Аудит трудових книжок слід проводити, зокрема, коли на роботу оформився новий кадровик та перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду. Детально про випадки проведення аудиту трудових книжок та про дії роботодавця і працівника у разі втрати трудової книжки читайте у статті.
Аби не відповідати за чужі помилки, кадровик, який оформився на нову роботу, обов’язково має провести аудит кадрових документів. З перших завдань, що треба зробити, це перевірити, чи наявні трудові книжки усіх працівників, місце зберігання трудових книжок для яких у роботодавця.
ВАЖЛИВО!
З 10.06.2021 почався 5-річний період, який відведено на подання сканованих копій трудових книжок до Пенсійного фонду України для включення ним до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (з дати набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX).
Поки роботи з подання сканів трудових книжок до ПФУ не завершено, трудові книжки працівників, які були прийняти на роботу до 10.06.2021, зберігаються у роботодавця, а після цієї дати — у працівника.
Перед скануванням трудових книжок та передачею сканованих копій до ПФУ проводьте аудит трудових книжок.
Під час проведення аудиту зіставте кількість основних працівників та кількість трудових книжок у сейфі або вогнетривкій шафі. Крім того радимо звірити дані з Книгою обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (форма № П-10, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.1995 № 277). Раптом побачили технічну помилку, на яку не звертали увагу раніше — зробіть виправлення в Книзі обліку трудових книжок, наприклад: неправильний запис акуратно закресліть тонкою лінією, а правильний — напишіть поряд.
Не зайвим буде, якщо особа, відповідальна за ведення і облік трудових книжок, поставить свій підпис поряд з виправленням.
Для проведення перевірки наявності трудових книжок доречно скликати відповідну комісію. Коли інвентаризація трудових книжок проводилась комісією або просто при свідках і було виявлено, що відсутня трудова книжка працівника, складіть акт про нестачу трудових книжок зразок якого наводимо нижче.
Якщо комісію не скликали і свідків не було, напишіть директору доповідну записку про те, що відсутня трудова книжка такого-то працівника. І в акті, і в доповідній записці зазначається серія і номер трудової книжки.
Доповідна записка про відсутність трудових книжок у відділі кадрів
Під час аудиту трудових книжок слід звернути увагу на обов’язкову наявність вкладишів до трудових книжок. У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем (абз. 1 п. 3.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінсоцполітики, Мін’юсту від 29.07.1993 № 58, далі — Інструкція № 58). Наявність вкладишу засвідчує штамп «Виданий вкладиш» на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки. Вкладиш без трудової книжки недійсний, він вшивається у трудову книжку. Як підшити вкладиш до трудової книжки — вкладіть його між обкладинкою й останньою сторінкою та підшийте за допомогою шила, циганської голки та ниток до третьої сторінки обкладинки трудової книжки в місці згину.
Аудит трудових книжок перед скануванням передбачає не тільки звірку їх наявності, а й перевірку правильності заповнення трудової книжки. Зокрема, правильне написання прізвища, ім’я та по батькові працівника, дати народження, наявність необхідних підписів та печаток на титульному аркуші трудової книжки, правильність записів в розділі «Відомості про роботу». Адже трудова книжка з помилками — це недійсна трудова книжка.
Хоча введення в Україні режиму воєнного стану не вплинуло на особливості зберігання та ведення трудових книжок працівників, радимо проводити аудит трудових книжок, наприклад, після переміщення підприємства чи установи в більш безпечне місце, після виходу працівників з простою тощо.
Якщо роботодавець втратив трудову книжку працівника, кадровик подає керівнику підприємства акт про нестачу трудових книжок та доповідну записку про відсутність трудових книжок у відділі кадрів.
Про своє рішення за фактом втрати трудової книжки керівник підприємства має зазначити в резолюції на доповідній записці. Зокрема, може бути створена комісія та проведено службове розслідування. І винну особу можуть притягти до дисциплінарної відповідальності.
Порушення порядку обліку, зберігання і видавання трудових книжок — це порушення законодавства про працю. За це посадових осіб можуть притягнути до адміністративної (за ст. 41 КпАП) та дисциплінарної відповідальності.
За втрату трудової книжки роботодавця відповідальність настає у вигляді фінансових санкцій в однократному розмірі мінімальної зарплати за недотримання правил зберігання трудових книжок (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Якщо власник втраченої трудової книжки працює на підприємстві, надайте повідомлення працівнику про втрату трудової книжки. Поясніть, що йому буде оформлено дублікат трудової книжки, але для цього він має зібрати з попередніх місць роботи окремі документи. Йдеться про довідки про роботу або засвідчені копії наказів про прийняття на роботу, переведення, звільнення. Дублікат трудової книжки в такому випадку видається працівнику без стягнення її вартості (абз. 3 п. 6.1 Інструкції № 58).
Іншим випадком, коли робити дублікат трудової книжки необхідно обов’язково, є втрата трудової книжки працівником особисто.
Особою, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), негайно подається власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботизаява про втрату трудової книжки зразок якої має бути в кадровій службі підприємства.
Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки. Дублікат трудової книжки в такому випадку видається працівнику із стягненням її вартості. Доволі часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформлює дублікат на новому місці роботи. Утім, пункт 5.1 Інструкції № 58, визначає, у разі втрати трудової книжки особа має звернутися із заявою про оформлення і видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). Зразок заповнення дублікату трудової книжки міститься в пунктах 5.3 -5.4 Інструкції № 58. Радимо також в дублікаті відновити аркуш, в якому працівник з записами в трудовій книжці ознайомлений зразок якого має бути в кадровій службі підприємства.
Окремим випадком, коли необхідна заміна трудової книжки її дублікатом, є відсутність доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки, а на першій сторінці дубліката ставиться відмітка «Дублікат анульовано». Це засвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи, після цього дублікат повертається власнику.
