Работа кадровика кропотливая и ответственная, но «человеческий фактор» никто не отменял. Даже опытные кадровики делают ошибки в трудовых книжках. Как правильно исправить запись в трудовой книжке — покажем на примерах.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58), содержит только замечания, как исправлять неправильные и неточные записи о работе (п. 2.6, 2.8-2.10). На практике проблемы, которые случаются с трудовыми, — более разнообразны.
Исправление ошибки в записи на внутренней обложке трудовой книжки
Инструкция № 58 не предусматривает нормы, которая определяет порядок внесения исправлений на внутренней стороне трудовой книжки. Однако, анализируя нормы этой инструкции, можно найти правильное решение.
Инструкция № 58 предусмотривает возможность зачеркивать записи в трудовых книжках в случае изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения. Одной чертой зачеркивают, например, прежние фамилию или имя, отчество, дату рождения и записывают новые данные.
Итак, если в трудовую книжку внесены с ошибкой, в частности запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки трудовой книжки, следует аккуратно одной чертой зачеркнуть запись, содержащую ошибку, и ниже написать правильно со ссылкой на соответствующие документы и засвидетельствовать его подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы (при наличии).
Исправление неправильной записи в трудовой книжке
Кадровик перепутал документы работников и сделал неправильную запись в трудовой книжке одного из них.
Алгоритм действий
Признайте запись в трудовой недействительной и сделайте правильную (п. 2.6, 2.10 Инструкции № 58):
Графа
Что отметить
1
Следующий порядковый номер
2
Дата внесения записи
3
Слова Запись № ___ недействительна
Правильная запись. Например: «Переведен с 15.01.2024 на должность менеджера»
4
Основание — реквизиты приказа
Внимание!
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нельзя:
зачеркивать, соскребать лезвием или ретушировать корректором неправильные записи;
Оформте трудові відносини з працівником за алгоритмом від експерта. Як не заплутатися у формулюванні та правильно скласти заяви й накази про прийняття на роботу, підкажуть зразки документів. Скористайтеся шпаргалками та пам’ятками, щоб не забути важливого.
Работника, который много лет работал на предприятии, несколько раз переводили с одной должности на другую. При внесении записи об увольнении кадровик заметил, что одна запись о переводе «утеряна». Однако следующие переводы отражены в трудовой книжке верно.
Как сделать исправления в трудовой книжке в таком случае?
Инструкция № 58 не регламентирует порядок внесения пропущенной записи в трудовую книжку. Поэтому руководствуйтесь общими правилами внесения исправлений, логикой и здравым смыслом, а также следуйте принципу сохранения информативности записей.
Чтобы избежать лишних записей и исправлений, не стоит отменять последние записи для сохранения хронологии и внесения «потерянных». Пропущенную запись о переводе рекомендуем внести перед записью об увольнении.
Образец исправления пропущенной записи в трудовой книжке
Кадровик в трудовой работника нарушил нумерацию записей о работе: после записи № 6 внес запись № 8. Соответственно, запись № 7 отсутствует.
Вносить ли изменения? Какой номер записи о работе будет следующим?
Инструкция № 58 содержит наставления только в отношении действий при обнаружении неправильных или неточных записей о работе, переводе, награждении или поощрении (п. 2.6). Об исправлении порядковых номеров — ни одного упоминания. Видимо, потому что порядковые номера — неинформативный вид данных. Они не имеют значения ни для определения опыта работы, ни для подсчета страхового стажа.
Таким образом, делать исправления в трудовой книжке из-за нарушения нумерации нецелесообразно. Следующим должен быть № 9.
Заполнять трудовые книжки необходимо очень внимательно. Ведь в определенных случаях исправления ошибок требует много времени и терпения. Однако некоторые ошибки лучше не исправлять.
