Перед прийняттям на роботу (укладанням трудового договору) необхідно перевірити у претендента наявність всіх необхідних документів та їх легітимність. Які саме документи має подати потенційний працівник та на що слід звернути увагу кадровику, перевіряючи такі документи, детально читайте у статті.
Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) при укладаннітрудового договору громадянин зобов’язаний подати:
паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр).
У випадках, передбачених законодавством, також надають:
документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
документ про стан здоров’я;
військово-обліковий документ;
інші документи.
Перевірка документів для прийняття на роботу, які надає потенційний працівник
Майбутній працівник показує вам паспорт у вигляді одного з документів:
паперова книжечка;
пластикова ID-картка з безконтактним електронним носієм;
е-паспорт у мобільному застосунку «Дія».
До паспортної книжечки при досягненні громадянином 25 і 45 років вклеюють нові фотокартки, що відповідають його вікові. Паспорт, в якому не вклеєно таких фотокарток при досягненні його власником зазначеного віку, вважається недійсним (п. 8 Положення про паспорт громадянина України, затвердженого постановою Верховної Ради України від 26.06.1992 № 2503-XII). Утім, наразі при досягненні громадянином 25 і 45 років уповноважені органи оформлюють новий паспорт громадянина України у формі картки.
Паспорт громадянина України у формі картки (ID-паспорт) оформлюється особам, які не досягли 18-річного віку, на 4 роки, а особам, які досягли 18-річного віку, — на кожні 10 років (ч. 3 ст. 21 Закону № 5492). У разі закінчення строку дії паспорту документ здається уповноваженому суб’єкту, який видав такий документ (ч. 8 ст. 16 Закону № 5492).
Із 23.08.2021 у всіх сферах діяльності приймаємо е-паспорт як документ, що посвідчує особу. Е-паспорт і е-паспорт для виїзду за кордон особа пред’являє замість та без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про місце проживання (ч. 1 ст. 14-1 Закону № 5492).
Кожен громадянин України, який має ID-паспорт або біометричний закордонний паспорт, може самостійно сформувати е-паспорти у мобільному застосунку «Дія».
Увага!
Прийняття посадовими особами організацій на роботу громадян без паспортів або з недійсними паспортами, — тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 1 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг). Те саме порушення, допущене посадовою особою після застосування до неї протягом року заходу адміністративного стягнення за такі дії, — тягне за собою накладення штрафу від 10 до 14 нмдг (ст. 200 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Документи, що посвідчують особу іноземця або особи без громадянства:
паспортний документ іноземця, як документ, який видав уповноважений орган іноземної держави або статутна організація ООН, що підтверджує громадянство іноземця, надає право на в’їзд або виїзд із держави і визнається Україною;
посвідка на постійне проживання, як документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує право на постійне проживання в Україні;
посвідка на тимчасове проживання, як документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує законні підстави для тимчасового проживання в Україні.
Роботодавці мають право на застосування праці іноземців та осіб без громадянства на території України на підставі дозволу, що видається територіальними органами центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Особа, що працевлаштовується, надає трудову книжку, якщо вона є. Якщо вона не має трудової або не вимагає, щоб роботодавці вносили до неї записи про роботу, надає відомості про трудову діяльність із Реєстру (ст. 24 КЗпП).
Ця норма не містить винятків. Тому і при працевлаштуванні за сумісництвом також подають трудову книжку або відомості з Реєстру.
Якщо кандидат раніше ніде не працював, надає довідку про відсутність індивідуальних відомостей про особу за формою Додатка 15 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1. Довідку кандидат може замовити на вебпорталі ПФУ.
Перевіряючи трудову книжку, зверніть увагу на:
відповідність прізвища, імені, по батькові, дати народження, зазначених у паспорті особи, даним, внесеним у трудову книжку;
наявність на першій сторінці трудової книжки печатки підприємства, яке видало трудову книжку;
наявність запису про звільнення з останнього місця роботи, засвідченого підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.
Запросіть додатково відомості з Реєстру, аби переконатися, що трудова книжка належить саме цій особі.
Із 10.06.2021 роботодавець не приймає трудові книжки на зберігання. Ознайомтесь з інформацією у трудовій книжці.
Якщо всі записи до трудової книжки внесені у встановленому порядку, за бажанням працівника внесіть запис про роботу, поверніть працівникові.
Документи про освіту (спеціальність, кваліфікацію)
Документ про освіту (диплом або інший документ про одержання освіти чи професійної підготовки) надається при прийнятті на роботу, яка вимагає спеціальних знань.
Вимоги щодо освіти та кваліфікації передбачено Довідниками кваліфікаційних характеристик професій працівників, Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 та професійними стандартами.
Обов’язковість надання документів про освіту може бути обумовлена також нормами деяких законодавчих актів, наприклад для працівників, які займаються медичною та фармацевтичною діяльністю, — статтею 74 Закону України «Основи законодавства України про охорону здоров’я» від 19.11.1992 № 2801-XII.
Якщо претендента на працевлаштування стосується вимога підтвердити рівень володіння мовою, він має надати один із двох документів:
державний сертифікат, виданий Національною комісією зі стандартів державної мови;
документ про повну загальну середню освіту — за умови, що він підтверджує вивчення української мови як навчального предмета.
Документи про стан здоров’я (за необхідності)
Якщо громадянину за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я, з ним заборонено укладати трудовий договір (ч. 6 ст. 24 КЗпП).
Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати при прийнятті на роботу попередній медичний огляд працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або де є потреба у професійному доборі. Особи віком до 21 року щорічно проходять обов’язковий медичний огляд (ч. 1 ст. 169 КЗпП).
Перелік посад, професій та видів робіт, для яких встановлюють обов’язкові попередні медичні огляди на підприємстві, фіксують у колективному договорі. Цей перелік складають на підставі нормативних актів.
Якщо працівник працює з продуктами харчування, виховує і навчає дітей, або займається побутовим обслуговуванням населення, має проходити обов’язкові профілактичні медичні огляди. Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, затвердив КМУ постановою від 23.05.2001 № 559. При прийнятті на роботу такий працівник має подати особисту медичну книжку, форму якої затвердив МОЗ (наказ від 23.07.2002 № 280).
Особи з інвалідністю при укладанні трудового договору повинні подати такі документи:
довідку до акту огляду МСЕК;
індивідуальну програму реабілітації інваліда (далі — ІПР).
Виробнича характеристика для працівника, який оформлює інвалідність у МСЕК
У довідці до акту огляду МСЕК (форма № 157-1/о) зазначають дату огляду особи з інвалідністю, характер огляду (первинний або повторний), групу інвалідності, яку встановили, причину інвалідності, термін, до якого встановлено групу інвалідності, висновок про умови та характер праці, рекомендовані заходи щодо відновлення працездатності. Форма довідки затверджена наказом МОЗ від 30.07.2012 № 577.
Для працевлаштування осіб з інвалідністю однієї довідки до акту огляду МСЕК буде недостатньо, оскільки статтею 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» вiд 21.03.1991 № 875-XII(далі — Закон № 875) передбачено, що право працювати в організаціях або займатися підприємницькою діяльністю інваліди реалізують з урахуванням індивідуальних програм реабілітації.
Форма ІПР затверджена наказом МОЗ від 08.10.2007 № 623. Її складає МСЕК, що встановила інвалідність.
Розділ 5 «Трудова реабілітація» ІПР включає докладний опис усіх чинників та елементів майбутньої трудової діяльності особи з інвалідністю:
протипоказання за станом здоров’я до професійної діяльності; показані інваліду умови праці (важкість, напруженість, режим праці та відпочинку, форма організації праці, санітарно-гігієнічні чинники);
у разі можливого продовження роботи за своєю професією із зменшенням обсягу роботи — необхідні обмеження щодо виконання окремих посадових і функціональних обов’язків, планових завдань;
у разі потреби — наводять особливі вимоги до охорони праці і техніки безпеки (до роботи на висоті), біля механізмів, що рухаються, з енергоустаткуванням та інші; необхідні для виконання роботи за професією спеціальні пристосування (тифлотехнічні, сурдотехнічні та інші засоби) і спеціальні вимоги з організаційно-технічної та ергономічної адаптації робочого місця щодо особливості патології особи з інвалідністю;
раціональне працевлаштування — указують перелік рекомендованих професій і видів праці.
Роботодавець зобов’язаний створити особі з інвалідністю безпечні та нешкідливі для здоров’я умови праці (ч. 1 ст. 25 Закону № 875).Тож тільки на підставі цих документів можна зробити висновок про те, чи не буде перешкоджати стан здоров’я особи виконанню роботи і чи не буде робота спричиняти погіршення стану здоров’я особи.
Військово-облікові документи
Часто кадровики чують питання про те, чи потрібен військовий квиток для працевлаштування. Військовозобов’язані, резервісти та призовники обов’язково подають при прийнятті на роботу військово-обліковий документ (ч. 2 ст. 24 КЗпП).
для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення;
для резервістів — військовий квиток.
Інші документи необхідні для прийняття на роботу
Реєстраційний номер облікової картки платника податків
Фізичні особи зобов’язані подавати інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) юридичним та фізичним особам, що виплачують їм доходи (п. 70.12.1 ст. 70 Податкового кодексу України).
Особа має право відмовитися і не прийняти РНОКПП через свої релігійні переконання. Про це ставлять відмітку в паспорті. Відтак замість РНОКПП використовують серію та номер паспорта (п. 63.6 ст. 63 Податкового кодексу України).
Ані зразок посвідчення застрахованої особи, ані порядок його видання законодавство не визначає. Тож ця норма законодавства не діє.
Зазначений перелік, документів, що подають при прийнятті на роботу не є вичерпним.
Документи, що підтверджують право на пільги
Кандидат на працевлаштування подає роботодавцеві документи, якщо претендує на гарантії чи пільги, наприклад:
як внутрішньо переміщена особа;
особа, яка має дітей віком до 15 років;
одинока мати;
чорнобилець тощо.
Від категорії пільговика залежить, чи має право роботодавець встановити випробування, направити у відрядження, залучати до роботи у вихідні чи до надурочних робіт.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
