Накази з кадрових питань
Накази з кадрових питань — це розпорядчі документи, що оформлюють управлінські рішення роботодавця щодо трудової діяльності працівників.
До найпоширеніших належать накази про:
- прийняття на роботу;
- переведення чи зміну умов праці;
- надання відпустки;
- звільнення;
- заохочення чи застосування дисциплінарних стягнень.
Кожен із цих документів має свої вимоги до змісту та оформлення, передбачені трудовим законодавством і внутрішніми положеннями компанії. Щоб мінімізувати поширені помилки при оформленні наказів, варто ознайомитися з такими нормативними актами:
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (наказ Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції від 18.06.2015 № 1000/5), які визначають основи ведення діловодства в органах і установах.
Обидва нормативно-правові акти містять важливі деталі та вимоги — їхнє ретельне вивчення допоможе уникнути помилок при підготовці кадрових документів та забезпечить правильне оформлення кадрових наказів.
Опануєте правила, як складати різні види наказів, витяги з наказів і додатки до них, організуєте роботу з наказами. За прикладами внесете зміни до наказів
Помилки у кадрових документах
Найпоширеніші помилки у кадрових наказах трапляються через неуважність або відсутність контролю. Часто кадровики неправильно зазначають реквізити документа — номер, дату чи підпис керівника, через що наказ можуть визнати недійсним. Не менш поширеною проблемою є помилки у прізвищах, іменах або по батькові працівників, коли замість офіційних даних використовуються скорочення або неточні записи. Такі неточності згодом можуть викликати труднощі при веденні трудових книжок або формуванні електронних даних. Щоб уникати помилок в наказах та швидко зорієнтуватися під час їх виникнення — користуйтеся таблицею:
ПОМИЛКИ У КАДРОВИХ ДОКУМЕНТАХ | СПОСІБ УНИКНЕННЯ |
Пропускають номер документа, не вказують місце складання або помиляються у даті видачі. Це ускладнює подальший пошук документа та може викликати сумніви у його чинності. | Перед підписанням перевіряйте всі реквізити — дату, номер, місце складання. Використовуйте затверджений шаблон наказів підприємства. |
Орфографічні помилки у прізвищі, імені чи по батькові роблять наказ юридично вразливим, особливо при судових спорах або перевірках. | Завжди звіряйте ПІБ із паспортом або кадровими документами працівника. Використовуйте автоматизовані кадрові системи, які підтягують дані з особової картки. |
Неправильна дата може спричинити проблеми з обліком стажу, оплатою праці чи нарахуванням податків. | Звіряйте дати у наказі з трудовим договором, табелем обліку використання робочого часу та заявою працівника. |
Умови наказу (посада, оклад, графік роботи) не збігаються з даними договору. Це вважається порушенням трудового законодавства. | Готуючи наказ, перевіряйте, щоб його зміст повністю відповідав укладеному трудовому договору або додатковій угоді. |
Деякі організації досі користуються формами, затвердженими старими нормативними актами, які вже втратили чинність. | Перевіряйте актуальні форми документів згідно з чинним законодавством або внутрішніми нормативними актами підприємства. |
Без підпису керівника наказ не набуває чинності, а без підпису працівника — відсутнє підтвердження його ознайомлення. | Контролюйте, щоб кожен наказ підписав керівник і працівник поставив підпис після ознайомлення. |
Посилання на неактуальні або неправильні статті Кодексу законів про працю (КЗпП) чи інших актів робить наказ юридично сумнівним. | Використовуйте чинні редакції нормативних актів та перевіряйте актуальність статей перед складанням наказу. |
Відсутність даних у графах (наприклад, підстава наказу, відповідальний виконавець) знижує юридичну силу документа. | Використовуйте контрольні списки або шаблони наказів із заповненням усіх полів. |
Невідповідність дат відпустки графіку, неправильне зазначення виду відпустки або її тривалості. | Перевіряйте відповідність наказу затвердженому графіку відпусток та заяві працівника. Посилайтесь на правильні статті КЗпП |
Якщо працівник не ознайомлений із наказом під підпис, він може стверджувати, що не знав про прийняті рішення, що створює юридичні ризики. | Завжди організовуйте ознайомлення працівників з наказами під підпис (на папері або в електронному вигляді з фіксацією дати). |
Правильне оформлення кадрових наказів — це не лише питання охайності документації, а й показник правової грамотності та відповідальності роботодавця. Навіть незначна помилка у даті, реквізитах чи формулюванні може призвести до серйозних наслідків — від порушення прав працівника до штрафів під час перевірок та судових спорів. Щоб уникнути таких ситуацій, важливо дотримуватись системного підходу. Завантажуйте наш чекліст та дотримуйтеся алгоритму перевірки кадрових наказів перед підписанням.
