо резюме
В редакцию часто поступают запросы, вроде:
подскажите «бланк личного дела работника»
предоставьте «образец личного дела»
Неутомимо объясняем, что личное дело — это совокупность документов. Коллеги, которые обращаются с такими запросами, почти в 100% имеют в виду личную карточку П-2.
Сколько бы лет вы не проработали в своей профессии, продолжайте совершенствоваться.
