Хоча процедуру оформлення дубліката трудової книжки прописано в окремому розділі Інструкції № 58, на практиці у відповідній ситуації, кадровики припускаються помилок.
Видача дубліката трудової книжки організацією, до якої працевлаштовується працівник, — помилка.
Доволі часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформлює дублікат на новому місці роботи. Утім, пункт 5.1 Інструкції № 58, визначає, у разі втрати трудової книжки особа має звернутися із заявою про оформлення і видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.
Якщо при оформленні особи на роботу з’ясували, що вона втратила трудову книжку, кадровик має лише роз’яснити особі порядок оформлення дубліката і порадити їй звернутися до попереднього роботодавця.
Якщо з проханням про видачу дубліката трудової книжки до організації звернувся колишній працівник, для якого організація є останнім місцем роботи. Дотримуйтесь алгоритму зі статті.
До оформлення дубліката необхідно переконатися, що особа, яка заявила про втрату трудової книжки, дійсно працювала в організації. Зробити це дуже легко у разі, якщо в організації ведеться алфавітна картотека (або алфавітна книга).
Увага!
Алфавітну картотеку (книгу) доцільно вести в організаціях з метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників. До алфавітних карток (книг) вносяться облікові дані працівника (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийняття на роботу та звільнення (найменування структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу). Також в алфавітній картці (книзі) доцільно зазначати іншу облікову інформацію (номери особової картки та особової справи, реєстраційний номер трудової книжки за Книгою реєстрації руху трудових книжок та вкладишів до них, табельний номер тощо).
Маючи під рукою такий інформаційно-пошуковий інструмент як алфавітна картотека (книга), дуже легко визначити, чи дійсно особа працювала в організації, та швидко знайти в архіві організації всі документи, необхідні для оформлення дубліката трудової книжки (накази про прийняття, переведення, звільнення; особову картку, особову справу) та надання особі інформації про минулу трудову діяльність для отримання документів з попередніх місць роботи.
Якщо алфавітна картотека (книга) відсутня, то для встановлення факту роботи особи в організації слід звернутися до картотеки особових карток звільнених працівників. Нагадаємо, що такі картки зберігаються окремо від особових карток осіб, які працюють в організації.
Крок 2. Роз’яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки
Роз’ясніть особі, що відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки, оформлений у встановленому порядку, видають не пізніше 15 днів після подання заяви, а у разі ускладнення — в інші строки.
Також роз’ясніть, що згідно з пунктом 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки необхідно внести інформацію про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації та яка підтверджена документами. Такими документами можуть бути засвідчені у встановленому порядку:
довідки про роботу в інших організаціях;
копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
дипломи (свідоцтва);
довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю;
Інструкція № 58 не містить норм, які б зобов’язували громадян збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та надавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок.
Часто працівники взагалі відмовляються надавати документи, які підтверджують попередній стаж, мотивуючи це тим, що організації, де вони раніше працювали, відшукати неможливо.
У таких випадках внесіть до дублікатів трудової книжки записи лише про останнє місце роботи. Бажано, щоб працівник власноруч засвідчив своє бажання отримати такий дублікат трудової книжки, зазначивши про це в тексті заяви про видачу дубліката.
Крок 3. Надаємо інформацію про попередні місця роботи
Роботодавець зобов’язаний сприяти працівнику в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню в організацію (п. 5.3 Інструкції № 58). Така допомога може виражатися у наданні інформації про назви організацій, у яких раніше працювала особа, й дати прийняття і звільнення з них.
Так, наприклад, з відомостей, зазначених в особовій картці, можна дізнатися про назву організації, в якій особа працювала безпосередньо перед влаштуванням на останнє місце роботи, та дату звільнення з цієї організації.
Якщо на працівника велась особова справа, відновити попередню трудову біографію ще простіше: в особовому листку з обліку кадрів відображаються не лише назва організації та місяць і рік звільнення, а й місяць і рік прийняття до відповідної організації.
Надання особі максимальної інформації про її попередню трудову діяльність значно скоротить час збирання необхідних документів.
Якщо колишній працівник не має бажання збирати документи про минулу трудову діяльність, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей лише про останнє місце роботи, про це варто зазначити в заяві.
Крок 5. Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки
Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник організації та оформлює його у вигляді резолюції на заяві особи. В резолюції мають бути визначені виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації) та дата виконання доручення. Якщо дату заздалегідь визначити неможливо (невідомий термін збирання документів про минулу трудову діяльність), керівник в резолюції може зазначити, наприклад: «Строк виконання — 2 робочих дні з дати надання усіх необхідних документів».
Крок 6. Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, та перевіряємо правильність їх оформлення
Перевірте правильність оформлення та засвідчення наданих документів (наявність дат, номерів, підписів, розшифрувань підписів, відбитків печаток, відміток про засвідчення копії чи витягу тощо).
Крок 7. Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки
При оформленні дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника суму вартості бланка трудової книжки (п. 6.1 Інструкції № 58). Оплату слід внести до каси організації. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки слугує прибутковий касовий ордер, оформлений у встановленому порядку.
Цей касовий ордер є підставою для списання з-під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих у бухгалтерії.
Після отримання від особи касового прибуткового ордеру зробить на ньому відмітку про серію і номер бланка трудової книжки, який буде оформлено як дублікат.
Відомості про працівника записуються на титульному аркуші дубліката трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту (п. 2.11 Інструкції № 58).
Приклад заповнення титульної сторінки дубліката трудової
У правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо в організації є штамп з відповідним текстом, проставляється відбиток такого штампу.
Після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).
Титульний аркуш дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого проставляється печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Інструкції № 58).
Крок 9. Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки
Правила та порядок внесення записів про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки визначені в пункті 5.2 Інструкції № 58.
Якщо до влаштування в організацію працівник вже працював і надав про це засвідчені у встановленому порядку документи, то до графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття в організацію, який підтверджено документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, в якій організації, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:
у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
у графі 3 пишеться найменування організації, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.
Якщо до влаштування в організацію особа ніде не працювала, або працювала, але відповідних документів не надала, дублікат трудової книжки заповнюють за загальними правилами оформлення трудових книжок працівників. А саме: до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Усі записи про роботу, заохочення і нагородження за час роботи в організації, що внесені до дубліката трудової книжки, засвідчуються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або печаткою відділу кадрів.
Крок 10. Видаємо особі дублікат трудової книжки
Оскільки Інструкція № 58 не передбачає порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець має на власний розсуд визначити, в який спосіб слід це робити.
Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну відмітку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).
