Работа кадровика кропотливая и ответственная, но «человеческий фактор» никто не отменял. Даже опытные кадровики делают ошибки в трудовых книжках. Как правильно исправить запись в трудовой книжке — покажем на примерах.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58), содержит только замечания, как исправлять неправильные и неточные записи о работе (п. 2.6, 2.8-2.10). На практике проблемы, которые случаются с трудовыми, — более разнообразны.
Исправление ошибки в записи на внутренней обложке трудовой книжки
Инструкция № 58 не предусматривает нормы, которая определяет порядок внесения исправлений на внутренней стороне трудовой книжки. Однако, анализируя нормы этой инструкции, можно найти правильное решение.
Инструкция № 58 предусмотривает возможность зачеркивать записи в трудовых книжках в случае изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения. Одной чертой зачеркивают, например, прежние фамилию или имя, отчество, дату рождения и записывают новые данные.
Итак, если в трудовую книжку внесены с ошибкой, в частности запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки трудовой книжки, следует аккуратно одной чертой зачеркнуть запись, содержащую ошибку, и ниже написать правильно со ссылкой на соответствующие документы и засвидетельствовать его подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы (при наличии).
Исправление неправильной записи в трудовой книжке
Кадровик перепутал документы работников и сделал неправильную запись в трудовой книжке одного из них.
Алгоритм действий
Признайте запись в трудовой недействительной и сделайте правильную (п. 2.6, 2.10 Инструкции № 58):
Графа
Что отметить
1
Следующий порядковый номер
2
Дата внесения записи
3
Слова Запись № ___ недействительна
Правильная запись. Например: «Переведен с 15.01.2024 на должность менеджера»
4
Основание — реквизиты приказа
Внимание!
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нельзя:
зачеркивать, соскребать лезвием или ретушировать корректором неправильные записи;
Юлія Видиборець аналітик Експертус Кадри Цифрового видавництва Експертус, юрист із трудового права, сертифікований експерт із військового обліку, Київ
Оформте прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних, резервістів за порадами членів робочої групи, яка розробила Порядок організації та ведення військового обліку
Работника, который много лет работал на предприятии, несколько раз переводили с одной должности на другую. При внесении записи об увольнении кадровик заметил, что одна запись о переводе «утеряна». Однако следующие переводы отражены в трудовой книжке верно.
Как сделать исправления в трудовой книжке в таком случае?
Инструкция № 58 не регламентирует порядок внесения пропущенной записи в трудовую книжку. Поэтому руководствуйтесь общими правилами внесения исправлений, логикой и здравым смыслом, а также следуйте принципу сохранения информативности записей.
Чтобы избежать лишних записей и исправлений, не стоит отменять последние записи для сохранения хронологии и внесения «потерянных». Пропущенную запись о переводе рекомендуем внести перед записью об увольнении.
Образец исправления пропущенной записи в трудовой книжке
Кадровик в трудовой работника нарушил нумерацию записей о работе: после записи № 6 внес запись № 8. Соответственно, запись № 7 отсутствует.
Вносить ли изменения? Какой номер записи о работе будет следующим?
Инструкция № 58 содержит наставления только в отношении действий при обнаружении неправильных или неточных записей о работе, переводе, награждении или поощрении (п. 2.6). Об исправлении порядковых номеров — ни одного упоминания. Видимо, потому что порядковые номера — неинформативный вид данных. Они не имеют значения ни для определения опыта работы, ни для подсчета страхового стажа.
Таким образом, делать исправления в трудовой книжке из-за нарушения нумерации нецелесообразно. Следующим должен быть № 9.
Заполнять трудовые книжки необходимо очень внимательно. Ведь в определенных случаях исправления ошибок требует много времени и терпения. Однако некоторые ошибки лучше не исправлять.
